Kluczową zmianą jest pełne egzekwowanie limitu 90 dni Schengen w ciągu 180 dni, co rewolucjonizuje zasady pobytu cudzoziemców spoza UE i stawia przed firmami poważne wyzwania adaptacyjne.
Czym jest Entry/Exit System (EES) i jak działa?
12 października 2025 r. na granicach zewnętrznych strefy Schengen ruszył nowy, zautomatyzowany system wjazdu i wyjazdu – Entry/Exit System (EES). System, który ma być w pełni operacyjny do kwietnia 2026 roku, zastępuje tradycyjne stemplowanie paszportów na granicach. Zatem koniec z wbijaniem pieczątek do paszportu to dopiero początek rewolucji. Celem EES jest usprawnienie kontroli i zwiększenie bezpieczeństwa.
Entry/Exit System to zautomatyzowana baza danych, która gromadzi informacje o osobach spoza Unii Europejskiej przekraczających granice strefy Schengen. Przy pierwszym wjeździe system rejestruje dane osobowe, dokument podróży oraz dane biometryczne – wizerunek twarzy i odciski palców. Każdy kolejny wjazd i wyjazd jest automatycznie odnotowywany, co pozwala na precyzyjne monitorowanie długości pobytu.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Główne zmiany wprowadzane przez EES (Limit 90 dni Schengen)
Główną konsekwencją wdrożenia EES będzie pełne egzekwowanie zasady dopuszczalnego pobytu do 90 dni w każdym 180-dniowym okresie. W praktyce oznacza to, że kończy się możliwość odnawiania prawa pobytu poprzez krótkie, często jednodniowe wyjazdy, z których korzystało wielu cudzoziemców. Po wprowadzeniu EES wizyty takie będą ograniczone przez sztywne limity czasu spędzonego w strefie Schengen. Każdy dzień pobytu pracownika w strefie Schengen będzie sumowany, niezależnie od kraju przekroczenia granicy. To z kolei ułatwi przekroczenie limitu 90 dni.
Nowe regulacje uderzą przede wszystkim w obywateli państw, z którymi Polska miała zawarte umowy bilateralne, pozwalające na bardziej elastyczne zasady pobytu. Dotyczy to na przykład specjalistów ze Stanów Zjednoczonych, Izraela, Japonii czy Korei Południowej. Po wdrożeniu EES takie dotychczasowe rozwiązania zostaną znacznie ograniczone.
Zmianie ulegają także zasady dotyczące przedłużania pobytu krótkoterminowego (nieprzekraczającego 90 dni w 180-dniowym okresie) dla obywateli państw trzecich. Przedłużenie tego pobytu po wykorzystaniu dozwolonego okresu będzie możliwe na podstawie umowy dwustronnej o zniesieniu obowiązku wizowego, ale wyłącznie wtedy, gdy przepisy tej umowy przewidują taką możliwość. Przykładowo, porozumienie w formie wymiany not między Rządem RP a Rządem Stanów Zjednoczonych (z 04.04.1991 r.) oraz umowa z Rządem Japonii (z 16.12.1998 r.) nie regulują możliwości przedłużenia dozwolonego pobytu. Zatem w przypadku planowanego pobytu powyżej 90 dni, obywatele USA i Japonii zobligowani są do złożenia wniosku do właściwego wojewody o odpowiednie zezwolenie na pobyt w trybie przepisów ustawy o cudzoziemcach.
Wpływ Entry/Exit System (EES) na firmy i konieczność adaptacji
Dla firm zatrudniających specjalistów spoza UE, zmiana oznacza konieczność wprowadzenia nowych procedur i ryzyko poważnych problemów organizacyjnych. Wdrożenie EES budzi uzasadnione obawy w świecie biznesu.
Dwie główne grupy, które najmocniej odczują skutki zmian to:
- Zagraniczni specjaliści, którzy nie są formalnie zatrudnieni w Polsce, ale regularnie przyjeżdżają w celach biznesowych, korzystając z ruchu bezwizowego i umów dwustronnych. Dotychczas mogli oni „resetować” swój 90-dniowy limit pobytu po każdym wyjeździe ze strefy Schengen.
- Pracownicy z krajów trzecich oczekujący w Polsce na zezwolenie na pobyt czasowy. Wcześniej mogli swobodnie podróżować służbowo poza strefę Schengen. Wraz z uruchomieniem nowego systemu ta elastyczność zostanie w znacznym stopniu ograniczona. Przy obecnym czasie procedowania wniosków pobytowych może to oznaczać rok i dłużej bez możliwości wysłania takiego pracownika w zagraniczną delegację.
Skutki nowych przepisów mogą być dla firm bardzo dotkliwe. Zwiększone ryzyko odmowy wjazdu dla kluczowego specjalisty może zdezorganizować pracę i zaszkodzić wizerunkowi firmy.
Przygotowanie firm na EES i legalizację dłuższego pobytu cudzoziemców
Aby uniknąć negatywnych skutków, działy HR powinny wprowadzić wewnętrzne procedury monitorowania czasu pobytu cudzoziemców. W praktyce oznacza to prowadzenie ewidencji wjazdów i wyjazdów oraz regularne przeglądy statusu pobytu obcokrajowców.
W przypadku pracowników, którzy regularnie odwiedzają Polskę lub przebywają tu dłużej, niezbędne stanie się wcześniejsze uzyskiwanie wiz krajowych lub zezwoleń na pobyt czasowy. Wdrożenie EES to ostatni moment, by uporządkować praktyki dotyczące pobytów cudzoziemców, wdrożyć procedury liczenia dni i z wyprzedzeniem zadbać o legalizację dłuższych pobytów. W nowych realiach cyfrowej kontroli granic elastyczna interpretacja przepisów i liczenie na luki w systemie stają się niemożliwe.
Wdrożenie Entry/Exit System (EES) to definitywny koniec z elastyczną interpretacją przepisów i liczeniem na luki systemowe. Firmy muszą bezzwłocznie uporządkować procedury dotyczące pobytu cudzoziemców spoza UE, aby uniknąć problemów organizacyjnych i zapewnić legalność pobytów w ramach nowego limitu 90 dni Schengen.
Czytaj więcej:
- Specustawa ukraińska przedłużona do 4 marca 2026 r.
- Kontrole PIP w 2025 r. – na co muszą uważać pracodawcy?
AUTORKA: Paulina Załęska, Supervisor ds. cudzoziemców