Spis treści
- Prezenty świąteczne dla kontrahentów a koszty uzyskania przychodu
- Prezenty świąteczne dla kontrahentów a podatek od towarów i usług
- Rozliczanie prezentów świątecznych dla kontrahentów w praktyce
- Konieczność uiszczania podatku przez kontrahenta
- Sposoby rozliczania prezentów świątecznych dla pracowników
- Podatek dochodowy a możliwość zaliczenia prezentów dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu
- Podatek VAT i prezenty dla pracowników — inaczej niż przy kontrahentach
Rozliczając upominki wręczane kontrahentom należy mieć na uwadze następujące sprawy. Po pierwsze, należy rozstrzygnąć czy wydatki poniesione na zakup prezentu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Po drugie, równie istotna jest kwestia rozliczenia przez darczyńcę podatku VAT. Po trzecie, nie mniejsze znaczenie ma pochylenie się nad możliwą ewentualnością uiszczenia podatku przez obdarowanego.
Prezenty świąteczne dla kontrahentów a koszty uzyskania przychodu
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem zamkniętego katalogu kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (PDOP). Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, które nie są wskazane w podanym wyżej artykule, stanowią koszty uzyskania przychodów o ile pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami. Innymi słowy, za koszty uzyskania przychodu uznaje się wydatki, które ponosi przedsiębiorca-podatnik, żeby uzyskać dochód. Im wyższe koszty podatkowe zostaną wykazane tym mniejszy podatek będzie musiał zostać odprowadzony do urzędu skarbowego.
Ważny fragment
O tym, czy prezent świąteczny można wliczyć w koszty uzyskania przychodu decyduje charakter kosztu. Istotne jest więc, rozważenie, czy wspomniany upominek ma charakter reprezentacyjny czy reklamowy?
Pod pojęciem kosztów reprezentacyjnych rozumiemy wszelkie działania, które mają na celu stworzenie dobrego wizerunku przedsiębiorcy i wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Z kolei, celem kosztów reklamowych jest promocja i zachęta do skorzystania z usług i/lub produktów konkretnego przedsiębiorstwa. Najczęściej są to „drobne” przedmioty opatrzone logo firmy. Ważne również, że muszą być przekazane wszystkim potencjalnym klientom, a nie tylko tym wybranym. Rozstrzygnięcie, do której kategorii zalicza się upominek jest kluczowe z uwagi na zapisy ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1 pkt 23) i o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16 ust. 1 pkt 28). Wspomniane zapisy wyraźnie zabraniają ujmowania w kosztach podatkowych wydatków o charakterze reprezentacyjnym. Tego typu zakazu nie stosuje się zaś w przypadku wydatków o charakterze reklamowym.
Przygotowując wszelkiego rodzaju upominki dla kontrahentów trzeba mieć na uwadze trzy aspekty. Po pierwsze, masowy charakter. Oznacza to, że co do zasady upominki powinny być wręczone wszystkim kontrahentom, a nie tylko wybranym. Po drugie, zamieszczenie na upominkach logo firmy lub innego charakterystycznego symbolu, który będzie przesądzał o marketingowym charakterze wydatku. Po trzecie, relatywnie niska wartość przekazywanych upominków.
Ważny fragment
Wspomniana wartość dookreślana jest przez zapisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które precyzują, że taki prezent nie może być droższy niż 200 zł brutto.
Im więcej powyższych warunków zostanie spełnionych łącznie, tym ryzyko zakwestionowania wydatku wliczonego w poczet kosztów uzyskania przychodu będzie niższe.
Prezenty świąteczne dla kontrahentów a podatek od towarów i usług
Zgodnie z ogólnymi przepisami prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim nabywane przez podatników towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Z uwagi na fakt, że prezenty świąteczne kupione z myślą o przekazaniu ich kontrahentom, mają przede wszystkim na celu utrzymanie dobrych relacji z klientem, a także w pewnym stopniu reprezentację firmy (np. poprzez zamieszczenie na nich logo), należy stwierdzić, że taki zakup będzie miał bez wątpienia związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc i z czynnościami opodatkowanymi.
W myśl art. 7 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podlega nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstw, jeżeli przy ich nabyciu przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Ważny fragment
Oznacza to, że wszelkie przekazanie prezentów kontrahentom wiąże się z koniecznością naliczenia podatku VAT. Tej zasady nie stosuje się w sytuacji, kiedy wartość jednorazowego prezentu nie przekracza 20 zł netto. Wówczas nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji obdarowanych. Podobnie wygląda sytuacja, gdy łączna wartość prezentów dla jednej osoby w roku nie przekroczy 100 zł netto. Chociaż w tym przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Rozliczanie prezentów świątecznych dla kontrahentów w praktyce
W praktyce wygląda to tak, że do najczęściej wręczanych klientom prezentów należą kosze prezentowe (wypełnione słodyczami, kawą, herbatą) i alkohol. Zgodnie z powyższymi informacjami i kilkakrotnie zajmowanym stanowiskiem przez organy podatkowe ani pierwszy ani drugi typ prezentów nie spełniają wymogów pozwalających na zakwalifikowanie ich do kosztów reklamowych, a tym samym do ujmowania ich w kosztach uzyskania przychodu. W przypadku podatku VAT, jeśli wydatek jest związany z działalnością opodatkowaną to przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktury zakupu artykułów, które będą upominkami dla kontrahentów. Uznaje się, że przekazywanie prezentów przyczynia się do podtrzymania relacji z kontrahentami, a w efekcie – do zwiększenia wartości generowanego obrotu.
Oznacza to, że spełniony zostaje warunek z ustawy o podatku od towarów i usług mówiący o konieczności powiązania ponoszonych wydatków z wykonywaniem czynności opodatkowanych. W efekcie pozwala to na odliczenie VAT od zakupionych koszów prezentowych. Tak samo w przypadku alkoholu. Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej podatnik ma możliwość odliczenia VAT z faktur dotyczących zakupu alkoholu. Taki pogląd został zaprezentowany m.in. w interpretacji indywidualnej z 12 kwietnia 2023 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.88.2023.2.MM) oraz z 8 maja 2020 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.41.2020.3.MC). Z drugiej strony, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług przekazanie kosza prezentowego kontrahentowi to forma dostawy towaru.
Oznacza to, że jeżeli wręczony prezent nie spełnia warunków zwolnienia (wartość jednostkowego prezentu 20 zł netto w przypadku braku ewidencji obdarowanych lub limit roczny 100 zł netto dla jednego kontrahenta, w przypadku prowadzenia ewidencji obdarowanych) to przedsiębiorca jest zobowiązany doliczyć podatek należny do wartości upominków i przekazać go urzędowi skarbowemu.
Konieczność uiszczania podatku przez kontrahenta za otrzymany prezent
W przypadku obdarowywania kontrahentów prezentami należy mieć na uwadze, że nieopodatkowane przez fiskusa są tylko podarunki o małej wartości. Warunkiem jest jednak to, że wręczane są one osobom fizycznym niepozostającym w stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnym z przedsiębiorcą. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych taki prezent nie może być droższy niż 200 zł brutto. W praktyce oznacza to, że jeśli jednostkowa wartość prezentu dla kontrahenta przekracza wspomniane 200 zł brutto to obdarowywany zobligowany jest opodatkować kwotę upominku, a podmiot wręczający prezent musisz wystawić mu odpowiednio PIT-8AR dla przedsiębiorcy i PIT-11 dla osoby nieprowadzącej działalności.
Sposoby rozliczania prezentów świątecznych dla pracowników
Świąteczne upominki dla pracowników są równie popularne jak prezenty dla kontrahentów. Niezależnie od tego, czy są to tradycyjne paczki świąteczne, bony czy symboliczne drobiazgi, po stronie pracodawcy powstają określone obowiązki podatkowe. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na źródło ich finansowania oraz na to, czy zakup został odpowiednio udokumentowany? Prawidłowe zakwalifikowanie wydatku pozwoli uniknąć nieprawidłowości i zapewni bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorcy.
Podatek dochodowy a możliwość zaliczenia prezentów dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu
Ujęcie wydatków na prezenty świąteczne w kosztach uzyskania przychodu zależy przede wszystkim od źródła finansowania. Gdy spółka nabywa paczki świąteczne, bony czy drobne upominki ze środków obrotowych, taki wydatek, co do zasady, można uznać za koszt podatkowy. Wynika to z faktu, że prezenty wspierają funkcjonowanie zakładu pracy mają charakter motywacyjny i mogą przyczyniać się do zwiększenia zaangażowania oraz produktywności pracowników, a tym samym wpływać na osiągany przychód. Ważne jest jednak odpowiednie udokumentowanie wydatku, np. poprzez opisanie faktury jako „prezenty świąteczne dla pracowników”. Należy pamiętać, że gdyby prezent został potraktowany jako darowizna, nie byłoby możliwości zakwalifikowania wydatku jako koszt uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT).
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku prezentów finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Choć są one mile widziane przez pracowników, nie mogą być uznane za koszt podatkowy spółki, ponieważ Fundusz ma charakter socjalny i funkcjonuje niezależnie od bieżącej działalności operacyjnej. W praktyce oznacza to, że wydatki ze środków obrotowych mogą być kosztem, natomiast wydatki z ZFŚS nie mogą być kosztem podatkowym.
Podatek VAT i prezenty dla pracowników — inaczej niż przy kontrahentach
Analizując zakup prezentów świątecznych dla pracowników, należy najpierw sprawdzić, czy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Zgodnie z ustawą art. 86 ustawy o VAT prawo do odliczenia przysługuje wtedy, gdy towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W przypadku upominków przekazywanych pracownikom — nawet jeśli to paczki świąteczne lub drobne prezenty — powszechnie przyjmuje się, że nie mają one związku z działalnością operacyjną firmy, a służą zaspokajaniu osobistych potrzeb pracowników. Dlatego prawo do odliczenia VAT od takich wydatków zwykle nie przysługuje.
To znacząco odróżnia je od prezentów dla kontrahentów — w tamtym przypadku zakup upominków zwanych „reklamowymi” lub „promocyjnymi” może uprawniać do odliczenia VAT, pod warunkiem, że są one związane z działalnością firmy, a wręczenie ma charakter marketingowy, a nie prywatny.
Praktyka pokazuje, że przy prezentach dla pracowników firmy zwykle rezygnują z odliczenia VAT — nawet jeśli obdarowanymi są osoby zatrudnione — by nie ryzykować zakwestionowania odliczenia przez organy podatkowe. W ten sposób unika się również sytuacji, w której przekazanie prezentu musiałoby być potraktowane jako nieodpłatna dostawa towarów z obowiązkiem naliczenia VAT należnego.
Warto pamiętać, że firmowe prezenty, choć stanowią przede wszystkim wyraz wdzięczności i budowania relacji z kontrahentami oraz pracownikami, to także koszt po stronie pracodawcy. Ten z kolei musi zostać prawidłowo udokumentowany i rozliczony, często według zawiłych i zróżnicowanych zasad. Sposób ujęcia wydatku zależy m.in. od: adresata, rodzaju upominku oraz źródła finansowania, co wymaga szczególnej uwagi i skrupulatności na etapie księgowania.
Czytaj więcej: