Niedostateczne regulacje dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop
Dotychczas obowiązujący kształt Kodeksu Pracy nie przewidywał odrębnych regulacji dotyczących terminu wypłaty wynagrodzenia, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop czy innych świadczeń za ostatni miesiąc pracy pracownika, z którym rozwiązano stosunek pracy. W praktyce oznaczało to brak jednoznacznej podstawy prawnej, która nakazywałaby wypłatę tych należności w innym terminie niż ten wskazany w art. 85 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nim, wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. W przypadku wypłat miesięcznych, wynagrodzenie wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, jednak nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje.
Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w praktyce
Odmienne stanowisko do wyżej wskazanego przyjmowała jednak Państwowa Inspekcja Pracy (PiP). Zgodnie z jej interpretacją, wszystkie należności przysługujące pracownikowi powinny zostać wypłacone najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Taka argumentacja opierała się na założeniu, że z chwilą ustania stosunku pracy, dana osoba przestaje być pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, a tym samym nie obowiązują jej już wewnętrzne terminy wypłat ustalone u pracodawcy. Inspekcja dopuszczała jednak jeden wyjątek. Odrębny termin wypłaty wynagrodzenia można ustalić dla takich elementów wynagrodzenia, które są naliczane po zamknięciu pewnych okresów, z których pobierane są dane do ustalenia należnego wynagrodzenia. Przykładowo mogą to być premie uzależnione od wyników finansowych firmy, wyliczane po zakończeniu roku obrotowego.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Praktyczne problemy związane z wypłatą ekwiwalentu
Podejście prezentowane przez PIP niosło ze sobą istotne trudności praktyczne dla pracodawców. W wielu przypadkach ostatni dzień zatrudnienia jest bowiem zbyt wczesnym terminem, żeby możliwe było prawidłowe ustalenie wszystkich należnych składników wynagrodzenia. Przeszkodą są nie tylko złożone procedury wewnętrzne czy przepływ informacji w organizacji, ale również czynniki niezależne od pracodawcy, takie jak opóźnienia w systemach zewnętrznych. Doskonałym tego przykładem są informacje o zwolnieniach lekarskich, które mogą zostać wystawione w ostatnim dniu pracy i dotrzeć do działu kadr dopiero następnego dnia za pośrednictwem systemu ZUS PUE. Może bowiem zdarzyć się, że pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym w ostatni dzień miesiąca, będącym jednocześnie jego ostatnim dniem pracy, uzyska zwolnienie lekarskie. W takiej sytuacji konieczne będzie rozliczenie zarówno wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego za ten dzień nieobecności z powodu choroby, jak i wypłacenie ekwiwalentu za ten jeden dzień niewykorzystanego urlopu. Te czynności mogą być niemożliwe do wykonania w ostatnim dniu pracy pracownika.
Dodatkowo, w szczególności w dużych zakładach pracy, może pojawić się wiele terminów, w których należałoby dokonać dodatkowych wypłat dla pracowników, z którymi pracodawca się rozstaje. Wynika to z różnych powodów m.in. z tego, że obowiązują niejednakowe okresy wypowiedzeń. Na przykład w przypadku okresu próbnego obowiązują terminy wypowiedzenia określone w dniach lub tygodniach, a dla umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony – w tygodniach lub miesiącach. Co więcej, zdarzają się sytuacje, gdy strony rozstają się w trybie natychmiastowym, a wówczas termin może przypaść w dowolnym dniu miesiąca. Zostają również przypadki, gdy strony rozstają się za porozumień stron i wtedy mogą wskazać dowolny termin rozwiązania umowy o pracę.
Zmiany w terminie wypłaty ekwiwalentu podpisane przez Prezydenta
W ramach inicjatywy SprawdzaMY opracowano projekt nowelizacji Kodeksu pracy porządkujący przepisy dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Mowa o ustawie z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zakłada ona przesunięcie terminu wypłaty ekwiwalentu na dzień wypłaty ostatniego wynagrodzenia za pracę. W praktyce oznaczałoby to zastosowanie zasady wynikającej z art. 85 Kodeksu pracy również wobec ekwiwalentu za urlop. Tym samym regulacje uwzględniłyby też sytuacje szczególne. I tak, w przypadku, gdy termin wypłaty wynagrodzenia przypadałby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent pieniężny byłby wypłacany w terminie 10 dni od tego zdarzenia. Jeżeli natomiast tak ustalony termin przypadałby na dzień wolny od pracy, wypłata następowałaby w dniu poprzedzającym.
Propozycja przeszła już większość ścieżki legislacyjnej i została podpisana przez Prezydenta 8 stycznia 2026 roku. Obecnie ustawa oczekuje na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw, a przepisy wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia publikacji.
Utrwalona zasada wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dniu zakończenia stosunku pracy generowała niepotrzebne obciążenia administracyjne i organizacyjne po stronie pracodawców. Ujednolicenie przepisów i powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty ostatniego wynagrodzenia przyniesie realne uproszczenia i większą spójność w rozliczeniach końcowych z pracownikiem.