Warto jednak pamiętać to, że to nie jedyny obszar cyfryzacji, który usprawni procesy kadrowe.
Korzyści wynikające z cyfryzacji procesów kadrowo-płacowych
W dobie szybkiego tempa zmian w przepisach oraz dynamicznego rozwoju rynku, przedsiębiorcy poszukują rozwiązań, które pozwolą im zachować płynność procesów kadrowo-płacowych i jednocześnie zapewnią przestrzeń do dalszego rozwoju biznesu. I tu, z pomocą przychodzą nowoczesne technologie, które umożliwiają automatyzację wielu zadań, uproszczenie codziennej pracy oraz zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa danych. Doskonale wpisuje się w to cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych, która przynosi szereg wymiernych korzyści. Po pierwsze, dzięki cyfryzacji pracownicy kadr zyskują natychmiastowy dostęp do wszystkich niezbędnych danych, co znacznie przyspiesza wyszukiwanie dokumentów i redukuje czas potrzebny na obsługę spraw kadrowych. Ponadto e-akta mogą być integrowane z systemami kadrowo-płacowymi, ERP czy platformami rekrutacyjnymi, co umożliwia płynny przepływ informacji i minimalizuje ryzyko błędów. Pozwala to także na wprowadzenie automatyzacji powtarzalnych czynności, takich jak: bieżąca aktualizacja danych, generowanie raportów czy przypomnienia o ważnych terminach. Istotnym aspektem jest również bezpieczeństwo danych. Otóż systemy cyfrowe pozwalają precyzyjnie kontrolować dostęp, szyfrować dokumenty i tworzyć kopie zapasowe, zapewniając ochronę przed nieautoryzowanym wglądem czy utratą informacji. Na koniec należy także wspomnieć, że prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej pozwala również ograniczyć koszty związane z papierem i archiwizacją, a jednocześnie zmniejsza zajmowaną przestrzeń biurową.
E-teczka – nie tylko korzyści, ale i wyzwania
Przytoczone korzyści pokazują, że cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych nie tylko usprawnia pracę działów HR, ale również przyczynia się do zwiększenia efektywności całej organizacji. Mimo licznych zalet, wciąż stosunkowo niewielki odsetek pracodawców zdecydował się na wdrożenie e-teczek w swojej firmie. Jak wynika z raportu Grant Thornton Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek, w pierwszym kwartale 2025 roku jedynie 12,6% badanych przedsiębiorców korzystało z e-teczek. Co zatem sprawia, że mimo praktyczności e-teczek i prawnego umożliwienia ich stosowania już od prawie 6 lat, tak niewiele firm je wdrożyło? Głównym powodem są obawy pracodawców związane ze złożonością całego procesu. Digitalizacja wymaga bowiem starannego przygotowania, analizy procesów, inwestycji w infrastrukturę informatyczną oraz zapewnienia pełnej zgodności z przepisami prawa pracy i RODO. Dla wielu organizacji pozostaje to wciąż dużym wyzwaniem, zarówno technologicznym, jak i organizacyjnym.
Ważny fragment
Jednakże, mimo wskazanych trudności przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają potencjał e-teczek. Jak wynika z przywoływanego raportu, aż 72% badanych rozważa digitalizację procesów kadrowo-płacowych, choć wielu z nich odkłada decyzję z obawy przed złożonością projektu.
Nie tylko e-teczki – kluczowe elementy cyfryzacji procesów kadrowych
Warto jednak pamiętać, że cyfryzacja nie sprowadza się tylko do elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Może obejmować znacznie szerszy zakres działań. Możliwa jest bowiem cyfryzacja wielu innych elementów administracji personalnej, często prostszych do wdrożenia na początek, a jednocześnie stanowiących solidny fundament pod późniejsze uruchomienie e-teczek. Do najważniejszych kierunków digitalizacji należą:
- cyfrowe wnioski i formularze – elektroniczne składanie wniosków o urlop, delegacje, szkolenia czy zmiany danych personalnych pozwalają skrócić czas realizacji oraz ograniczyć ryzyko błędów.
- elektroniczne listy płac i paski wynagrodzeń – udostępnianie pasków płacowych online z możliwością szybkiego generowania raportów i analiz usprawnia pracę działów kadrowo-płacowych i zwiększa transparentność rozliczeń.
- zautomatyzowane procesy kadrowe – system może generować umowy, aneksy czy świadectwa pracy, a także automatycznie przypominać o kończących się umowach, badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP.
- bezpieczeństwo i zgodność z RODO – cyfrowe systemy HR umożliwiają szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz rejestrowanie wszystkich operacji, co zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
- integracja z innymi systemami – połączenie z systemami ERP, e-ZUS, PUE, e-PIT czy ePUAP oraz możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów (kwalifikowany podpis, podpis zaawansowany) umożliwia płynny przepływ danych i zwiększa efektywność procesów w całej organizacji.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak przygotować firmę do cyrfyzacji dokumentacji kadrowej?
Przejście z tradycyjnego sposobu prowadzenia procesów kadrowo-płacowych na elektroniczną formę to krok, który może okazać się wymagający. Dlatego niezbędne jest odpowiednie przygotowanie, dzięki któremu możliwe będzie skuteczne ograniczenie potencjalnych ryzyk i ewentualnych wyzwań. Warto w pierwszej kolejności skupić się na dokładnej ocenie potrzeb i celów organizacji. Należy określić, jakie problemy ma rozwiązać cyfryzacja, np. skrócenie czasu dostępu do dokumentów, ograniczenie ryzyka błędów czy zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy i RODO.
Ważny fragment
Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego systemu oraz dostawcy, który zagwarantuje funkcjonalność, bezpieczeństwo danych i możliwość integracji z istniejącymi narzędziami w firmie.
Równolegle należy opracować szczegółowy plan migracji danych, uwzględniający harmonogram, zakres dokumentów oraz sposób walidacji i archiwizacji. Kluczowe jest również przeszkolenie zespołu HR, aby pracownicy potrafili sprawnie korzystać z nowego systemu, stosując się do procedur bezpieczeństwa i nowych standardów pracy. Po wdrożeniu warto regularnie monitorować efektywność systemu, analizować jego działanie oraz wprowadzać usprawnienia, co pozwoli w pełni wykorzystać korzyści płynące z cyfryzacji, zwiększyć wydajność działu kadrowego i ograniczyć ryzyko błędów w procesach kadrowo-płacowych.
Planując cyfryzację procesów kadrowo-płacowych, warto mieć na uwadze, że wykracza ona poza same e-teczki. To szerszy proces, który może objąć m.in. elektroniczne wnioski i formularze, listy płac online czy integrację z systemami rekrutacyjnymi. Odpowiednio zaplanowana digitalizacja może przynieść więc realne korzyści w postaci zwiększenia efektywności organizacji, oszczędności czasu i kosztów. Warto podejść do niej jak do inwestycji, która w dłuższej perspektywie wspiera rozwój całej firmy.
Czytaj więcej: