W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat określenia zasad podejmowania decyzji w kwestiach istotnych z punktu widzenia rozliczeń podatkowych.
Podsumowanie:
- Należy określić konkretne osoby lub ciała uprawnione do podejmowania decyzji w kwestiach istotnych z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Powinno to odnosić się nie tylko do rozliczeń podatkowych, ale także do wpływających na nie decyzji „biznesowych”.
- Procedury nie mogą prowadzić do paraliżu biznesowego, tylko w sytuacji skrajnej mają prowadzić do zablokowania danej transakcji z uwagi na ryzyko podatkowe.
- Kryterium nadawania uprawnień do podejmowania decyzji powinny być potencjalne negatywne skutki decyzji niewłaściwych (im bardziej dotkliwe skutki nieprawidłowości, tym wyższy „szczebel decyzyjny).
- Decyzje podejmowane przez odpowiednie osoby powinny być oparte o dokumenty zebrane i starannie przygotowane na wcześniejszym etapie, by osoby zarządzające miały pełną wiedzę o sytuacji i w przyszłości mogły wykazać, dlaczego podjęto taką a nie inną decyzję.
Sukces ma wielu ojców, a porażka jest sierotą
Przychodzi taki moment, w którym ktoś dostrzega potencjalnie negatywne skutki jakiejś decyzji w sferze opodatkowania (utratę prawa do odliczenia VAT, konieczność opodatkowania stawką 23% dostawy towaru za granicę, obowiązek zaraportowania schematu czy nawet wdrożenia procedury raportowania, sankcje karnoskarbowe). Co się wtedy dzieje?
Trudniejsze niż samo podjęcie decyzji, sprowadzające się najczęściej do wyboru, czy korzyść „biznesowa” przeważa nad realnie grożącym „ciężarem” podatkowym, bywa określenie, kto w ogóle ma decyzję podjąć. Może to rodzić różne negatywne skutki. Z jednej strony skali leży tu skrajna „niesterowność” organizacji, występująca np. gdy nikt nie chce podjąć decyzji, do tego stopnia, że nawet błahe problemy podatkowe rozstrzygane są nawet na poziomie zarządu. Z drugiej strony, jeżeli pojawi się ktoś przejmujący inicjatywę i „zdejmie” ciężar podejmowania decyzji z innych, może to doprowadzić do nadmiernego narażenia tej jednej osoby na odpowiedzialność (nawet karnoskarbową, gdzie przecież można trafić do więzienia czy utracić prawo wykonywania zawodu).
Ważny fragment
Aby sprawnie podejmować decyzje w kwestiach „podatkowych” i chronić osoby odpowiadające za rozliczenia przed zarzutem „winy w organizacji” (gdzie „na końcu” praktycznie zawsze jest zarząd), w procedurach należytej staranności podatkowej należy określić zakresy odpowiedzialności poszczególnych jednostek lub osób w kwestiach istotnych z punktu widzenia rozliczeń podatkowych.
Szczególnie doniosłe skutki nieuregulowania zakresów odpowiedzialności mogą występować w związku z obowiązywaniem przepisów ustawy z dnia 28 października 2002 r.
o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Oprócz przywoływanych w poprzednim artykule cyklu formach naruszenia, mogących skutkować odpowiedzialnością karną warto tu przywołać zasadę z ustawy, zgodnie z którą podmiot zbiorowy (np. spółka) podlega odpowiedzialności za czyn zabroniony, którym jest zachowanie m. in. osoby fizycznej:
- „działającej w imieniu lub w interesie podmiotu zbiorowego w ramach uprawnienia lub obowiązku do jego reprezentowania, podejmowania w jego imieniu decyzji lub wykonywania kontroli wewnętrznej albo przy przekroczeniu tego uprawnienia lub niedopełnieniu tego obowiązku” lub
- Innej osoby „dopuszczonej do działania w wyniku przekroczenia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków przez osobę” wymienioną w pkt. wyżej.
Tym samym nieuregulowanie w ogóle uprawnień i obowiązków dotyczących rozliczeń podatkowych prowadzić może, co do zasady, do odpowiedzialności spółki – w tym za działanie „innych osób” niż należących do jej organów, ale „dopuszczonych do działania w wyniku przekroczenia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków”. Oczywistą odpowiedzią na to zagrożenie jest wprowadzenie w procedurach jasnego podziału uprawnień i obowiązków, aby każdy znał swoje i działał w ich ramach.
Jednocześnie należy zadbać o to, żeby decyzje zarządu i innych osób były podejmowane na podstawie rzetelnych informacji zebranych z należytą starannością i udokumentowanych. Samo ustrukturyzowanie procesu podjęcia decyzji to już dużo, jednak procedury powinny umożliwić wyjaśnienie w przyszłości, dlaczego skłoniono się ku takiemu rozstrzygnięciu. Jest to szczególnie istotne w kontekście przepisów karnych karnoskarbowych, gdzie przecież obowiązuje zasada winy. Udowodnienie, że decyzję oparto o uzasadnione przesłanki, może łagodzić lub nawet zdejmować winę, nawet jeżeli doszło do naruszeń.
Pieniądze to nie wszystko
Ważny fragment
Jako podstawowe kryterium przypisania uprawnień do podejmowania decyzji do odpowiedniego „poziomu” jawi się mierzona w pieniądzu „wartość zdarzenia”. Jest to intuicja trafna; dotkliwość potencjalnych skutków podatkowych zależy przecież od wartości transakcji (np. wynagrodzenia), której dotyczą.
Efektem powinno być uwzględnianie skutków podatkowych w procesie podejmowania decyzji biznesowych, tak, by nie dopuszczać do działań niosących za sobą ostatecznie więcej szkody niż pożytku.
Dzięki temu np. pracownik działu zakupów może nie złożyć zamówienia u dostawcy nowego, niesprawdzonego i zdradzającego oznaki nierzetelności tylko dlatego, że cena różni się o 5% od oferowanej przez podmiot wiarygodny, podczas gdy odmowa prawa do odliczenia VAT kosztuje więcej, lub na przykład sprzedawca może nie zaproponować warunków dostawy stanowiących schemat podatkowy, co skutkowałoby koniecznością jego zaraportowania i nie tylko zwiększonego nakładu pracy w rozliczeniach podatkowych (zwłaszcza jeżeli współpraca potrwa długo i oprócz MDR-1 trzeba będzie wielokrotnie złożyć MDR-3), ale i „zepsuciem” relacji z klientem, który nie zdecydowałby się na umowę, gdyby wiedział, że będzie się to wiązało z zaraportowaniem schematu. Ten ostatni przykład dobrze ilustruje, że zaangażowanie pracowników „niepodatkowych” niesie za sobą korzyści obustronne – nie tylko dla działu podatkowego, ale także dla reszty organizacji, a nawet dla klientów.
Wreszcie, jeżeli „marchewka” w postaci sprawniejszego ogółem działania organizacji nie wystarczy by zmotywować nas do unormowania zasad współpracy, jest jeszcze „kij”. Mowa tu o przepisach ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, zgodnie z którymi nie tylko osoba winna naruszenia, ale i Spółka może odpowiadać karnie, jeżeli doszło do „co najmniej braku należytej staranności w wyborze osoby fizycznej” odpowiedzialnej „bezpośrednio” za naruszenie lub „co najmniej braku należytego nadzoru nad tą osobą”, a także do – szczególnie szerokie pojęcie – „organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która nie zapewniała uniknięcia popełnienia czynu zabronionego […] podczas gdy mogło je zapewnić zachowanie należytej staranności, wymaganej w danych okolicznościach, przez organ lub przedstawiciela podmiotu zbiorowego”.
Nieuregulowanie w ogóle obowiązków osób, których działanie może i pośrednio, ale jednak wpływa na rozliczenia podatkowe, jeżeli w efekcie dojdzie do naruszenia przepisów, może być skrajną postacią takiego właśnie „braku należytego nadzoru” czy „organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która nie zapewniała uniknięcia popełnienia czynu zabronionego” – co podlega karze.
Jest to jednak tylko część prawdy, uwzględniająca bezpośredni wpływ zdarzeń na zobowiązanie podatkowe (np. brak odliczenia VAT, solidarna odpowiedzialność, odpowiedzialność płatnika). Jednak prawo podatkowe niesie za sobą także inne obowiązki i zagrożenia, wśród których dwa aspekty zasługują na szczególną uwagę. Pierwszym jest pracochłonność obowiązków sprawozdawczych. Może się okazać, że przeprowadzenie transakcji mało istotnej „biznesowo” pociągnie za sobą dalece nieproporcjonalne obciążenie pracą w związku z koniecznością rozliczenia go „podatkowo” (np. zakup licencji na program komputerowy od dostawcy zagranicznego – konieczność rozważenia, jak należy kwalifikować wypłacane wynagrodzenie na gruncie podatku u źródła, a potem złożenie odpowiednich deklaracji i informacji. Przy mniejszych zakupach okazuje się, że efektywniej byłoby nabyć konkurencyjną licencję od podmiotu, który działa przez spółkę zależną w Polsce).
Drugą kwestią, idącą dalej w potencjalnych skutkach, jest odpowiedzialność karnoskarbowa. Nie jest ona najczęściej związana z „wartością” zdarzeń (dolegliwość potencjalnej kary już tak, ale sama karalność – nie), tylko z konkretnymi obszarami działalności i czynnościami. W takich sytuacjach należy uwzględnić w decyzjach osoby potencjalnie narażone na odpowiedzialność, która ma wymiar dalece „osobisty”.
Co z tym fantem zrobić?
- VAT
- Obszarami, w których w szczególności należy uregulować odpowiedzialność, jest dokonywanie zakupów w sytuacji zagrożenia brakiem prawa do odliczenia i zastosowanie stawki „krajowej” przy dostawach za granicę. Jeżeli nasza branża to uzasadnia (występuje ryzyko spotkania się z tym zjawiskiem), warto wprowadzić szczególne zasady podejmowania decyzji odnośnie faktur nie dokumentujących rzeczywistych zdarzeń (z uwagi na ryzyko odpowiedzialności karnej).
- Podstawowym miernikiem ryzyka w normalnych warunkach jest wartość transakcji z jednym kontrahentem i przede wszystkim z nią powinny być związane „szczeble” podejmowania decyzji.
- WHT (podatek u źródła)
- Podobnie jak w VAT, podstawowym miernikiem ryzyka jest wartość transakcji z jednym kontrahentem. Należy jednak wprowadzić szczególne uregulowania w przypadku wypłacania jednemu podatnikowi należności pow. 2 mln PLN rocznie z uwagi na procedury uzyskania uprawnienia do niepobrania podatku / zastosowania niższej stawki i odrębnie uregulowaną odpowiedzialność (np. oświadczenie o spełnieniu kryteriów składane przez zarząd).
- MDR (schematy podatkowe)
- Zagadnienie schematów podatkowych powoduje przede wszystkim ryzyka w obszarze pracochłonności sprawozdawczości podatkowej i odpowiedzialności karnoskarbowej. W podmiotach narażonych na pojawienie się schematów podatkowych szczególne uprawnienia decyzyjne powinny przysługiwać więc jednostce odpowiedzialnej za finanse i księgowość oraz zarządowi.
- Ogólna należyta staranność
- Wskazane jest ustanowienie „szczebli decyzji” w szeroko rozumianych sprawach „podatkowych”, ale nie tylko. Zdarzenia najistotniejsze biznesowo (z uwagi na skutki finansowe) oraz o charakterze „strategicznym” (np. przejęcia, przekształcenia, wejście na nowy przedmiotowo lub geograficznie rynek) powinny być poprzedzone analizą podatkową, tak, by ostateczna decyzja uwzględniała jej skutki. Osiągnąć to można odpowiednim określeniem uprawnień do podejmowania decyzji.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa
