W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat zaangażowania w dochowanie należytej staranności pracowników innych niż zajmujących się rozumianą ściśle kwestią rozliczeń podatkowych.
Podsumowanie:
- Aby dochować należytej staranności w rozliczeniach podatkowych, trzeba zaangażować szerszy krąg pracowników niż dział księgowości, w szczególności należy włączyć w ten proces osoby mające kontakt z dostawcami i kontrahentami.
- W procedurach należytej staranności trzeba określić zakres obowiązków poszczególnych pracowników i przeszkolić ich, tak, by pracownicy „niepodatkowi” rozumieli zakres i cel realizowanych zadań.
Ignorancja nie jest błogosławieństwem
Każdy księgowy czy doradca podatkowy to przeżył albo zna takie przypadki: frustracja wynikająca z działań innych pracowników, które nie były z nim nawet konsultowane, a powodują nieodwracalne i donośne skutki podatkowe (z praktyki klientów autora np. w VAT – zbycie nieruchomości bez rezygnacji ze zwolnienia i przez to utrata prawa do odliczenia w związku z jej nabyciem, czy w MDR – zaproponowanie klientowi modyfikacji zapisów o karze umownej zmieniające jej „niekosztowy” charakter na „kosztowy” bez uzasadnienia ekonomicznego, czyli udostępnienie schematu skutkujące obowiązkiem raportowania).
Takie sytuacje nie mogą dziwić, jeżeli pracownicy „niepodatkowi” i ich działania nie są w ogóle uwzględnione w zarządzaniu obowiązkami podatkowymi. Kieruje tym prosta zasada: wynik podatkowy jest „wtórny” wobec działań biznesowych. Zawartość CIT-8 nie wpływa na pracę Key Account Managera i jego relacje z klientem, ale w drugą stronę – ten wpływ już istnieje.
Jednak to tylko pozory. Informacje uzyskane od pracowników „niepodatkowych”, np. odpowiedzialnych za zakupy, wywierają skutki na gruncie rozliczeń i dlatego należy unormować ich obowiązki. Sygnalizuje to projekt „Wytycznych w zakresie Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego” Ministra Finansów, instruując, że „prawidłowe funkcjonowanie Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego wymaga odpowiedniego przeszkolenia, kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia pracowników realizujących funkcję podatkową, w tym pracowników struktury podatkowej”. „W tym” – a zatem nie wyłącznie.
Podatki to sport zespołowy
Ważny fragment
Aby dochować należytej staranności w rozliczeniach podatkowych w organizacji, należy zidentyfikować krąg pracowników, których działania mają wpływ na obowiązki podatkowe i wziąć ich pod uwagę w procedurach należytej staranności oraz wyposażyć w wiedzę pozwalającą wywiązać się z obowiązków (przeszkolić).
Efektem powinno być uwzględnianie skutków podatkowych w procesie podejmowania decyzji biznesowych, tak, by nie dopuszczać do działań niosących za sobą ostatecznie więcej szkody niż pożytku.
Dzięki temu np. pracownik działu zakupów może nie złożyć zamówienia u dostawcy nowego, niesprawdzonego i zdradzającego oznaki nierzetelności tylko dlatego, że cena różni się o 5% od oferowanej przez podmiot wiarygodny, podczas gdy odmowa prawa do odliczenia VAT kosztuje więcej, lub na przykład sprzedawca może nie zaproponować warunków dostawy stanowiących schemat podatkowy, co skutkowałoby koniecznością jego zaraportowania i nie tylko zwiększonego nakładu pracy w rozliczeniach podatkowych (zwłaszcza jeżeli współpraca potrwa długo i oprócz MDR-1 trzeba będzie wielokrotnie złożyć MDR-3), ale i „zepsuciem” relacji z klientem, który nie zdecydowałby się na umowę, gdyby wiedział, że będzie się to wiązało z zaraportowaniem schematu. Ten ostatni przykład dobrze ilustruje, że zaangażowanie pracowników „niepodatkowych” niesie za sobą korzyści obustronne – nie tylko dla działu podatkowego, ale także dla reszty organizacji, a nawet dla klientów.
Wreszcie, jeżeli „marchewka” w postaci sprawniejszego ogółem działania organizacji nie wystarczy by zmotywować nas do unormowania zasad współpracy, jest jeszcze „kij”. Mowa tu o przepisach ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, zgodnie z którymi nie tylko osoba winna naruszenia, ale i Spółka może odpowiadać karnie, jeżeli doszło do „co najmniej braku należytej staranności w wyborze osoby fizycznej” odpowiedzialnej „bezpośrednio” za naruszenie lub „co najmniej braku należytego nadzoru nad tą osobą”, a także do – szczególnie szerokie pojęcie – „organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która nie zapewniała uniknięcia popełnienia czynu zabronionego […] podczas gdy mogło je zapewnić zachowanie należytej staranności, wymaganej w danych okolicznościach, przez organ lub przedstawiciela podmiotu zbiorowego”.
Nieuregulowanie w ogóle obowiązków osób, których działanie może i pośrednio, ale jednak wpływa na rozliczenia podatkowe, jeżeli w efekcie dojdzie do naruszenia przepisów, może być skrajną postacią takiego właśnie „braku należytego nadzoru” czy „organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która nie zapewniała uniknięcia popełnienia czynu zabronionego” – co podlega karze.
Co z tym fantem zrobić?
- VAT
- Dla dochowania należytej staranności w weryfikacji dostawców należy zaangażować pracowników odpowiedzialnych za składanie zamówień, aż do najniższego szczebla pracownika, który ma z nimi kontakt. Kluczowe dla oceny wiarygodności VAT są informacje o dostawcy jako podmiocie, jego zasobach i proponowanych przez niego warunkach współpracy, a właśnie ci pracownicy tę wiedzę posiadają.
- W przypadku podmiotów wdrażających należytą staranność w transgranicznych dostawach towarów konieczne jest zaangażowanie przedstawicieli handlowych lub innych osób reprezentujących przedsiębiorcę wobec klientów – tak, by przez związaniem się umową postarali się o zagwarantowanie dowodów koniecznych do zastosowania stawki 0% VAT.
- Tylko pracownicy odpowiedzialny za dany obszar biznesu są w stanie ocenić, czy transakcja nie jest „zbyt piękna, żeby była prawdziwa”, a więc wolna od ryzyka.
- WHT (podatek u źródła)
- Podobnie jak w VAT podstawą jest zaangażowanie pracowników mających kontakt z zagranicznym dostawcą. Wiedza ta jest konieczna np. do oceny, czy prowadzi on rzeczywistą działalność w deklarowanym państwie siedziby (czy dysponuje tam odpowiednimi zasobami).
- MDR (schematy podatkowe), ogólna należyta staranność
- Zarówno zagadnienie MDR, jak i ogólnie pojęta należyta staranność, wymagają zaangażowania szerszego kręgu pracowników. Dotyczą bowiem nie tylko relacji „zewnętrznych” (zakupów / sprzedaży), ale także wewnętrznych, również wpływających na skutki podatkowe. Wskazane jest więc uwzględnienie w procesach podatkowych istotnych podatkowo działań np. zarządu (uchwały), kadr (zasady zatrudnienia i wynagradzania), prawników (zapisy we wzorach umów z dostawcami czy klientami).
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa
