Czytaj raport: Kontrole ZUS w praktyce – wnioski i rekomendacje dla płatników
Prawa kontrolowanego przez ZUS jako strony postępowania
Podczas kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), kontrolowany płatnik składek ma kilka kluczowych praw, które mają na celu zapewnienie przejrzystości i sprawiedliwości całego procesu. Po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, płatnik ma prawo do uzyskania szczegółowych informacji na temat celu i zakresu kontroli. Pozwala to na właściwe przygotowanie się do kontroli oraz zrozumienie jej pełnego zakresu. Kontrolowany płatnik ma również prawo do dostępu do dokumentów związanych z kontrolą, co obejmuje zarówno dokumenty wydane na jego żądanie przez ZUS, jak i dokumentację kontrolną. Kolejnym ważnym prawem jest możliwość uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, takich jak przesłuchanie świadków czy oględziny składników majątku, co umożliwia aktywne śledzenie i uczestniczenie w procesie kontroli. Płatnik ma także prawo do zgłaszania zastrzeżeń do protokołu końcowego kontroli, co pozwala na kwestionowanie ewentualnych nieprawidłowości czy błędów, o czym szerzej w kolejnych artykułach z cyklu. Ważne jest, aby kontrolowany płatnik korzystał z tych praw, aby zapewnić, że kontrola przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami i w sposób sprawiedliwy. Dzięki tym prawom, płatnik może skutecznie bronić swoich interesów oraz wpływać na wynik kontroli.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Sprzeciwy i zażalenia podczas kontroli ZUS
Podczas kontroli ZUS, płatnik składek ma prawo wniesienia sprzeciwu oraz zażalenia na decyzje i postanowienia. .
Płatnik składek może złożyć sprzeciw wobec nałożenia kary finansowej przez inspektora ZUS, jeżeli uważa, że została ona nałożona niesłusznie lub bezprawnie. W przypadku sprzeciwu, płatnik może zakwestionować konkretne czynności kontrolne, co prowadzi do wszczęcia postępowania mającego na celu ochronę jego praw. Takie postępowanie podlega dalszej weryfikacji w toku instancji administracyjnej i sądowej. Ważne jest, aby sprzeciw został wniesiony jeszcze w trakcie trwania kontroli.
Jeśli płatnik nie zgadza się z decyzją o dalszym prowadzeniu kontroli, może złożyć skargę do wyższej instancji. Ma na to 3 dni od momentu otrzymania decyzji. Organ, do którego trafi skarga, ma 7 dni na wydanie decyzji – może potwierdzić decyzję o kontroli lub zakończyć ją. Jeśli organ nie zdąży w ciągu 7 dni, decyzja o dalszej kontroli zostaje automatycznie utrzymana. Jeśli kontrola była przeprowadzona niezgodnie z przepisami, płatnik może dochodzić swoich praw w sądzie administracyjnym. Dlatego ważne jest, aby dokładnie przestrzegać terminów i procedur.
Skargi na przewlekłość czynności kontrolnych prowadzonych przez ZUS
Od 1 stycznia przedsiębiorcy mogą składać skargi na przewlekłość czynności kontrolnych prowadzonych przez ZUS do sądów administracyjnych, dzięki nowym przepisom dodanym do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wcześniej ta kwestia była niejednoznaczna, ale Naczelny Sąd Administracyjny w 2016 roku potwierdził prawo kontrolowanego do wniesienia skargi na przewlekłość. Zgodnie z nowym artykułem 84c ust. 15a, przedsiębiorca może złożyć skargę po wydaniu postanowienia w sprawie zażalenia, jednak wniesienie skargi nie wstrzymuje prowadzonych czynności kontrolnych.
Skarga składana jest za pośrednictwem ZUS, który jest organem prowadzącym kontrolę. ZUS ma obowiązek przekazania skargi do sądu administracyjnego wraz z kompletną dokumentacją oraz swoją odpowiedzią w ciągu 30 dni. ZUS ma również prawo uwzględnić skargę w całości w tym samym terminie, jeśli uzna, że przewlekłość była bez podstawy prawnej lub stanowiła rażące naruszenie prawa.
Dodatkowo, na mocy artykułu 77 ust. 4 tej samej ustawy, przedsiębiorcy mogą ubiegać się o odszkodowanie za szkody poniesione wskutek naruszenia przepisów prawa podczas kontroli. Dowody zebrane w toku takich nieprawidłowych kontroli nie mogą być używane w żadnym dalszym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub skarbowym przeciwko przedsiębiorcy.
Taka strata może pojawić się przykładowo w procesie wydawania decyzji przez ZUS, które w swojej treści zawierają szkodliwą dla płatnika składek treść, co może potencjalnie prowadzić do uszczerbku na wizerunku i sprzedaży.
Obowiązki kontrolowanego podczas kontroli ZUS
Płatnicy składek mają obowiązek współpracy z kontrolującymi podczas kontroli ZUS. Otrzymanie upoważnienia do kontroli oznacza rozpoczęcie procesu, w którym płatnik ma zarówno prawa, jak i obowiązki. Płatnik składek musi udostępnić wszystkie niezbędne dokumenty, księgi oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, zarówno przechowywane u niego, jak i u osób trzecich. Musi także zapewnić kontrolującym dostęp do składników majątku, jeśli zalega z opłatą składek, oraz dostarczyć wymagane kopie dokumentów.
W przypadku płatników będących przedsiębiorcami, dodatkowo mają oni obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli, w tym środków łączności i technicznych.
Niewykonywanie lub niewłaściwe wykonywanie tych obowiązków przez płatnika może być uznane za udaremnianie lub utrudnianie kontroli, co skutkuje poważnymi konsekwencjami prawnymi. Płatnik, który utrudnia kontrolę ZUS, może zostać ukarany grzywną do 5.000 zł. W skrajnych przypadkach, za rażące naruszenia, mogą zostać nałożone dodatkowe sankcje finansowe. Płatnik musi również zapewnić tłumaczenie dokumentów sporządzonych w językach obcych na język polski. Uchylanie się od tych obowiązków prowadzi do poważnych konsekwencji prawnych, w tym sankcji finansowych.
Kontrola ZUS możne w znaczący sposób naruszyć finanse firmy w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Z tego też względu warto odpowiednio wcześniej przeanalizować niektóre z obszarów w celu eliminacji potencjalnego ryzyka. W niniejszym cyklu prezentujemy ogólne zasady związane z kontrolą ZUS. W ramach wsparcia możemy natomiast zaoferować reprezentację w przypadku kontroli ZUS jak i audyt ZUS w celu identyfikacji obszarów ryzykownych dla firmy.
Czytaj więcej: Audyt PIT i ZUS
AUTOR: Hubert Cynkier, Doradztwo podatkowe
Kontrola ZUS. Cykl artykułów obejmuje:
- Kontrola ZUS – informacje ogólne
- Rozpoczęcie i prowadzenie kontroli ZUS
- Prawa i obowiązki kontrolowanego podczas kontroli ZUS
- Zakończenie kontroli ZUS oraz kolejne kroki
- Decyzja administracyjna ZUS po kontroli ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych– odwołanie od decyzji ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych – przebieg procesu i koszty
