Termin realizacji tego obowiązku zbliża się nieuchronnie, a jego niedochowanie może rodzić konsekwencje po stronie płatnika.
Spis treści
PIT-11 dla podatnika
Na wszystkich pracodawcach spoczywa obowiązek przekazania informacji PIT-11 wszystkim podatnikom, wobec których w danym roku pełnili funkcję płatnika podatku dochodowego. Obowiązek ten dotyczy więc m.in.: pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak również osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak: umowa zlecenia czy umowa o dzieło. To właśnie na podstawie otrzymanego PIT-11 podatnik sporządza swoje roczne zeznanie podatkowe, najczęściej PIT-37 lub PIT-36 do 30 kwietnia 2026 roku. Z tego względu poprawność, kompletność i terminowość tego dokumentu mają bezpośredni wpływ na prawidłowe rozliczenie podatku przez podatników.
Ważny fragment
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Termin przekazania PIT-11 pracownikom
PIT-11 należy przekazać podatnikowi najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Ważny fragment
Jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu przyjmuje się pierwszy dzień roboczy następujący po tym terminie. Z tego też względu w tym roku, informację PIT-11 za 2025 rok pracodawca musi udostępnić podatnikowi do 2 marca 2026 r.
Warto przy tym mieć na uwadze, że termin ten ma charakter ustawowy i jego niedotrzymanie może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową po stronie płatnika, niezależnie od tego, czy PIT-11 został terminowo złożony do urzędu skarbowego.
Przekazanie PIT-11 podatnikowi – pełna swoboda formy
Przekazanie PIT-11 do urzędu skarbowego musi nastąpić wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w relacji z podatnikiem ustawodawca pozostawił przedsiębiorcom-płatnikom znacznie większą elastyczność. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) nie określa bowiem ani formy, ani sposobu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi.
Ważny fragment
Oznacza to, że pracodawca może samodzielnie zdecydować, w jaki sposób przekaże ten dokument, dostosowując formę do swoich procedur wewnętrznych oraz przyjętego modelu komunikacji.
Stanowisko to zostało potwierdzone w objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów zatytułowanych „Formy i sposoby przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia”. Resort finansów wskazał wprost, że pracodawcy nie mają obowiązku każdorazowego przesyłania PIT-11 listem poleconym, a wybór formy należy do płatnika.
W praktyce oznacza to, że PIT-11 może zostać przekazany podatnikowi w dowolny skuteczny sposób, w szczególności:
- za pośrednictwem internetowego systemu kadrowo-płacowego (np. portalu pracowniczego),
- elektronicznie, na adres e-mail wskazany przez podatnika (służbowy lub prywatny),
- papierowo, listem zwykłym lub poleconym,
- osobiście, np. przez odbiór dokumentu w siedzibie firmy.
Obowiązek udokumentowania przekazania PIT-11
Niezależnie od wybranej formy, należy pamiętać, że przekazanie PIT-11 podatnikowi stanowi realizację obowiązku ustawowego. W związku z tym, na płatniku spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie możliwości wykazania, że informacja PIT-11 została podatnikowi faktycznie udostępniona lub doręczona. Ma to szczególne znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli lub sporu co do dochowania terminu. I tak, w przypadku przekazywania dokumentu w formie elektronicznej, dla celów dowodowych rekomendowane jest posiadanie zgody pracownika na taką formę komunikacji, w szczególności na przesyłanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną lub e-mailową. W praktyce, w tym celu coraz częściej wykorzystywane są rozwiązania elektroniczne, które upraszczają cały proces. Przykładowo, w systemie kadrowym dział kadr publikuje dokument, a pracownik potwierdza jego odbiór online, co pozwala na bieżąco monitorować status doręczenia, bez konieczności drukowania dokumentów, wysyłania e-maili czy gromadzenia podpisów.
Przekazanie PIT-11 byłemu pracownikowi
Obowiązek przekazania PIT-11 dotyczy również osób, które w trakcie roku podatkowego zakończyły współpracę z płatnikiem. W przypadku “byłych” pracowników PIT-11 powinien zostać wysłany na ostatni znany adres zamieszkania lub adres e-mail wskazany do kontaktu. Jeżeli płatnik nie dysponuje aktualnymi danymi kontaktowymi podatnika, powinien udokumentować próbę doręczenia informacji, co pozwoli wykazać dochowanie należytej staranności w realizacji obowiązku ustawowego.
Dobre praktyki przy przekazywaniu PIT-11
W celu sprawnego przejścia przez proces przekazywania informacji PIT-11 oraz uniknięcia komplikacji w tym zakresie, warto zadbać o kilka kluczowych kwestii organizacyjnych. Przede wszystkim dobrze jest z wyprzedzeniem poinformować pracowników o sposobie oraz terminie udostępnienia dokumentów. Taka komunikacja usprawnia cały proces, ogranicza liczbę pytań ze strony pracowników i zminimalizuje ryzyko opóźnień w rocznych rozliczeniach podatkowych. W przypadku udostępniania PIT-11 w formie elektronicznej istotne jest również zapewnienie pracownikom możliwości pobrania i zapisania dokumentu, tak aby mieli do niego łatwy dostęp podczas sporządzania zeznania rocznego.
Oczywiście, warto pamiętać również o opisanych powyżej w artykule podstawowych zasadach. Należy więc:
- dochować ustawowego terminu przekazania informacji podatnikowi,
- wybrać formę doręczenia dostosowaną do organizacji pracy w firmie,
- zadbać o możliwość udokumentowania przekazania PIT-11,
- posiadać zgody na komunikację elektroniczną (jeśli jest stosowana),
- uwzględnić także byłych pracowników i zleceniobiorców.
Nowe zasady wysiłki PIT-11 pracownikom od 2027 roku?
Prawdopodobnie rok 2026 będzie ostatnim, w którym obowiązywać będzie powszechny obowiązek przekazywania podatnikom informacji PIT-11. Wynika to z projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UDER105). Zakłada on odejście od obowiązku przekazywania informacji podatkowych wszystkim podatnikom. W zamian wprowadzony ma zostać model, w którym podatnik będzie uprawniony do uzyskania tych informacji na swój wniosek złożony do płatnika lub innego podmiotu zobowiązanego do ich sporządzenia. Co istotne, wniosek ten nie będzie wymagał uzasadnienia.
Proponowane zmiany wpisują się w szerszy kierunek deregulacji przepisów oraz ograniczania obciążeń administracyjnych i kosztów po stronie przedsiębiorców. Warto bowiem zauważyć, że już obecnie podatnicy mają dostęp do swoich danych podatkowych, w tym informacji PIT-11, za pośrednictwem rządowej usługi „Twój e-PIT”.
Zgodnie z zapowiedziami, projekt ma być procedowany w pierwszej połowie 2026 roku, a planowany termin wejścia nowych przepisów w życie to 1 stycznia 2027 roku. Należy jednak pamiętać, że proces legislacyjny wciąż trwa, a ostateczny kształt regulacji może jeszcze ulec zmianie, dlatego warto na bieżąco śledzić dalsze prace nad projektem.
Prawidłowe przekazanie PIT-11 to nie tylko formalność, ale element odpowiedzialności pracodawcy wobec pracownika. Choć przepisy pozostawiają płatnikom dużą swobodę w zakresie formy doręczenia dokumentu, to właśnie na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że obowiązek został wykonany prawidłowo i terminowo. Z tego względu przekazywanie PIT-11 warto uwzględnić jako stały element organizacji pracy działu kadr i płac, realizowany według ustalonych zasad.
Czytaj więcej: