W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat szczególnych zasad postępowania na wypadek kontroli podatkowej lub podobnego postępowania.
Podsumowanie:
- Należy ustanowić konkretne reguły działania na wypadek kontroli lub podobnego postępowania.
- Procedury powinny przewidywać co najmniej określenie osoby odpowiadającej za reprezentowanie podatnika, za reakcje na konkretne czynności w trakcie kontroli lub innych czynności (np. środki dowodowe), za reakcje na zdarzenia kończące lub konkludujące (np. otrzymanie protokołu kontroli) i za kwestie skorygowania deklaracji.
(Nie)spodzianka
Kontrola podatkowa czy czynności sprawdzające tylko pozornie i na pierwszy rzut oka mają charakter niespodziewany. Prawda jest taka, że są nieodzowną częścią prowadzenia biznesu i należy się ich spodziewać w każdej chwili, a jedynie ich dokładny zakres może pozostawać tajemnicą aż do rozpoczęcia kontroli (choć i to nie zawsze – jeżeli dokonaliśmy dużego zakupu, np. nieruchomości i wraz z następną deklaracją wnioskujemy o zwrot VAT, nie powinno nikogo zaskakiwać, że organy podatkowe dokładniej przyjrzą się „dużej” transakcji, bez której prawa do zwrotu by nie było). Kontrola podatkowa jest jak kryzys gospodarczy; pytanie nie brzmi, czy będzie następny, ale kiedy.
Mimo to w praktyce stopień „przygotowania” na kontrole potrafi być bardzo różny i widać to potem w protokołach kontroli. Odpowiedzi przesłuchiwanych pracowników na pytania kontrolujących w stylu: „nie wiem”, „nie pamiętam”, nie pomagają bronić naszych interesów, zwłaszcza jeżeli dotyczą kwestii, gdzie poza stanem wiedzy pracowników mało jest wiarygodnych dowodów na np. rzeczywiste wyświadczenie nabytej usługi doradczej (a więc zasadność zaliczenia wydatków na nią do kosztów uzyskania przychodów i odliczenia VAT). Aby uniknąć zaskoczenia kontrolą i skutecznie bronić swoich interesów, trzeba zniwelować przewagę organu, który podczas kontroli najczęściej wie, czego szukać. Jak? Być do kontroli stale przygotowanym, co można zapewnić na poziomie procedur.
Nasz ekspert Łukasz Kempa jest do Twojej dyspozycji.
„Najlepszym przygotowaniem się do jutra jest robienie dzisiaj wszystkiego, co w twojej mocy” (H. Jackson Brown Jr.)
Projekt Wytycznych nie traktuje szeroko o kwestii przygotowania do kontroli, co wynika z faktu, że cały program współdziałania z KAS stanowi właściwie „permanentną kontrolę” ze strony fiskusa. Dla tych, którzy nie zamierzają tego robić, jest jednak jeden wzorzec przygotowania: należy procedurami zagwarantować takie postępowanie, jakby zaraz miała zacząć się kontrola.
Z tego punktu widzenia wynikają trzy podstawowe wnioski. Po pierwsze procedura powinna określić zasady odpowiedzialności poszczególnych osób. Mowa tu nie tylko o wyznaczeniu osoby odpowiadającej za kontakt z organem w toku czynności (to absolutna podstawa), ale także o obowiązkach osób z jednostek innych niż odpowiadające za podatki. Aby osoby odpowiedzialne za finanse i księgowość mogły skutecznie bronić interesów podatnika, muszą mieć wiedzę o okolicznościach faktycznych transakcji. Procedura powinna zobowiązywać osoby, które tę wiedzę mają, do przekazania tej informacji w terminach i w sposób pozwalający wyjaśniać istotne okoliczności.
Drugi obszar wymagający szczególnej uwagi to reakcje. Postępowanie podatkowe to nie fizyka, gdzie każda akcja sama „rodzi” reakcję. Aby nie przegapiać nadarzających się okazji, należy szybko reagować na działania organu, kiedy tylko jest to w naszej mocy. Żeby to robić – trzeba jeszcze przed kontrolą określić przewidywane działania organów i odpowiedź na nie. Jeżeli np. w toku kontroli mamy wiedzę, że organ podatkowy jakąś informację traktuje jako dowód na naszą niekorzyść, procedury powinny przewidywać „przeciwdowód”, najlepiej jeszcze w czasie kontroli, tak, by niekorzystne wnioski nie znalazły się w protokole.
Wreszcie, trzecim, ostatnim zagadnieniem, jest to, co robić, gdy jednak musimy przyznać organowi rację – czyli sposoby postępowania ukierunkowane na minimalizację strat. Takie kwestie, jak złożenie deklaracji korygujących lub „czynnego żalu” (jeżeli jeszcze można go skutecznie złożyć) również nie powinny zostać pozostawione bez odpowiedzi.
Co z tym fantem zrobić?
- Ogólna należyta staranność
- Podstawowym uregulowaniem jest określenie osoby odpowiadającej za kontakty z organami w razie kontroli lub podobnych działań i jej zastępcy (na wypadek nieobecności) i wyposażenie tych osób w instrumenty działania, w szczególności pełnomocnictwa
- VAT
- Przygotowanie do kontroli zaczyna się na szczeblu dokumentowania i archiwizacji. W pierwszej kolejności należy zatem zadbać o posiadanie wymaganych dokumentów i ich właściwe przechowywanie. Procedury powinny zapewniać szybki do nich dostęp i uzyskanie przez osobę reprezentującą w trakcie kontroli wszystkich posiadanych informacji o transakcjach stanowiących przedmiot kontroli.
- W ramach kontroli w VAT często wprost pada pytanie o sposoby weryfikacji rzetelności kontrahentów. Należy być przygotowanym na to pytanie i zaprezentować procedury weryfikacji, podkreślając oparcie o metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych.
- WHT (podatek u źródła)
- Podstawowym przedmiotem kontroli jest posiadanie certyfikatu rezydencji otrzymującego należność. Zgodnie z praktyką interpretacyjną certyfikat może być otrzymany po wypłacie. Procedury powinny jednak przewidywać uzyskanie go w możliwie najkrótszym czasie, tak, by w trakcie kontroli lub innego działania (najczęściej – czynności sprawdzających) już nim dysponować.
- Oprócz certyfikatu rezydencji przepisy wymagają pozyskania odpowiednich oświadczeń. Procedura powinna przewidywać ich pozyskanie i rozbudowanie o dodatkowe elementy istotne z punktu widzenia należytej staranności – w szczególności potwierdzające status rzeczywistego właściciela i prowadzenie rzeczywistej działalności w państwie deklarowanej rezydencji (posiadanie zasobów rzeczowych i ludzkich).
- Podobnie jak w VAT mogą wprost paść pytania o metody weryfikacji kontrahentów w ramach dochowania należytej staranności. Należy być przygotowanym i podkreślić zgodność podejmowanych działań z projektem objaśnień podatkowych dot. WHT.
- MDR (schematy podatkowe)
- Zagadnienie schematów podatkowych nie jest raczej obszarem „samodzielnych” kontroli. Jednak informacje uzyskane w ramach kontroli podatkowych mogą być analizowane pod kątem niezaraportowania schematów podatkowych. Procedury powinny przewidywać przegląd zdarzeń stanowiących przedmiot kontroli pod kątem identyfikacji schematów podatkowych i jak najszybszego zaraportowania zidentyfikowanych schematów.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa, Doradztwo, Procedury należytej staranności
