Spółki, które udostępniają nieruchomości albo adres na potrzeby określenia siedziby dla innych spółek, w tym w swojej grupie, stają obecnie przed dużym dylematem związanym z dokonaniem specjalnego zgłoszenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy świadczący usługi polegające m.in. na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego podlegają obowiązkowemu wpisowi do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów („Rejestr”). Termin na rozstrzygnięcie wątpliwości i dokonanie zgłoszenia upływa 30 kwietnia 2022 r.
Podsumowanie:
- Najem siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług jest działalnością regulowaną i podlega obowiązkowi wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów. Dotyczy to także spółek, które powyższe usługi świadczą na rzecz innych spółek w ramach grupy.
- Wpisu Rejestru należy dokonać w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności, a w przypadku podmiotów, które rozpoczęły działalność przed 31 października 2021 r. – do dnia 30 kwietnia 2022 r.
- Za prowadzenie działalności na rzecz spółek lub trustów bez uzyskania wpisu do rejestru grozi kara do 100 000 zł.
Kogo dotyczy obowiązek wpisu do rejestru działalności na rzecz fundacji i trustów?
Art. 129a Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu („Ustawa AML”) stanowi, że działalność gospodarcza, obejmująca świadczenie usług polegających m.in. na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i może być wykonywana po uzyskaniu wpisu do Rejestru. Termin na realizację obowiązku wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności, a w przypadku podmiotów, które prowadziły działalność w powyższym zakresie przed 31 października 2021 r. – do dnia 30 kwietnia 2022 r. Zaniechanie obowiązkowi może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary do 100.000,00 zł. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców spełniających powyższe kryteria, za wyjątkiem radców prawnych i adwokatów oraz spółek, w ramach których prowadzą działalność.
Ważny fragment
Ustawa AML nie przewiduje natomiast wyłączenia zastosowania regulacji w przypadku świadczenia usług np. na rzecz innych spółek w ramach jednej grupy kapitałowej.
Kiedy najem siedziby i adresu podlega obowiązkowi zgłoszenia do rejestru działalności na rzecz fundacji i trustów?
Ustawa AML nie wyjaśnia precyzyjnie, czym jest działalność polegająca na zapewnieniu siedziby, adresu i adresu korespondencyjnego, niemniej istniejące komentarze i stanowisko Ministerstwa Finansów podpowiadają, jak ocenić sytuację. Przyjmuje się, że obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców świadczących usługi w zakresie tzw. outsourcingu usług biurowych, komercyjnie udostępniających wirtualne biura, w ramach których nabywca usługi korzysta z adresu udostępnionego na potrzeby określenia siedziby i obsługi korespondencji, bez konieczności (a czasami także możliwości) fizycznej obecności w danym miejscu. Z kolei, zasadniczo nie podlega przepisom ustawy przedsiębiorca wynajmujący powierzchnie biurowe, czy magazynowe na rzecz innych podmiotów, które faktycznie z tych nieruchomości korzystają w celu rzeczywistego prowadzenia działalności. Praktyka pokazuje jednak, że powyższe wskazówki interpretacyjnie nie są wystarczające. Co bowiem w przypadku, gdy przedsiębiorca wynajmuje nieruchomość albo jej część (czasami jedno pomieszczenie, biurko albo kilka metrów kwadratowych) na rzecz innych podmiotów, na potrzeby określenia siedziby. Każda spółka prawa handlowego musi mieć bowiem wskazaną siedzibę oraz adres, który podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru, natomiast nie każda spółka faktycznie prowadzi działalność gospodarczą pod wskazanym adresem. Literalne brzmienie ustawowych przesłanek wskazywałoby w takim przypadku na obowiązek zgłoszenia do Rejestru, chociaż wykładania celowościowa Ustawy AML może prowadzić do innych wniosków, w szczególności w przypadku udostępniania siedziby na potrzeby zgłoszenia spółek w ramach jednej grupy.
Ważny fragment
Wobec braku jasnych przepisów Ustawy AML, pojawiające się poglądy doktryny wskazują, że w takich wypadkach konieczna jest każdorazowa analiza i ocena konkretnego stanu faktycznego i weryfikacja konieczności zgłoszenia do Rejestru z uwzględnieniem specyfiki danej działalności.
Jakie obowiązki wiążą się z wpisem do rejestru działalności na rzecz fundacji i trustów?
Mając na uwadze ryzyko związane z brakiem wpisu do Rejestru, w przypadku wątpliwości, kuszące wydaje się po prostu dokonanie zgłoszenia. Sama procedura jest stosunkowo prosta i związana jest z obowiązkiem poniesienia opłaty wynoszącej nieco ponad 600 zł. Niemniej, dokonanie zgłoszenia nie zamyka katalogu obowiązków przedsiębiorcy wynikających z Ustawy AML.
Ważny fragment
Przyjęcie, że dany przedsiębiorca podlega obowiązkowemu wpisowi do Rejestru oznacza, że jest też instytucją obowiązaną w świetle obowiązujących przepisów, co oznacza wejście w reżim wielu restrykcyjnych obowiązków wynikających z przepisów Ustawy AML m.in. wdrożenia odpowiednich procedur i środków bezpieczeństwa finansowego.
W praktyce wiąże się to z koniecznością zaangażowania dodatkowych zasobów ludzkich i finansowych związanych z zapewnieniem realizacji obowiązków mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Przedsiębiorcy, którzy udostępniają nieruchomości albo adres na potrzeby określenia siedziby dla innych spółek, w tym w swojej grupie, powinni bezwzględnie i niezwłocznie sprawdzić konieczność zgłoszenia tego faktu do Rejestru. Niezbędna będzie wnikliwa analiza i ocena stanu faktycznego w celu weryfikacji konieczności dokonania wpisu oraz rzetelne określenie konsekwencji, w tym także obowiązków na gruncie przepisów Ustawy AML.
JAK MOŻEMY POMÓC?
Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton zapewnia wsparcie w ocenie obowiązujących stosunków gospodarczych w kontekście konieczności zgłoszenia do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów, jak również dokonaniu zgłoszenia i wdrożeniu procedur, mających na celu ograniczenie ryzyka prawnego związanego z obowiązkami wynikającymi z Ustawy AML.
