Zmiany te mogą w istotny sposób wpłynąć na funkcjonowanie pracodawców. Jakich obowiązków mogą się oni spodziewać?
Burzliwa nowelizacja ustawy o PIP
W ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności zapowiedziano wprowadzenie zmian w zakresie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). W tym celu, we wrześniu 2025 roku, przedłożono projekt nowelizacji ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw przewidujący znaczne zwiększenie uprawnień inspektorów PIP w zakresie kontroli prawidłowości form zatrudnienia. Według pierwotnych zapisów, inspektor PIP zyskałby uprawnienie pozwalające na przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Co więcej, taka decyzja opatrzona byłaby klauzulą natychmiastowej wykonalności. W praktyce oznaczałoby to, że strony umowy musiałby się do niej zastosować, nawet jeśli zgłaszałyby co do niej zastrzeżenia. Równie kontrowersyjny okazała się także przepis, który nakładał na pracodawców obowiązek uiszczenia zaległych składek z tytułu przekształcenia umowy nawet do 3 lat wstecz.
Czytaj: Nowe uprawnienia PIP od stycznia 2026 r. – umowy cywilnoprawne pod lupą
Projekt uległ jednak znacznemu złagodzeniu, gdy trafił do Stałego Komitetu Rady Ministrów na początku grudnia 2025 roku. Najistotniejsze zmiany dotyczą zasad wydawania decyzji przez inspektorów PIP. Otóż, nadal będą oni mogli stwierdzić, że umowa zlecenia, o dzieło czy kontrakt B2B spełnia przesłanki stosunku pracy, jednak decyzja ta nie będzie opatrzona klauzulą natychmiastowej wykonalności. Tym samym, strony umowy zyskają możliwość wyboru: czy chcą zawrzeć umowę o pracę czy współpracować na podstawie dotychczasowej umowy, którą trzeba będzie poprawić tak, żeby nie budziła wątpliwości. Dodatkowo decyzję inspektora będzie można zaskarżyć: najpierw do Głównego Inspektora Pracy, następnie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, a ostatecznie do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Dopiero po przejściu całej ścieżki odwoławczej decyzja stanie się ostateczna, o ile nie zostanie uchylona. Ponadto, wycofano się także z koncepcji nadawania decyzjom skutku wstecznego. Jeśli jednak inspektor uzna konieczność zapłaty zaległych składek, będzie musiał wystąpić z powództwem do sądu, który dopiero rozstrzygnie, czy ich naliczenie wstecz jest zasadne. Bez zmian pozostały natomiast przepisy zacieśniające współpracę PIP z ZUS i Krajową Administracją Skarbową (KAS). Ma to pomóc w skuteczniej analizie ryzyka i trafnemu typowaniu podmioty do kontroli.
Warto zwrócić uwagę, że obecne złagodzenie propozycji podyktowane było sprzeciwem wyrażanym jawnie przez część posłów, a także środowiska oraz organizacje przedsiębiorców takie, jak: Pracodawcy RP, Konfederacja Lewiatan oraz Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców (MŚP). Zauważali oni, że bez uwzględnienia okoliczności społeczno-gospodarczych, proponowane rozwiązania mogą grozić chaosem prawnym, a także dotkliwymi skutkami finansowymi dla wielu firm, a w szczególności przedstawicieli sektora MŚP.
Ważny fragment
Co więcej, organizacje te dostrzegają ryzyko unikania przez przedsiębiorców umów cywilnoprawnych w przyszłości, także w sytuacji, gdy będą bardziej adekwatne lub wręcz prawnie uzasadnione. Jak bowiem wynika z danych GUS, na koniec września 2024 r. ponad 2,4 mln osób wykonywało pracę na podstawie umów zlecenia i pokrewnych. Potwierdza to, że proponowane zmiany mogą dotknąć bardzo szeroką grupę podmiotów.
Szczególnie zagrożone są firmy, opierające swój model działania na współpracy B2B (jak branża IT) oraz organizacje korzystające z usług specjalistów na umowach cywilnoprawnych. Mogą oni dotkliwe odczuć daleko idące koszty związane z przekształceniem umów. Co więcej, coraz częściej podkreśla się również, że skutki finansowe dotknęłyby nie tylko pracodawców. Pracownicy przechodzący z umów cywilnoprawnych na etat mogliby otrzymywać niższe wynagrodzenie netto, co dodatkowo potęguje obawy związane z planowaną reformą.
Potencjalne obowiązki pracodawców w związku z nowymi uprawnieniami PIP
Choć ostateczny kształt ustawy zostanie przedstawiony i wyjedzie w życie najprawdopodobniej dopiero w pierwszej połowie 2026 roku, to już teraz wiadomo, że przyniesie ona zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Pracodawcy już teraz powinni założyć, że w przypadku wytypowania do kontroli będą musieli przygotować się na szczegółową weryfikację umów cywilnoprawnych. Może ona obejmować m.in. przesłuchania pracowników i współpracowników, analizę faktycznego sposobu wykonywania obowiązków oraz ocenę, czy relacja nie nosi cech stosunku pracy. I dalej, należy także przygotować się na to, że w sytuacji zakwestionowania zasadności umowy B2B kluczowa odpowiedzialność za realizację nowych obowiązków spadnie na przedsiębiorców. W krótkim czasie, działające w ich imieniu, działy kadrowo-płacowe będą musiały m.in.:
- skierować pracownika na badania medycyny pracy,
- udzielić wsparcia przy przygotowaniu dokumentów w oparciu o Kodeks pracy (umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia),
- sporządzić i prowadzić pełną dokumentację pracowniczą,
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS,
- naliczać oraz odprowadzać należne składki do ZUS finansowane przez pracownika,
- odprowadzać składki do ZUS, w ramach kosztu pracodawcy, należne składki społeczne (składka emerytalna, rentowa, wypadkowa) oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- odprowadzać składki na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w sytuacji przystąpienia pracownika do programu,
- odprowadzać podatek,
- zorganizować wstępne szkolenia BHP oraz okresowe w trakcie trwania stosunku pracy,
- ustalić prawo do urlopu wypoczynkowego.
Należy mieć na uwadze, że im większa liczba umów wymagających przekształcenia tym większa liczba obowiązków. Ich skala z pewnością przełoży się na znaczne obciążenie organizacyjne, a tym samym może się okazać bardzo czaso- i kosztochłonna.
Ważny fragment
Dlatego już teraz warto zweryfikować nie tylko to, czy umowy cywilnoprawne są poprawnie skonstruowane, ale przede wszystkim, czy są realizowane zgodnie z ich charakterem.
Należy pamiętać, że stosunek pracy charakteryzuje się m.in.: podporządkowaniem, obowiązkiem osobistego świadczenia pracy oraz jej ciągłym, powtarzalnym wykonywaniem. Tymczasem osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej powinna działać samodzielnie i odpowiadać za ryzyko związane z prowadzeniem własnej działalności. Z tego względu, aby współpraca w ramach umowy cywilnoprawnej miała rzeczywiście charakter partnerski, nie może ona obejmować: obowiązku osobistego wykonywania pracy, stałych godzin i miejsca pracy, świadczeń typowych dla relacji pracowniczej (np. urlopów, wynagrodzenia chorobowego, jednolitego systemu podwyżek czy benefitów), a także stałej podległości służbowej i podporządkowania.
Choć ostateczny kształt i termin wejścia w życie nowych przepisów dotyczących uprawnień PIP wciąż pozostają niepewne, już teraz warto przygotować się na możliwość znacznie szerszej kontroli umów cywilnoprawnych. Pracodawcy powinni przeanalizować sposób realizacji współpracy z wykonawcami i zaangażować działy kadrowo-płacowe, które w razie decyzji inspektora będą musiały w szybkim tempie wdrożyć liczne obowiązki. Wczesne uporządkowanie procesów pozwoli ograniczyć ryzyka nieprawidłowości podczas kontroli oraz ułatwi funkcjonowanie firmy w przypadku wejścia nowych regulacji w życie.
Czytaj więcej: Najważniejsze zmiany kadrowo-płacowe w 2026 roku