Firmy muszą pozostać w gotowości, ponieważ trwają jeszcze prace legislacyjne nad licznymi zmianami w przepisach, które najprawdopodobniej w ciągu roku zostaną włączone do porządku prawnego. Warto więc mieć świadomość zmian, na które trzeba się przygotować.
Spis treści
- Zmiany w dokumentowaniu stażu pracy
- Jawność wynagrodzeń coraz bliżej
- Projekt przepisów w zakresie wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz procesu orzeczniczego ZUS
- Zwiększone uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy
- Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
- Elektroniczna komunikacja między pracodawcą a pracownikiem
Zmiany w dokumentowaniu stażu pracy
W czerwcu mijającego roku Rada Ministrów przyjęła nowelizację Kodeksu pracy. Na jej mocy zredefiniowano dotychczasowe rozumienie “stażu pracy”. Oznacza to, że do stażu pracy uprawniającego do określonych świadczeń będą wliczane również okresy wykonywania pracy na podstawie innych form zatrudnienia niż umowa o pracę. Zmiany te zaczną obowiązywać w nadchodzącym roku w dwóch etapach. Najpierw, od 1 stycznia 2026 r., obejmą pracodawców sektora finansów publicznych, a następnie, od 1 maja 2026 r. – pozostałych pracodawców.
Ważny fragment
Rozszerzony w ten sposób katalog okresów wliczanych do stażu pracy będzie znacznie szerszy niż dotychczas. Obejmie on m.in.: okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz współpracy przy niej, wykonywania umów zlecenia i agencyjnych, członkostwa w spółdzielniach rolniczych oraz pracy zarobkowej za granicą.
W praktyce oznacza to, że łączny staż pracy wielu pracowników ulegnie wydłużeniu. To z kolei będzie miało bezpośredni wpływ na szereg uprawnień zależnych od długości stażu ogólnego lub zakładowego. Konieczne może być więc ponowne przeliczenie:
- wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni rocznie),
- wysokości dodatku stażowego,
- zasad przyznawania nagród jubileuszowych,
- długości okresu wypowiedzenia oraz kwoty odprawy przysługującej przy rozwiązaniu umowy o pracę.
Warto podkreślić, że przeliczenie stażu pracy będzie występowało na wniosek pracownika. Osoba zainteresowania wydłużeniem stażu pracy będzie zobligowana złożyć elektronicznie wniosek do ZUS przez portal PUE ZUS o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy podlegania ubezpieczeniom (np. okres prowadzenia działalności gospodarczej). Natomiast, okresy, które nie są wykazywane w ZUS (np. umowy zlecenia wykonywane przez studentów) będą musiały zostać udokumentowane przez pracownika we własnym zakresie. Każdy pracownik będzie dysponował 24-miesięcznym okresem, od wejścia przepisów w życie, na przedstawienie wymaganych dokumentów, jeśli chce, aby obecny pracodawca przeliczył jego uprawnienia pracownicze.
W związku z tym, firmy powinny przygotować się na powyższe zmiany w dwojaki sposób. Po pierwsze, działy kadrowe będą musiały: odpowiednio zorganizować obsługę wniosków pracowników, zweryfikować przedstawiane dokumenty oraz dokonać aktualizacji danych kadrowych. W wielu organizacjach konieczne okaże się również dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i procedur wewnętrznych, tak aby mogły obsłużyć nowe zasady ustalania stażu pracy. Po drugie, pracodawcy powinni uwzględnić potencjalnie wyższe koszty zatrudnienia wynikające z przeliczenia uprawnień niektórych pracowników.
Jawność wynagrodzeń coraz bliżej
Polska oraz inne kraje Unii Europejskiej stoją obecnie przed koniecznością dostosowania krajowych przepisów do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.
Pierwsze zmiany w tym zakresie zostały już ustanowione w Polskich przepisach i dotyczą zachowania jawności wynagrodzenia na etapie rekrutacji w celu umożliwienia kandydatowi świadomych negocjacji. Otóż, od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy zobowiązani będą przedstawić osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacje o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale oraz o postanowieniach układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania (jeśli takie funkcjonują w przedsiębiorstwie). Informacje te będą mogły być przedstawione na jednym z trzech etapów, czyli: w ogłoszeniu o naborze na stanowisko, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy.
Ponadto, poza powyższą zmianą, państwa członkowskie UE, mają czas do 7 czerwca 2026 r. na wdrożenie pozostałych przepisów wynikających z Dyrektywy. Obejmą one m.in.: obowiązek wprowadzenia jasnych zasad określania poziomu i progresji wynagrodzeń, obowiązek informowania pracownika o jego indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich stawkach dla grup pracowników wykonujących taką samą lub równoważną pracę. Regulacje będą również dotyczyć ustalenia zasad raportowania luki płacowej oraz przeprowadzania ocen wynagrodzeń pod kątem różnic pomiędzy kobietami i mężczyznami.
Ważny fragment
W polskim porządku prawnym przepisy te są obecnie na etapie przygotowywania projektu ustawy dostosowującej krajowe regulacje do wymogów dyrektywy. Na ten moment trudno przesądzić, czy niezbędne zmiany zostaną wdrożone w ustalonym terminie.
Projekt przepisów w zakresie wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz procesu orzeczniczego ZUS
Na szczególną uwagę zasługuje znajdujący się w zaawansowanym procesie legislacyjnym projekt ustawy, wprowadzający zmiany głównie w obszarach ujednolicenia i standaryzacji zasad orzekania o niezdolności do pracy, zasad zatrudniania lekarzy orzeczników oraz wykorzystywania i kontrolowania zwolnień lekarskich. Procedowanie tego projektu ma solidne uzasadnienie zarówno w analizach funkcjonowania obecnego systemu, jak i w oczekiwaniach społecznych. Podkreśla się przede wszystkim: nieefektywność i brak spójności dotychczasowego systemu orzekania, długie oczekiwanie na decyzje niezbędne do wypłaty świadczeń oraz trudności kadrowe w pozyskiwaniu lekarzy orzeczników ZUS. Odpowiedzią na te problemy ma być reforma przepisów opierająca się na dwóch filarach.
Pierwszy filar obejmuje m.in.: uelastycznienie zasad zatrudniania i wynagradzania lekarzy orzeczników, rozszerzenie uprawnień do orzekania na inne zawody medyczne czy wprowadzenie jednoosobowego trybu orzekania na wszystkich etapach postępowania. Drugi filar będzie regulował sposób wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz zasady kontroli ich prawidłowego wykorzystywania.
Ważny fragment
Planowane jest m.in.: wprowadzenie nowych definicji pracy zarobkowej oraz aktywności sprzecznej z celem zwolnienia. Doprecyzowano, że czynności incydentalne nie stanowią pracy zarobkowej, a za sprzeczne z celem zwolnienia uznaje się wyłącznie działania mogące przedłużać lub utrudniać leczenie.
Obecnie bowiem nawet drobna aktywność, taka jak odebranie telefonu służbowego, może wiązać się z ryzykiem utraty prawa do zasiłku chorobowego.
Ponadto, umożliwione ma zostać również wykonywanie pracy u jednego pracodawcy podczas zwolnienia lekarskiego u innego, pod warunkiem, że charakter wykonywanych zajęć jest odmienny, a rodzaj schorzenia pozwala na wykonywanie tego rodzaju obowiązków. Powyższe rozwiązania zwiększają elastyczność pracowników przebywających na zwolnieniu, co ma duże znaczenie w realiach współczesnego rynku pracy.
Obecnie ustawa została skierowana do Prezydenta i Marszałka Senatu. Znajduje się, więc na jednym z ostatnich etapów procesu legislacyjnego. Według dotychczasowych przewidywań, projektowane przepisy mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2027 r. Warto śledzić ich dalsze losy, ponieważ planowane zmiany są szerokie i mogą w istotny sposób wpłynąć na praktykę udzielania i kontrolowania zwolnień lekarskich w najbliższych latach.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Zwiększone uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy
Kolejnym projektem zmian, znajdującym się obecnie na etapie legislacji jest szeroko komentowana publicznie propozycja rozszerzenia uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Jej głównym celem jest ograniczenie praktyki zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi, szczególnie umowami zlecenia, o dzieło oraz coraz częściej – kontraktami B2B.
Zgodnie z aktualną treścią projektu, okręgowy inspektor pracy zyska nowe, rozszerzone kompetencje.
Ważny fragment
Otóż, w trakcie kontroli będzie mógł, w zależności od stanu faktycznego, złożoności sprawy oraz zasadności nie tylko skierować do sądu powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy jak dotychczas, ale także wydać decyzję administracyjną stwierdzającą, że taki stosunek istnieje.
Dodatkowo, projekt zakłada także zwiększenie przepływu informacji między ZUS i Krajową Administracją Skarbową (KAS) a PIP. Szczególnie dotyczy to danych, które mogą wskazywać na nadużycia polegające na pozornym zatrudnianiu na podstawie umów cywilnoprawnych. Ma to przyspieszyć i usprawnić kontrole oraz zwiększyć ich skuteczność.
Warto nadmienić, że proponowane zmiany budzą liczne obawy wśród pracodawców. Otóż, w przypadku wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy, pracodawca będzie zobligowany do jej natychmiastowego wykonania. Oznacza to konieczność bieżącego zgłoszenia pracownika do ZUS, przeliczenia i naliczenia składek oraz podatków, a także prowadzenia pełnej dokumentacji pracowniczej. Wszystko to niezależnie od tego, czy decyzja jest przez strony kwestionowana. W przypadku wniesienia odwołania, pracodawca będzie mógł wstrzymać się z wykonaniem części obowiązków jedynie w zakresie dotyczącym okresów wstecznych, do czasu uprawomocnienia się decyzji lub orzeczenia sądu.
Aktualnie projekt nadal jest przedmiotem prac rządowych. Ze względu na liczne głosy sprzeciwu zgłaszane przez środowiska przedsiębiorców należy mieć na uwadze, że jego ostateczny kształt może ulec zmianie.
Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
W Sejmie procedowana jest również ustawa ponownie zmieniająca zapisy Kodeksu Pracy w zakresie zmian terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Otóż, w obecnym stanie prawnym ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien zostać wypłacony w dniu rozwiązania umowy o pracę, czyli niejednokrotnie poza głównym cyklem płacowym i w innym dniu niż wypłata ostatniego wynagrodzenia za pracę. W praktyce takie rozwiązanie często przysparza trudności działom kadrowo-płacowym, zwłaszcza w miejscach pracy o dużej rotacji, gdzie umowy rozwiązywane są w różnych terminach. To sprawia, że organizacja wypłat w różnych terminach bywa utrudniona lub wręcz niemożliwa.
Po nowelizacji przepisy mają umożliwić wypłatę ekwiwalentu za urlop w standardowym dniu wypłaty wynagrodzenia, co znacząco uprości obsługę kadrowo-płacową i pozwoli na lepsze uporządkowanie procesów wewnętrznych.
Warto dodać, że projekt trafił do Sejmu pod koniec lipca 2025 roku. Zapowiadano wówczas, że zmiany zaczną obowiązywać od trzeciego kwartału tego roku, ale prace nad nim jeszcze trwają. W listopadzie dopiero opublikowano sprawozdanie Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach, do której projekt trafił po pierwszym czytaniu.
Elektroniczna komunikacja między pracodawcą a pracownikiem
W przyszłym roku kontynuowane będą także pracę nad wprowadzeniem możliwości zastosowania formy elektronicznej w szeregu czynności z zakresu prawa pracy. Przepisy te są procedowane w ramach tego samego projektu, który reguluje zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop. Celem tej zmiany jest usprawnienie komunikacji między pracownikiem tak, aby bardziej odpowiadać dzisiejszej praktyce cyfrowej. W miejsce wyłącznie formy pisemnej pojawi się katalog czynności, które pracownik będzie mógł załatwić za pośrednictwem zarówno tradycyjnej formy papierowej, jak i elektronicznie (np. mail, system HR).
Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom i działom kadrowo-płacowym szereg istotnych zmian, z których część zacznie obowiązywać już od początku roku. Kluczowe będzie przede wszystkim przygotowanie się do nowych zasad ustalania stażu pracy, które mogą wymagać ponownego przeliczenia wielu uprawnień pracowniczych. Równocześnie część projektów, takich jak: zmiany dotyczące zwolnień lekarskich, uprawnień PIP czy elektronicznej formy czynności z zakresu prawa pracy, pozostaje w trakcie procesu legislacyjnego. Wymaga to uważnego monitorowania prac parlamentarnych i szybkiego reagowania, gdy przepisy zostaną ostatecznie przyjęte.
W obliczu tych zmian ważne jest nie tylko ich prawidłowe wdrożenie, ale także zapewnienie edukacji pracowników w tym zakresie. Przejrzysta komunikacja pozwoli uniknąć nieporozumień, a firmie zapewni sprawność operacyjną oraz pewność, co do zgodności z przepisami w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Czytaj więcej:
- Nowe przepisy dotyczące stażu pracy od 2026 r. – konsekwencje zmian dla pracodawców i działów HR
- Kontrola zwolnień lekarskich przez ZUS
- Wypłata ekwiwalentu za urlop: prostsze zasady już wkrótce?
- Jawność wynagrodzeń w Polsce w 2025 r. – stan na start reformy
- Jawność wynagrodzeń coraz bliżej
- Podpis kwalifikowany w mObywatel – przyśpieszy proces digitalizacji akt osobowych?