Prace legislacyjne i zmiany wprowadzane przez Ministerstwo zdają się nie mieć końca, a podatnicy ze zniecierpliwieniem czekają na ich ostateczny kształt. Wielu z nich czeka z rozpoczęciem prac nad KSeF do momentu zakończenia prac legislacyjnych, co zostało zaplanowane na lipiec 2025.
Czytaj więcej: KSeF 2026 i 2027: Ministerstwo Finansów przedstawia plan wdrożenia
Zmiany w projekcie Ustawy VAT?
Opublikowany pod koniec maja projekt zmian do Ustawy VAT przewiduje szereg zmian w stosunku do pierwotnej wersji projektu opublikowanego w kwietniu. Nie są to zmiany fundamentalne, ale bardzo istotne, które winny być uwzględnione w procesach wdrożeniowych.
Poniżej po krótce opowiadamy o wybranych zmianach.
Faktury korygujące
Wśród najistotniejszych zmian w najnowszym projekcie wskazać należy na kwestie związane z fakturami korygującymi. Po wejściu w życie KSeF zasadą będzie, że podatek należny będzie obniżany w dniu wystawienia faktury w postaci ustrukturyzowanej, a podatek naliczony będzie obniżany w dacie otrzymania przez nabywcę faktury w tym formacie (czyli co do zasady – w dacie nadania fakturze numeru KSeF).
W najnowszym projekcie zmieniono nieco zasady dot. ujmowania faktur korygujących innych niż ustrukturyzowane. Zgodnie z planowanymi regulacjami obniżenia podstawy opodatkowania sprzedawca (podatnik):
1) dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi – jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana;
2) można dokonać za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF – jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą:
- w postaci faktury offline na rzecz nabywcy niebędącym polskim podatnikiem i udostępnił ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF;
- w postaci faktury wystawionej w trybie awaryjnym i udostępnionej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF;
3) dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF – jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury offline na rzecz innego podatnika VAT.
Faktury udostępniane nabywcom w sposób z nimi uzgodniony
Ministerstwo Finansów w stosunku do pierwotnej wersji projektu poszerzyło również listę podmiotów, którym podatnicy wystawiający fakturę w KSeF będą obowiązani udostępnić ją poza tym systemem – w sposób uzgodniony z tymi nabywcami. Katalog ten został poszerzony o niepodatników oraz podmioty, które nie posługują się numerem NIP na potrzeby transakcji. Powyższa modyfikacja jest wynikiem dopuszczenia przez ustawodawcę możliwości wystawiania w KSeF także faktur konsumenckich. Warto przy tym zaznaczyć, że w ostatnim projekcie MF zrezygnowało ze zmiany w zakresie modyfikacji art. 106gb ust. 4 w odniesieniu do podmiotów zagranicznych. W pierwotnej wersji projektu katalog ten został określony w sposób, który mógłby obligować podatników zagranicznych, nieposiadających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej ale zarejestrowanych na VAT, do korzystania z KSeF. Grant Thornton w ramach uwag do projektu zgłosiła ten problem i postulowała zmianę modyfikacji, co – jak widać z treści najnowszego projektu – zostało uwzględnione.
Załącznik do faktury w formie ustrukturyzowanej
W najnowszym projekcie Ustawy VAT przewidziano również regulacje dot. załącznika do faktury w formie ustrukturyzowanej. Możliwość wystawiania faktur z załącznikiem była postulowana przez liczne firmy, szczególnie z branży zobligowanych do zamieszczania na fakturze szeregu dodatkowych danych i informacji. Projekt Ustawy oraz opublikowana niedawno schema FA(3) przewidują taką opcję. W projekcie zostały zawarte szczegółowe regulacje dotyczące tego w jaki sposób podatnik powinien zgłosić chęć korzystania z załącznika, jak również zasady korzystania z niego.
Tryb offline24
Najnowszy projekt przepisów o KSeF, tak jak jego pierwowzór, otrzymuje możliwość wystawiania faktur w trybie offline24. Tryb ten daje podatnikom możliwość wystawienia faktury i zamieszczenia jej w KSeF dopiero następnego dnia. Podatnik może stosować taką praktykę w sposób stały, niezależnie od przesłanek – w najnowszej wersji projektu Ministerstwo Finansów zrezygnowało na szczęście z zastrzeżenia, że tryb ten może mieć zastosowanie u podatników, których specyfika tego wymaga. W praktyce oznacza to, że z trybu offlien24 podatnicy będą mogli korzystać bez ograniczeń. Grant Thornton postulowała ww. modyfikację w ramach uwag do projektu Ustawy.
