Dotychczas zarówno PUODO, jak i sądy, konsekwentnie negowały ewentualne przetwarzanie danych osobowych „na zapas”. Czy najnowszy wyrok, to przełom w linii orzeczniczej WSA?
Z tekstu dowiesz się m.in.:
- Na kim spoczywa ciężar dowodu przy sporze o przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy po zakończonym procesie rekrutacji?
- Jaka jest podstawa przetwarzania danych osobowych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń?
- Dlaczego najnowsze orzeczenie WSA ws. przetwarzania danych osobowych „na zapas” może być przełomowe?
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w orzeczeniu z 4 sierpnia 2022 r., odmiennie do stanowiska reprezentowanego przez PUODO oraz obecne orzecznictwo wskazał, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy po zakończonym procesie rekrutacji z uwagi na możliwe roszczenia z tytułu dyskryminacji. Przytaczane orzeczenie nie jest prawomocne.
Zasada ograniczonego w czasie przetwarzania danych osobowych
W komentowanej sprawie, PUODO wydał decyzję w następstwie skargi kandydata do pracy, któremu niedoszły pracodawca odmówił usunięcia danych osobowych po zakończonym procesie rekrutacji.
Starania UODO o maksymalne skrócenie okresu przetwarzania danych osobowych w procesach przetwarzania wpisują się w zasadę przetwarzania danych ograniczonego w czasie, o której mowa w art. 5 RODO. Przypomnijmy, że w ramach Poradnika RODO – Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców (z 2018 roku) PUODO wskazywał, iż przetwarzanie danych osobowych kandydata niezakwalifikowanego, który nie wyraził zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, nie powinno mieć miejsca. Precyzując – mowa tu o poniższym fragmencie wspomnianego opracowania:
Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania. Nie ma więc podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek”.
Obowiązki pracodawcy i pracownika przy konflikcie ws. przechowywania danych
Idąc dalej, PUODO wskazywał, że to na kandydacie do pracy spoczywa obowiązek udowodnienia ewentualnego nierównego traktowania w trakcie rekrutacji, a następnie na pracodawcę przerzuca się ciężar udowodnienia, iż dyskryminacja nie miała miejsca. Zdaniem PUODO, do wykazania, iż pracodawca kierował się przy ocenie kandydatów obiektywnymi i usprawiedliwionymi przesłankami nie jest niezbędne dalsze przechowanie danych osobowych zawartych np. w CV.
Jak wynika z zaskarżonej decyzji, jak i z przytaczanego wyroku WSA z 4 sierpnia 2022 r., PUODO pozostaje przy poglądzie wyrażonym jeszcze w pierwszym okresie stosowania przepisów RODO.
Warto wiedzieć
W okresie powstawania przytoczonego wcześniej poradnika, z wytycznymi dla administratorów danych osobowych bywało różnie. Ponadto PUODO rywalizował z Ministerstwem Cyfryzacji, czego przejawem były chociażby odmienne poglądy wyrażane w opracowaniach tego resortu oraz PUODO.
Podstawa przetwarzania danych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
W kolejnym kroku warto zastanowić się, jaka jest podstawa przetwarzania danych osobowych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Czy jest to działanie bezpodstawne? Nie. Wzmianki przewidujące taki właśnie scenariusz przetwarzania danych osobowych pojawiają się w RODO. Między innymi w samym tylko artykule 17 RODO (dotyczącym prawa do usunięcia danych czy też prawa do bycia zapomnianym) odnajdziemy wyłączenie, które pozwala nie usuwać danych na żądanie, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jak zatem widać, praktyki przedsiębiorców polegające na wyznaczaniu okresu przetwarzania danych w oparciu o możliwe roszczenia nie są bezpodstawne, a przedsiębiorca może mieć prawnie uzasadniony interes w dalszym przetwarzaniu danych osobowych.
Dlaczego najnowsze orzeczenie WSA może być przełomowe?
Dlaczego orzeczenie II SA/Wa 542/22 z 4 sierpnia 2022 r. jest tak istotne? Sytuacja stała się głośna, ponieważ w przeszłości, oprócz PUODO, sądy także wyrażały odmienny pogląd, tj. negowały ewentualne przetwarzanie danych osobowych „na zapas”. Przypomnijmy, że przetwarzanie danych osobowych w oparciu o okresy przedawnienia roszczeń były wcześniej konsekwentnie kwestionowane. Na przykład pod koniec ubiegłego roku głośno było o dwóch uzasadnieniach wyroków WSA, tj. II SA/Wa 1340/20 oraz II SA/Wa 607/20, w których zakwestionowano wyznaczanie okresu przetwarzania danych osobowych w oparciu o okresy ochrony roszczeń. W tekstach przytaczanych orzeczeń wyraźnie wskazuje się, że dalsze przetwarzanie danych osobowych, np. mające miejsce po realizacji umowy: „na zapas”, „na wypadek roszczeń” czy „dla celów ochrony przed ewentualnym roszczeniem” itp., jest niedopuszczalne.
Jak zatem widać, orzeczenie II SA/Wa 542/22 z 4 sierpnia 2022 r. – o ile stanie się prawomocne – może być przełomowe. Tego jednak dowiemy się po zakończeniu ścieżki odwoławczej i opublikowaniu pełnego kształtu orzeczeń, jak i kwestionowanej decyzji UODO. Najwyraźniej zmiana postrzegania kwestii przetwarzania danych osobowych po zakończonym procesie rekrutacji i uzasadnienie dla przetwarzania przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu dyskryminacji, jest możliwa.
AUTOR: Kacper Rączkowiak
