Wniosek o nadanie numeru PESEL
Obecnie obowiązujące przepisy ustawy o ewidencji ludności nie przewidują konieczności osobistego stawiennictwa się osoby ubiegającej się o nadanie numeru PESEL w urzędzie miasta. Możliwe jest złożenie wniosku za pośrednictwem pełnomocnika, który w imieniu cudzoziemca wypełni i złoży wniosek, lub też wysłać wniosek pocztą. Do końca 2025 r. cudzoziemiec ubiegający się o nadanie nr PESEL nie musiał w tym celu osobiście udawać się do urzędu w celu złożenia wniosku. Dane obywateli innych państw są weryfikowane na podstawie poświadczonej notarialnie kopii paszportu opatrzonego klauzulą apostille.
Zmiany w procedurze nadawania numeru PESEL
Ustawą z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. poz. 1301) w ustawie o ewidencji ludności wprowadzono art. 18 ust. 1a, zgodnie z którym:
Jeżeli osoba, której dotyczy wniosek o nadanie numeru PESEL, określona w art. 7 ust. 2, jest cudzoziemcem niebędącym:
1) obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatelem państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, obywatelem Konfederacji Szwajcarskiej bądź członkiem jego rodziny,
2) obywatelem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b lub d Umowy o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz. Urz. UE L 29 z 31.01.2020, str. 7, z późn. zm.), bądź członkiem jego rodziny, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. e lub f tej umowy
– wymagane jest jej osobiste stawiennictwo, z wyjątkiem dzieci urodzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Do obywateli Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, którzy nadal będą mogli złożyć wniosek o nadanie nr PESEL bez osobistego stawiennictwa zaliczają się:
- obywatele, którzy korzystali z prawa pobytu w państwie członkowskim zgodnie z prawem Unii przed zakończeniem okresu przejściowego i potem w dalszym ciągu w nim zamieszkują;
- obywatele, którzy korzystali z uprawnień pracowników przygranicznych w co najmniej jednym państwie członkowskim zgodnie z prawem Unii przed zakończeniem okresu przejściowego i potem w dalszym ciągu z nich korzystają pod pewnymi dodatkowymi warunkami, również członkowie rodzin wyżej wymienionych osób.
Gogole news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jakie były intencje ustawodawcy?
Z uzasadnienia do projektu ustawy można wywnioskować, że motywem wprowadzonych zmian było umożliwienie weryfikacji faktycznego przebywania cudzoziemca na terytorium Polski. Ma to służyć lepszej kontroli danych osobowych i pobytowych w systemie ewidencji ludności, związaniu numeru PESEL z rzeczywistą obecnością w kraju, co może przeciwdziałać nadużyciom przy ubieganiu się o świadczenia lub inne uprawnienia.
W szerszej perspektywie zmiany mają na celu uszczelnienie systemu przyznawania świadczeń społecznych cudzoziemcom, szczególnie wobec znacznego napływu cudzoziemców do Polski, w tym z Ukrainy. Zmiany mają poprawić efektywność kontroli i weryfikację uprawnień do świadczeń oraz poprawność danych w rejestrach państwowych.
Ważny fragment
Na etapie prac w Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych wskazywano, że urzędy stanu cywilnego mają problem z identyfikacją osób zza granicy i zdarzają się sytuacje, gdy w rejestrach urzędowych widnieje jedna osoba w wielu różnych „wcieleniach”.
Rozwiązaniem tego problemu ma być obowiązek osobistego stawiennictwa. Nie rozważono jednak, co to oznacza dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy do swoich organów powołują osoby będących obywatelami państwa spoza Unii Europejskiej. Polski system prawny przewiduje wiele sytuacji, w których koniecznym jest posiadanie numeru PESEL przez członka zarządu, ustawodawca jednak na etapie przygotowywania ustawy zupełnie pominął tę kwestię – numer PESEL jest potrzebny m.in. do założenia profilu zaufanego oraz ustanowienia administratora lub użytkownika uprawnionego w skrzynce do e-doręczeń, czy też w celu pozyskania podpisu elektronicznego opartego na numerze PESEL do składania deklaracji podatkowych.
Konsekwencje zmian
Obowiązek osobistego stawiennictwa członków zarządu w urzędzie wydłuży proces organizacyjny i zwiększy koszty operacyjne związane z podróżami, zakwaterowaniem oraz obsługą administracyjną.
Dla spółek, w których członkowie zarządu nie przebywają na stałe w Polsce, regulacja ta może okazać się szczególnie problematyczna. Konieczność odbycia podróży wyłącznie w celu uzyskania numeru PESEL może wpłynąć na praktykę korporacyjną, prowadząc albo do częstszego powoływania do zarządu obywateli Polski (co też nie zawsze może być zgodne z polityką wewnętrzną danej grupy kapitałowej, której częścią jest polska spółka), albo – w dalszej perspektywie – do wycofywania się z otwierania/posiadania spółek czy oddziałów na terenie RP.
Należy również zauważyć, że w ocenie wielu ekspertów zmiana ta nie rozwiąże problemu nieprawidłowości i nadużyć. Po nadaniu numeru PESEL lub dokonaniu meldunku cudzoziemiec nadal będzie mógł opuścić terytorium Polski, co oznacza, że nowe wymogi niekoniecznie przełożą się na realne ograniczenie tego rodzaju praktyk.
Podsumowując, zmiany w nadawaniu numeru PESEL wprowadzające obowiązkowe osobiste stawiennictwo istotnie wpływają na sytuację cudzoziemców oraz funkcjonowanie spółek z kapitałem zagranicznym czy też spółek powołujących o swoich struktur osoby niebędące obywatelami polskimi.
Nowe zasady składania wniosku o nadanie PESEL wymagają odpowiedniego przygotowania i wcześniejszego zaplanowania działań, aby uniknąć opóźnień w działalności spółki. W praktyce regulacje te mogą również wpłynąć na decyzje dotyczące składu zarządu i modelu prowadzenia biznesu w Polsce.
Przeczytaj także: