W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat procedur regulujących kwestie podatkowe. Kiedy warto mieć procedury podatkowe i przed czym mogą uchronić?
Podsumowanie:
- Posiadanie procedur jest obowiązkowe tylko w nielicznych przypadkach (procedura MDR dla promotorów, Ramy Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego dla podmiotów, które zawarły Umowę o Współdziałanie). W innych sytuacjach obowiązkowe jest jedynie dochowanie należytej staranności. Zawsze jednak procedury pomagają usprawnić i zabezpieczyć rozliczenia i to jest motywacją większości wdrażających je przedsiębiorców.
- Szczególnie zalecane jest wdrażanie procedur w podmiotach: prowadzących szeroko rozumiany handel, z branży budowlanej i produkującej „towary wrażliwe” (należyta staranność VAT), dokonujących licznych płatności międzynarodowych, np. w związku ze świadczeniem usług online (WHT), z branży finansowej oraz należących do grup podmiotów powiązanych (WHT, MDR, ogólna należyta staranność), dużych podmiotach o rozbudowanych strukturach (ogólna należyta staranność).
Po co te procedury?
W procedurę można „ubrać” praktycznie każdy aspekt rozliczeń podatkowych. Jednak jeszcze kilka lat temu temat konkretnych „procedur podatkowych” praktycznie nie istniał. Teraz hasło „procedury podatkowe” w Google daje 13,8 mln wyników. Co się zmieniło?
Zagadnienie procedur należytej staranności można roboczo „podzielić” na cztery obszary:
- Podstawą prawną są przepisy pozwalające odmówić odliczenia w przypadku wystawienia faktur „przez podmiot nieistniejący” lub „nie dokumentujących rzeczywistych zdarzeń gospodarczych”, obowiązujące od wielu lat. Z czasem organy podatkowe w praktyce zaczęły częściej z nich korzystać, a „kulminacją” zainteresowania kwestią należytej staranności w VAT było wydanie przez Ministerstwo Finansów 25 kwietnia 2018 r. „Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w Transakcjach krajowych”.
Niewdrożenie procedury (i nieweryfikowanie kontrahentów) może skutkować odmową prawa do odliczenia VAT, czyli, efektywnie, zapłatą podatku „za oszusta” i dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 30% podatku. To scenariusz „optymistyczny”. W przypadku powtarzalności takich zdarzeń czy kompletnego zlekceważenia oczywistych sygnałów, że kontrahent jest nierzetelny, Ustawa VAT przewiduje „dodatkowe” sankcje w wysokości 100% podatku, a w skrajnych przypadkach mogą grozić następstwa karnoskarbowe (np. za wprowadzenie w błąd w deklaracji wynikające z „rażącego niedbalstwa”. Trudno jednak je wykazać, jeżeli wdrożono procedurę weryfikacji).
- Raportowanie schematów podatkowych (MDR). Jest to jedyna procedura, jakiej posiadanie jest wprost usankcjonowanie przepisami. Podstawą są dodane do Ordynacji podatkowej od 1 stycznia 2019 r. przepisy nakładające obowiązki także „wstecznie” – w odniesieniu do schematów „transgranicznych” od 25 czerwca 2018 r., a do „krajowych” (innych) – od 1 listopada 2018 r.
Za niezaraportowanie schematu podatkowego grożą sankcje karnoskarbowe – grzywna do 720 stawek dziennych (w 2020 r. oznacza to od 866,70 zł do prawie 25 mln PLN). Nawet groźniejsze mogą być kary „administracyjne” za niewdrożenie procedury przez „promotora” o przychodach lub kosztach powyżej 8 mln PLN. Kara za jej brak może wynieść do 2 mln PLN, a jeżeli doprowadzi to do niezaraportowania schematu – do 10 mln PLN.
- Podatek u źródła (WHT). Potrzeba pojawiła się za sprawą dodania do przepisów o niepobieraniu WHT lub pobieraniu niższej stawki, jeżeli zastosowanie znajduje preferencyjne opodatkowanie/ zwolnienie z wymogu „dochowania należytej staranności” w weryfikacji uprawnienia odbiorcy do tego z dniem 1 stycznia 2019 r.
Co grozi za niedochowanie tego obowiązku? Co do zasady „tylko” odpowiedzialność płatnika, czyli za podatek niepobrany lub pobrany a niewpłacony. Jeśli wypłacamy należności opodatkowane WHT rzadko i nie są to znaczne kwoty, procedura ich rozliczania nie jest potrzebna. Jednak jeżeli jest inaczej, należy pamiętać, że co do zasady należności podlegające WHT są opodatkowane stawką 19% (dywidendy i inne zyski z udziałów) lub 20% (inne, z wyjątkiem opłat za transport morski i powietrzny).
„Najświeższym” zagadnieniem jest „ogólna” procedura należytej staranności, która zaistniała w powszechnej świadomości od ogłoszenia planów wprowadzenia tzw. „umowy o współdziałanie”. Nie ma przepisów nakładających konkretne sankcje za jej niewprowadzenie (podobnie jak za niewprowadzenie procedur w VAT czy WHT).
Ważny fragment
Szczera odpowiedź na pytanie, czy trzeba wprowadzić procedury, najczęściej brzmi: nie. Jednak biorąc pod uwagę poziom skomplikowania i nieścisłości przepisów podatkowych, procedury podatkowe – zwłaszcza w większych organizacjach – mogą być po prostu koniecznością, aby nie ponosić coraz częściej i coraz większych negatywnych skutków niezamierzonych błędów w rozliczeniach podatkowych.
Wina i kara
Wreszcie, wprowadzenie procedur to wyraz zarządzania na poziomie pozwalającym nie ponosić odpowiedzialności karnej. Tu kluczową regulacją jest ustawa z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, stanowiąca, że podmiot zbiorowy (np. spółka) podlega odpowiedzialności, jeżeli do popełnienia czynu zabronionego doszło w następstwie „co najmniej braku należytej staranności w wyborze osoby fizycznej […] lub co najmniej braku należytego nadzoru nad tą osobą – ze strony organu lub przedstawiciela podmiotu zbiorowego”.
Tym samym błędy w rozliczeniach podatkowych mogą prowadzić do ponoszenia odpowiedzialności karnej nie tylko przez osobę bezpośrednio odpowiedzialną, ale i przez spółkę – z uwagi na dopuszczenie się „co najmniej braku należytego nadzoru” nad tą osobą. To kolejny argument, by wprowadzić procedury. Nieustanowienie jasnych reguł nadzoru może być zakwalifikowane jako czyn zagrożony karą. Szczególnie jeżeli wziąć pod uwagę, że projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary i zmianie niektórych ustaw (skierowany do Sejmu 11 stycznia 2019 r.) przewidywał znaczne rozszerzenie zakresu tej odpowiedzialności. Projekt objęła dyskontynuacja w związku z zakończeniem kadencji Sejmu, jednak nie można wykluczyć ponownych prób jego uchwalenia lub wprowadzenia zmian idących nie tak daleko, ale na pewno w stronę zaostrzenia, a nie złagodzenia odpowiedzialności.
Co z tym fantem zrobić?
- VAT
- Procedura jest szczególnie przydatna dla podmiotów zajmujących się szeroko rozumianym handlem, które mają wielu i często zmieniających się kontrahentów. W przypadku np. spółek zależnych handlujących towarem nabywanym od jednej/ kilku jednostek powiązanych nie ma to sensu (do zweryfikowania kilku dostawców procedura nie jest niezbędna). Jednak jeżeli kupujemy od wielu kontrahentów niepowiązanych (nie mamy wiedzy o ich zapleczu, kondycji itp.), ryzyko nieświadomego nabycia od podmiotu nieuczciwego wzrasta i przydatność procedury rośnie.
- Procedurę warto wprowadzić również jeżeli znaczną część nabywanych towarów i usług stanowią te „wrażliwe”, a więc wymienione w zał. 15 do Ustawy VAT i podobne. Pomimo obowiązkowego split payment Minister Finansów komunikuje, że płatność tym mechanizmem nie „zastępuje” należytej staranności, a tylko podnosi poziom bezpieczeństwa. Weryfikacja kontrahentów jest wskazana np. w branży budowlanej, u nabywających dużo metali czy elektroniki.
- WHT (podatek u źródła)
- Zasadność wprowadzenia procedury rośnie wraz ze wzrostem wartości wypłacanych należności opodatkowanych WHT, w szczególności do podmiotów powiązanych – właśnie takie transakcje, w ocenie Ministra Finansów, niosą za sobą największe ryzyko nadużyć i trzeba się przy nich wykazać najwyższym poziomem staranności.
- Do szczególnie „wrażliwych” na kwestie WHT podmiotów należą te należące do międzynarodowych grup oraz nawet nienależące do nich podmioty z szeroko rozumianego sektora IT (z uwagi na liczne wypłaty należności „licencyjnych” do różnych jurysdykcji podatkowych).
- MDR (schematy podatkowe)
- Szczególnie narażone na powstanie obowiązków w zakresie raportowania MDR są firmy z szeroko rozumianej branży finansowej (także ubezpieczenia, doradztwo) z uwagi na duże ryzyko działania w charakterze „promotora” (np. oferując umowy) lub co najmniej „wspomagającego” (pełniąc „poboczną” rolę w transakcji opartej o schemat).
- Przepisy o schematach podatkowych są tak nieprecyzyjne i obejmują tak szeroki zakres zdarzeń, że łatwo niezamierzenie stać się podmiotem zobowiązanym do raportowania (np. wysyłając maila z propozycją umotywowaną czysto „biznesowo”, ale zawierającą schemat podatkowy, co do zasady stajemy się promotorem). Wprowadzenie procedur jest więc rekomendowane w każdej organizacji o niskim „apetycie na ryzyko”. Zasadność takiego kroku rośnie wraz ze wzrostem wielkości podmiotu i liczby jego powiązań.
- Ogólna należyta staranność
- Ta procedura nie jest oparta o konkretne przepisy „materialnego” prawa podatkowego i zasadność jej wprowadzenia rośnie w proporcji do malejącego „apetytu na ryzyko”. Przydatność procedury wzrasta wraz ze wzrostem wielkości i liczby powiązań danego podmiotu. Przez rozbudowaną strukturę rośnie również liczba zaangażowanych osób, co przy braku odpowiednich procedur może prowadzić do błędów w komunikacji i błędów w dochowaniu należytej staranności.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa
