Rozpoczęcie i prowadzenie kontroli ZUS

Poznanie tych elementów zapewnia skuteczność działań kontrolnych i ochronę praw wszystkich zaangażowanych stron.

Czytaj raport: Kontrole ZUS w praktyce – wnioski i rekomendacje dla płatników 

Otrzymanie upoważnienia do kontroli

Otrzymanie upoważnienia do kontroli jest kluczowym elementem w rozpoczęciu procesu kontrolnego. Definicja upoważnienia obejmuje dokument wydany przez właściwy organ, który uprawnia inspektora do przeprowadzenia kontroli u płatnika składek. Upoważnienie jest doręczane płatnikowi składek lub osobie przez niego wyznaczonej, a datą rozpoczęcia kontroli jest dzień doręczenia tego dokumentu. Zawiadomienie o kontroli ZUS jest oficjalnym dokumentem informującym płatnika składek o zamiarze przeprowadzenia kontroli przez inspektora Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokument ten zawiera informacje o zakresie, terminie i miejscu planowanej kontroli oraz obowiązkach płatnika w związku z jej przeprowadzeniem.

Proces uzyskiwania upoważnienia do kontroli obejmuje wydanie dokumentu przez odpowiedni organ, w tym przypadku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Upoważnienie musi spełniać określone wymagania formalne. Zgodnie z art. 89 ust. 1a Ustawy ZUS, powinno ono zawierać wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko inspektora oraz numer jego legitymacji służbowej.

Dodatkowo, upoważnienie musi zawierać oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli, zakres przedmiotowy kontroli oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem jej stanowiska lub funkcji. Ważnym elementem jest również pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek. W przypadku nieobecności płatnika składek, kontrola może być wszczęta po okazaniu upoważnienia osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika.

Wszystkie czynności związane z doręczeniem upoważnienia powinny być dokładnie protokołowane i doręczone płatnikowi niezwłocznie. Dzięki temu zapewnia się przejrzystość i zgodność z przepisami prawa, co jest kluczowe dla prawidłowego przeprowadzenia kontroli.

Przekroczenie ustawowego terminu zakończenia kontroli ZUS

Dla płatników niebędących przedsiębiorcami kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a jeśli wymagane jest pozyskanie dodatkowych dowodów, termin ten może być przedłużony do dwóch miesięcy. W przypadku przedsiębiorców, maksymalny czas kontroli zależy od wielkości firmy: mikroprzedsiębiorcy mogą być kontrolowani przez 12 dni roboczych, mali przedsiębiorcy przez 18 dni, średni przez 24 dni, a inni przez 48 dni roboczych.

Przekroczenie ustawowych terminów na zakończenie kontroli może skutkować unieważnieniem działań kontrolnych i potencjalnymi sankcjami dla organu kontrolującego. Na przykład, w wyroku NSA z dnia 1 grudnia 2021 roku (sygn. I GSK 1316/21), sąd uchylił decyzje ZUS o kontynuowaniu czynności kontrolnych z powodu przekroczenia przewidzianego ustawą czasu trwania kontroli. NSA uznał, że ZUS nie przedłożył informacji dotyczących okresu objętego kontrolą, ani nie określił terminu jej zakończenia, co naruszało zasady zawarte w Ustawie Prawo Przedsiębiorców.

Wyrok ten podkreśla konieczność ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących terminów kontroli, wskazując, że dokumenty kontrolne muszą jasno określać zakres przedmiotowy oraz czasookres kontroli. W przeciwnym razie, działania kontrolne mogą być uznane za nieważne, co może skutkować unieważnieniem wyników kontroli.

Ogólne zasady prowadzenia kontroli ZUS

Kontrola płatników składek jest prowadzona zgodnie z zasadami legalności i celowości, co oznacza, że działania kontrolne muszą być zgodne z prawem i służyć konkretnym, uzasadnionym celom. Inspektorzy kontroli ZUS mają obowiązek zbierania dowodów, które mogą obejmować dokumenty finansowo-księgowe, osobowe oraz inne nośniki informacji. Dowody te muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby zapewnić ich integralność.

Przesłuchiwanie świadków jest istotnym elementem postępowania kontrolnego. Świadkowie, płatnicy składek oraz ubezpieczeni mogą być przesłuchiwani, ale inspektorzy muszą przestrzegać określonych procedur, zapewniając prawa i obowiązki tych osób, w tym prawo do otrzymania zwrotu kosztów stawiennictwa. Kontrolowane podmioty mają prawo do informacji na temat kontroli oraz prawo do obecności podczas jej trwania, co umożliwia im aktywne uczestnictwo w procesie kontrolnym.

Miejsce prowadzenia kontroli oraz prawa kontrolującego

Kontrola prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych odbywa się głównie w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza, jak również w miejscach, gdzie osoby trzecie wykonują powierzone im zadania na podstawie odrębnych umów. Inspektor kontroli ma prawo do swobodnego wstępu na teren siedziby płatnika oraz do miejsc prowadzenia działalności bez potrzeby uzyskiwania przepustki i bez podlegania rewizji osobistej. Podczas kontroli inspektor musi przestrzegać przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących na danym terenie. Jeżeli płatnik składek nie zapewni odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli, czynności te mogą być wykonywane w innym miejscu, wskazanym przez inspektora. W takim przypadku płatnik jest zobowiązany do wydania określonych dokumentów na czas niezbędny do przeprowadzenia kontroli, nie dłuższy niż trzy tygodnie. Wszystkie przekazane dokumenty są protokołowane, a płatnik ma prawo dostępu do tych dokumentów na swoje żądanie.