Czytaj raport: Kontrole ZUS w praktyce – wnioski i rekomendacje dla płatników
Otrzymanie protokołu kontroli ZUS
Protokół kontroli to dokument urzędowy, sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest doręczany kontrolowanemu. Jego celem jest opisanie ustaleń dokonanych podczas kontroli, wraz z podaniem dowodów. Protokół jest istotny, niezależnie od tego, czy w trakcie kontroli stwierdzono jakieś uchybienia.
Elementy, które powinny znaleźć się w protokole, obejmują informacje identyfikacyjne kontrolowanego podmiotu, opis zakresu i celu kontroli oraz szczegółowy opis ustaleń i dowodów.
Procedura otrzymania protokołu jest formalnie określona i każda kontrolowana jednostka powinna go otrzymać, nawet jeśli nie stwierdzono żadnych naruszeń.
Ustalenia dokonane w toku kontroli są opisane w protokole, który może być kwestionowany przez kontrolowanego. Płatnik ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do protokołu w terminie 14 dni od jego otrzymania. Ważne jest, aby zastrzeżenia były złożone w formie pisemnej oraz zawierały dowody przemawiające za wadliwością ustaleń kontroli. Na tym etapie przede wszystkim należy skupić się na wyliczonych przez organ kontrolujący kwotach (tj. wysokość kwestionowanych podstaw wymiaru składek).
Zastrzeżenia złożone bez zachowania formy pisemnej lub bez odpowiednich dowodów nie podlegają rozpatrzeniu. Po wniesieniu zastrzeżeń, organ kontrolny ma obowiązek ich rozpatrzenia zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów prawa administracyjnego. Jeśli zastrzeżenia zostaną uwzględnione, możliwe jest dokonanie korekty protokołu poprzez sporządzenie aneksu.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Treść protokołu kontroli ZUS
Ustalenia zawarte w protokole kontroli, do którego nie wniesiono zastrzeżeń lub po ich rozpatrzeniu, stanowią podstawę do wydania decyzji administracyjnej. Decyzja ta może być następnie zakwestionowana przez płatnika przed właściwym sądem.
Protokół kontroli jest dokumentem, który szczegółowo przedstawia przebieg i wyniki kontroli przeprowadzonej przez odpowiednie organy, w tym przypadku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zawiera on dane identyfikacyjne płatnika składek oraz szczegóły dotyczące okresu i zakresu kontroli. W dokumencie tym znajdują się wykazy zebranych dowodów, w tym dokumentacji finansowej oraz kadrowej, które były analizowane podczas kontroli. Protokół przytacza również kluczowe fragmenty przesłuchań świadków, jeśli miały one miejsce, oraz zawiera szczegółowe ustalenia dotyczące poprawności naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz inne fundusze, takie jak Fundusz Pracy czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
W protokole wskazuje się na ewentualne błędy popełnione przez płatnika, takie jak niezarejestrowanie ubezpieczonych w odpowiednim czasie, czy nieprawidłowości w naliczaniu składek. Zawarte są również korekty i propozycje zmian w podstawie wymiaru składek, jeśli stwierdzono nieprawidłowości. Protokół uwzględnia także oświadczenia składane przez reprezentantów płatnika podczas kontroli oraz zawiera załączniki, które dokumentują różnice i ustalenia, takie jak zestawienia różnic w podstawach wymiaru składek lub w wysokości wypłaconych świadczeń. Dokument ten stanowi podstawę do wydania ewentualnych decyzji administracyjnych w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości.
Zastrzeżenia po kontroli ZUS – terminy
Ważne jest, aby zastrzeżenia były złożone każdorazowo w formie pisemnej i w terminie 14 dni od daty doręczenia protokołu. Ustawodawca nie przewiduje możliwości przywrócenia terminu na złożenie zastrzeżeń, dlatego zastrzeżenia złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Jeśli płatnik zdecyduje się na złożenie zastrzeżeń, a te nie zostaną uwzględnione przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), musi on złożyć dokumenty korygujące w ciągu 30 dni od otrzymania pisma o nieuwzględnieniu zastrzeżeń. W przypadku wydania aneksu do protokołu kontroli, płatnik również ma 30 dni na złożenie odpowiednich dokumentów od dnia otrzymania aneksu.
Zastrzeżenia powinny być rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, a w przypadku konieczności przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych – najpóźniej w ciągu miesiąca. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może wynosić do dwóch miesięcy. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik jest informowany na piśmie.
Jeżeli płatnik składek nie zareaguje na protokół kontroli w wyznaczonym terminie, ani nie złoży wymaganych dokumentów korygujących, ZUS rozpoczyna postępowanie administracyjne, o czym informuje płatnika na piśmie. W trakcie tego postępowania płatnik ma prawo do przedstawienia nowych dowodów, zapoznania się z aktami sprawy oraz wypowiedzenia się co do zebranych materiałów.
Postępowanie administracyjne trwa zazwyczaj miesiąc, a w bardziej skomplikowanych przypadkach może przedłużyć się do dwóch miesięcy. Po zakończeniu postępowania ZUS wydaje decyzję, która staje się ostateczna po uprawomocnieniu. Wtedy płatnik składek może w ciągu 7 dni złożyć dokumenty korygujące, jeśli zgadza się z decyzją, lub odwołać się do sądu, jeśli jest z nią niezgodny. Decyzja sądu jest wiążąca dla wszystkich stron postępowania.
Kontrola ZUS możne w znaczący sposób naruszyć finanse firmy w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Z tego też względu warto odpowiednio wcześniej przeanalizować niektóre z obszarów w celu eliminacji potencjalnego ryzyka. W niniejszym cyklu prezentujemy ogólne zasady związane z kontrolą ZUS. W ramach wsparcia możemy natomiast zaoferować reprezentację w przypadku kontroli ZUS jak i audyt ZUS w celu identyfikacji obszarów ryzykownych dla firmy.
Czytaj więcej: Audyt PIT i ZUS
AUTOR: Hubert Cynkier, Doradztwo podatkowe
Niniejszy cykl artykułów obejmuje:
- Kontrola ZUS – informacje ogólne
- Rozpoczęcie i prowadzenie kontroli ZUS
- Prawa i obowiązki kontrolowanego podczas kontroli ZUS
- Zakończenie kontroli ZUS oraz kolejne kroki
- Decyzja administracyjna ZUS po kontroli ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych– odwołanie od decyzji ZUS
- Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych – przebieg procesu i koszty