Ważny fragment
Warto jednak wskazać, że faktury wystawione w trybie offline24 nie będą mogły być udostępniane podatnikom innym, niż wskazani w art. 106gb ust. 4 (tj. zasadniczo podatnikom zagranicznym i podmiotom niebędącymi podatnikami). Jeżeli więc podatnik wystawi fakturę offline24 na rzecz innego polskiego podatnika VAT, to będzie mu ją mógł przekazać jedynie w KSeF. Tryb offline 24 ma bowiem co do zasady służyć podatnikom, którzy mogą mieć techniczny problem z wysłaniem faktury do KSeF w dniu jej wystawienia.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jakie kwestie reguluje rozporządzenie techniczne?
Rozporządzenie techniczne czyli rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wydane na podstawie delegacji ustawowej, reguluje część kwestii technicznych związanych z funkcjonowaniem KSeF. Dlaczego tylko część? Dlatego ze w wielu miejscach rozporządzenie to odsyła podatnika do „specyfikacji oprogramowania interfejsowego”, do której jak na razie – nie mamy dostępu.
Rozporządzenie techniczne określa m.in. kwestie związane z nadawaniem i odbieraniem uprawnień i zasadami uwierzytelniania się do KSeF.
Ważny fragment
Ponadto w rozporządzeniu znajdziemy zasady określające sposób oznaczania faktur kodami QR (lub linkami z takimi kodami): weryfikacyjnymi i zapewniającymi autentyczność faktur. Są to regulacje szczególnie ważne dla dostawców oprogramowania dostarczających narzędzia pozwalające na wystawianie i odbieranie faktur z KSeF.
Rozporządzenie uszczegóławia również zasady dot. korzystania z załącznika ustrukturyzowanego.
Jakie faktury nie będą musiały być wystawiane z zastosowaniem KSeF?
Poza projektem rozporządzenia technicznego Ministerstwo Finansów opublikowało także projekt rozporządzenia w, w którym określiło przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to następujących sytuacji:
1) świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
2) świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
3) świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej;
4) świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 Ustawy VAT, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
5) dostawy towarów i świadczenia usług podlegających samofakturowaniu, jeżeli podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika (czyli podmiot wystawiający fakturę) nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
6) dostawy towarów i świadczenia usług podlegających samofakturowaniu, jeżeli podmiot, który zobowiązał podatnika do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
Ponadto projekt rozporządzenia przewiduje, że w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług w ramach samofakturowania, mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane, jeżeli nabywający towary lub usługi podmiot jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, za pomocą numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy – tj. numeru VAT UE.
Podsumowując – regulacje dot. KSeF nadal mocno się zmieniają. Ministerstwo Finansów zdaje się wsłuchiwać w głosy podatników i doradców podatkowych, podnoszących krytyczne uwagi do proponowanych regulacji. Wiele kwestii, szczególnie technicznych, pozostaje jednak jeszcze otwartych. Otwarte jest również pytanie o to, czy podatnicy zdążą się przygotować do nadchodzących zmian? Pomimo faktu, że prace legislacyjne nadal trwają, dalsze wstrzymywanie się z pracami nad wdrożeniem KSeF wydają się nieuzasadnione – czasu na przygotowanie się pozostaje bowiem coraz mniej.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- Obligatoryjny KSeF od lutego 2026 r.
- Jakie zmiany czekają KSeF?
- MF: KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Od kiedy zatem?
- Podsumowanie konsultacji KSeF – propozycje zmian MF
- Konsultacje KSeF – top 10 pytań i odpowiedzi [INFORMATOR]
- Ruszyły konsultacje w sprawie KSeF. Jakie zagadnienia KSeF należy ponownie przeanalizować?
- Przedsiębiorco, przekształć się przed KSeF!
- 10 najważniejszych problemów KSeF
- Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
- Nowy projekt KSeF skierowany do konsultacji publicznych