Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowa, rewolucyjna platforma do wystawiania i odbierania faktur, która wprowadza zupełnie nowy mechanizm działania – zarówno dla przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych. W związku z jej wdrożeniem kluczowe staje się ustalenie jasnych zasad funkcjonowania systemu w ramach konkretnej organizacji. Choć opracowanie takich reguł nie jest formalnym obowiązkiem, stanowi przejaw należytej staranności i dobrą praktykę biznesową. Odpowiednie dostosowanie KSeF i struktury firmy pozwoli osobom odpowiedzialnym za procesy fakturowania na sprawne wdrożenie nowych procedur, minimalizując ryzyko błędów i usprawniając pracę zespołów. Tym samym, świadome zarządzanie nowym systemem nie tylko może ułatwić codzienne funkcjonowanie, ale również zbudować wiarygodność organizacji jako rzetelnego uczestnika obrotu gospodarczego.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Czym jest procedura KSeF
Procedura KSeF nie ma swojej definicji, generalnie można powiedzieć, że jest to rodzaj wewnętrznej instrukcji, spisanych zasad dot. tego jak w organizacji funkcjonować będzie fakturowanie w związku z wejściem w życie KSeF. Procedura powinna określać zasady, które pozwolą na prawidłowe wypełnienie obowiązków związanych z zupełnie nowym modelem e-fakturowania, a tym samym dochowanie należytej staranności związanej z obiegiem faktur ustrukturyzowanych (e-faktur).
Zgodnie z uchwalonymi przepisami, obowiązek e-fakturowania w KSeF będzie wprowadzany etapami: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorców „cyfrowo wykluczonych”. Warto jednak zaznaczyć, że etapowość ta dotyczy jedynie wystawiania faktur sprzedażowych – natomiast faktury zakupowe, które będą wystawiane przez dużych podatników (lub dobrowolnie przez innych) za pośrednictwem KSeF, od 1 lutego 2026 r. będą dostępne tylko w tym systemie. W efekcie już od 1 lutego 2026 r. wielu podatników może znaleźć się w sytuacji, w której część faktur otrzymuje tradycyjnie (poza KSeF), a część wyłącznie przez platformę. Taka mieszana rzeczywistość rodzi ryzyko chaosu operacyjnego i błędów w rozliczeniach. Aby temu zapobiec, warto już na tym etapie przemyśleć prowadzenie wewnętrznej procedury KSeF, która pomoże odpowiednio zarządzić tym okresem przejściowym, zabezpieczy procesy po stronie zakupowej i zapewni spójność w obiegu dokumentów w firmie.
Dlaczego warto mieć procedurę KSeF?
1) Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo prawne
Procedura KSeF to sposób na ułożenie działań firmy zgodnie z nowymi przepisami prawa – Ustawą VAT oraz rozporządzeniami Ministra Finansów. Posiadanie procedury jest szczególnie istotne w kontekście kontroli podatkowych – dokument ten stanowi dowód na to, że firma wdrożyła wymagane standardy i rozumie swoje obowiązki wobec KSeF.
2) Usprawnienie procesów fakturowania
Poprzez ustandaryzowanie wewnętrznych działań – od wystawiania faktur, przez nadawanie uprawnień użytkownikom, aż po odbiór i archiwizację – procedura KSeF może przyczynić się do usprawnienia i automatyzacji procesów wewnętrznych w zakresie fakturowania. Jasno opisane kroki i odpowiedzialności minimalizują ryzyko błędów oraz przestojów, zwłaszcza w firmach o rozbudowanej strukturze.
3) Lepsza kontrola i przejrzystość w firmie
Dobrze opracowana procedura KSeF to przede wszystkim narzędzie standaryzujące wewnętrzne procesy związane z fakturowaniem. Jasno określa m.in. na jakich zasadach przebiega proces fakturowania, weryfikacja i przekazanie faktur do KSeF, jak przebiega integracja z systemami finansowo-księgowymi oraz jak postępować w przypadku korekt czy błędów. Dzięki takiej standaryzacji firma zyskuje spójność działania, co przekłada się bezpośrednio na lepszą kontrolę wewnętrzną. Ujednolicone zasady korzystania z KSeF ograniczają ryzyko pomyłek, poprawiają jakość danych finansowych i umożliwiają skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem operacyjnym. Dobrze ustawiona procedura staje się zatem nie tylko odpowiedzią na nowe wymagania prawne, ale też realnym wsparciem dla sprawnego funkcjonowania organizacji.
4) Bezpieczeństwo danych i dostępów
Procedura, określając kluczowe zasady związane z bezpieczeństwem logowania, uzyskiwaniem certyfikatów oraz procesem zarządzania uprawnieniami, może przyczynić się do uporządkowania obszaru uprawnień. Wdrożenie polityki bezpieczeństwa w kontekście KSeF pomaga zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do faktur i danych kontrahentów – co ma szczególne znaczenie w dobie cyberzagrożeń.
5) Gotowość na sytuacje awaryjne
KSeF, jak każdy system informatyczny, może ulec awarii – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i wewnątrz firmy. Procedura powinna zawierać plan działania w trybie offline – co zrobić, gdy nie można wysłać faktury do KSeF, jak zarządzić procesem fakturowania w czasie offline-u i co zrobić po przywróceniu działania systemu.
6) Ułatwienie audytu i wewnętrznej kontroli
Posiadanie procedury KSeF znacząco wspiera procesy audytu wewnętrznego. Umożliwia monitorowanie zgodności z przepisami i własną polityką firmy, a także pozwala na łatwe aktualizowanie zasad w przypadku zmian legislacyjnych. Działy compliance i kontrolingu mogą działać na jasno zdefiniowanych podstawach.
7) Przewaga konkurencyjna i wizerunkowa
Firmy, które szybko i sprawnie wdrażają nowe technologie, takie jak KSeF, postrzegane są jako nowoczesne, zdigitalizowane i wiarygodne. Posiadanie formalnej procedury może być także atutem w relacjach z partnerami biznesowymi – pokazuje, że firma dba o transparentność i bezpieczeństwo rozliczeń.
8) Efektywne zarządzanie archiwizacją i dostępem do danych
Choć w ramach KSeF faktury będą przechowywane przez 10 lat, nie zawsze jest to okres wystarczający z perspektywy obowiązków podatkowych czy rachunkowych. Przykładem mogą być faktury dokumentujące nabycie środków trwałych, które są amortyzowane przez okres dłuższy niż 10 lat – w takich przypadkach obowiązek przechowywania dokumentów może wykraczać poza standardowy czas udostępniania ich w KSeF. Dlatego każda firma powinna zadbać o wewnętrzne zasady archiwizacji, także w ramach własnych systemów (np. ERP). Odpowiednio przygotowana procedura KSeF powinna precyzyjnie określać, kto ma dostęp do jakich danych i w jaki sposób dokumenty są przechowywane oraz udostępniane. Takie podejście nie tylko usprawnia bieżące zarządzanie dokumentacją, ale również zapewnia jej dostępność w razie potrzeby – np. podczas kontroli, sporów lub procesów wewnętrznego audytu.
9) Ochrona przez sankcjami
Choć posiadanie procedury KSeF nie jest obowiązkowe i jej brak nie wiąże się bezpośrednio z nałożeniem sankcji, to warto podkreślić, że dobrze opracowana procedura może realnie zmniejszyć ryzyko błędów, które mogą nie tylko skutkować zaległością podatkową, ale także odpowiedzialnością finansową. Procedura zwiększa również szanse na pozytywne rozpatrzenie sprawy w przypadku ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2027 r. organy podatkowe będą mogły nałożyć na podatnika sankcję za:
- brak wystawienia faktury w KSeF mimo takiego obowiązku,
- brak przesłania w terminie faktury do KSeF,
- wystawienie w okresie awarii faktury w oparciu o wzór inny niż e-faktura.
Kara pieniężna może wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.
Procedura KSeF to nie tylko dokument – to narzędzie zarządzania ryzykiem, jakością i zgodnością. W dobie cyfryzacji obowiązków podatkowych, formalne uregulowanie wewnętrznych procesów związanych z fakturowaniem to w praktyce nie wybór, a konieczność.
Przygotowanie takiej procedury może być wyzwaniem dla podatnika. Warto w tym zakresie skontaktować się z ekspertami w zakresie KSeF oraz procedur podatkowych.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- KSeF: nowe projekty i rozwiązania techniczne – co to oznacza?
- Co nowego w KSeF- czyli najnowsze zmiany w projekcie i rozporządzenia techniczne
- Obligatoryjny KSeF od lutego 2026 r.
- Jakie zmiany czekają KSeF?
- MF: KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Od kiedy zatem?
- Podsumowanie konsultacji KSeF – propozycje zmian MF
- Konsultacje KSeF – top 10 pytań i odpowiedzi [INFORMATOR]
- Ruszyły konsultacje w sprawie KSeF. Jakie zagadnienia KSeF należy ponownie przeanalizować?
- Przedsiębiorco, przekształć się przed KSeF!
- 10 najważniejszych problemów KSeF
- Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
- Nowy projekt KSeF skierowany do konsultacji publicznych