Najnowsze interpretacje indywidualne rozwiewają obawy przedsiębiorców w tym zakresie.
Faktura wystawiona poza KSeF mimo obowiązku – co z odliczeniem VAT?
Od 2026 r. większość przedsiębiorców objęta jest nowym obowiązkiem wystawiania faktur w systemie KSeF. W praktyce bardzo częste są jednak nadal sytuacje, że podatnicy otrzymują faktury w tradycyjnej formie (papierowej, pdf). Wśród podatników pojawiły się więc wątpliwości czy otrzymanie faktury poza KSeF pozbawi nabywcę prawa do odliczenia VAT, jeśli dostawca miał obowiązek wystawić ją za pośrednictwem systemu? W praktyce może dojść do sytuacji, w której kontrahent nie zdążył wdrożyć KSeF na czas lub błędnie uznał, że nie musi go stosować, i dokumentuje transakcję tradycyjną fakturą. Podatnicy zastanawiali się, czy w takiej sytuacji mogą bezpiecznie ująć VAT z takiego dokumentu w swojej deklaracji.
Odpowiedź na powyższe przynosi przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 marca 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK). Organ wyjaśnił, że ustawodawca nie wprowadził przepisu odbierającego nabywcy prawo do odliczenia VAT tylko dlatego, że faktura nie została wystawiona w KSeF. Innymi słowy, dla prawa do odliczenia liczy się przede wszystkim posiadanie faktury dokumentującej faktyczną transakcję oraz spełnienie ogólnych warunków odliczenia VAT, a nie techniczny sposób jej wystawienia.
Ważny fragment
Niewystawienie faktury w KSeF, mimo obowiązku, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT. Potwierdził to Dyrektor KIS, podkreślając, że faktura otrzymana poza KSeF zachowuje moc prawną dla celów VAT. Brak zastosowania KSeF stanowi uchybienie po stronie wystawcy, ale nie skutkuje automatycznie utratą prawa do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę. Warunkiem jest oczywiście, by taka faktura dokumentowała rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i zawierała wszystkie wymagane elementy (zgodnie z art. 106e Ustawy VAT).
Kiedy przysługuje odliczenie VAT z faktury spoza KSeF?
Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę (o ile u sprzedawcy powstał już obowiązek podatkowy). Interpretacja wyjaśnia, że ta ogólna reguła dotyczy również faktur otrzymanych poza KSeF. Podatnik może odliczyć VAT w deklaracji za miesiąc (lub kwartał), w którym fizycznie wszedł w posiadanie faktury od dostawcy. Co istotne, jeżeli dostawca później wprowadzi tę fakturę do KSeF i faktura taka otrzyma numer KSeF, nie zmienia to momentu odliczenia – nabywca nie musi korygować swojego rozliczenia ani czekać z odliczeniem do czasu pojawienia się faktury w systemie.
Interpretacja omawia także szczególne sytuacje techniczne, które wpływają na moment „otrzymania” faktury dla celów podatkowych. Przykładowo interpretacja odnosi się do faktury ustrukturyzowanej wystawionej przez dostawcę poza KSeF ale zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (w tzw. tryb offline24) lub podczas niedostępności KSeF (tzw. tryb offline niedostępność). Jeśli dostawca wystawi fakturę w formacie KSeF (strukturze XML) poza systemem, to zgodnie z przepisami ma obowiązek niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia (po jej wystawieniu lub po zakończeniu niedostępności) przesłać ją do KSeF. Co do zasady z literalnego brzmienia przepisów wynika, że w takim przypadku za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF.
Ważny fragment
Oznacza to, że formalnie prawo do odliczenia VAT powstanie w okresie, w którym faktura otrzyma numer KSeF. Z analizowanej interpretacji wynika jednak, że jeżeli dostawca w ogóle nie dośle takiej faktury do KSeF, nabywca nie jest pozbawiony odliczenia – może odliczyć VAT na podstawie posiadanego dokumentu (w okresie jego otrzymania lub w jednym z trzech kolejnych). Powyższe podejście jest bardzo korzystne dla podatników i zasługuje na aprobatę.
Podsumowując, standardową zasadą pozostaje odliczenie VAT w okresie otrzymania faktury przez nabywcę – w przypadku faktur KSeF będzie to data nadania numeru KSeF. Interpretacja potwierdza jednak, że w żadnym wypadku samo niewystawienie faktury w KSeF nie powoduje utraty prawa do odliczenia – wpływa jedynie na ustalenie właściwego okresu rozliczeniowego, w którym z tego prawa można skorzystać.
Warto przy tym zaznaczyć, że nie jest to odosobniony przypadek. W ostatnim czasie otrzymaliśmy również inne interpretacje, w których organy podatkowe potwierdziły analogiczne stanowisko – brak wystawienia faktury w KSeF mimo obowiązku nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia VAT.
Trzeba również zwrócić uwagę na to, że analogiczne wnioski płyną z Podręcznika KSeF cz. II Odbieranie i wystawianie faktur – co ciekawe jednak Ministerstwo Finansów wyraźnie ogranicza „okres ochronny” do końca 2026 r.. Czy oznacza to, że w 2027 r. Fiskus będzie inaczej podchodził do odliczania VAT z faktur poza KSeF? Nie można takiego scenariusza wykluczyć, dlatego warto już dzisiaj pomyśleć o zabezpieczeniu się własną interpretacją indywidualną.
Interpretacja Dyrektora KIS potwierdza, że faktura wystawiona poza KSeF i odliczenie VAT nie muszą się wzajemnie wykluczać – nabywca zachowuje prawo do odliczenia z faktury wystawionej poza KSeF, o ile spełnione są ogólne warunki przewidziane w Ustawie VAT. Odliczenie VAT z faktur tradycyjnych pozostaje zatem możliwe, nawet w przypadku uchybień po stronie wystawcy w zakresie obowiązku wystawienia faktury w KSeF.
Omawiana interpretacja to ważny sygnał dla przedsiębiorców, że wdrożenie obligatoryjnego KSeF nie narusza podstawowych uprawnień podatników. Organy zapewniają, iż nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT nawet wtedy, gdy sprzedawca nie dopełni obowiązku wystawienia faktury w KSeF. W praktyce podatnicy mogą zatem rozliczać podatek naliczony z otrzymanych faktur bez obaw o sam fakt braku KSeF po stronie wystawcy. Należy jednak pamiętać, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF wciąż istnieje i dotyczy wystawców – uchybienia w tym zakresie mogą skutkować sankcjami dla sprzedawców.