Zmiany te mogą w istotny sposób wpłynąć na funkcjonowanie pracodawców. Jakich obowiązków mogą się oni spodziewać?
Burzliwa nowelizacja ustawy o PIP
W ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności zapowiedziano wprowadzenie zmian w zakresie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). W tym celu, we wrześniu 2025 roku, przedłożono projekt nowelizacji ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw przewidujący znaczne zwiększenie uprawnień inspektorów PIP w zakresie kontroli prawidłowości form zatrudnienia. Według pierwotnych zapisów, inspektor PIP zyskałby uprawnienie pozwalające na przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Co więcej, taka decyzja opatrzona byłaby klauzulą natychmiastowej wykonalności. W praktyce oznaczałoby to, że strony umowy musiałby się do niej zastosować, nawet jeśli zgłaszałyby co do niej zastrzeżenia. Równie kontrowersyjny okazała się także przepis, który nakładał na pracodawców obowiązek uiszczenia zaległych składek z tytułu przekształcenia umowy nawet do 3 lat wstecz.
Czytaj: Nowe uprawnienia PIP od stycznia 2026 r. – umowy cywilnoprawne pod lupą
Projekt uległ jednak znacznemu złagodzeniu, gdy trafił do Stałego Komitetu Rady Ministrów na początku grudnia 2025 roku. Inspektorzy nadal zachowali możliwość stwierdzenia, że dana umowa spełnia przesłanki stosunku pracy, ale taka decyzja nie byłaby natychmiast wykonalna. Wyjątek mogłyby stanowić sytuacje, kiedy umowa cywilnoprawna zostałaby zawarta z osobą pod szczególną ochroną (np. kobietą w ciąży). Natomiast, co do zasady, pozostałe umowy podlegałaby ścieżce odwoławczej, a także nie wywoływałaby skutku wstecznego. Zachowana została natomiast współpraca PIP z ZUS i KAS w zakresie analizy ryzyka i typowania podmiotów do kontroli. Mimo tych zmian, projekt został ponownie odrzucony przez Premiera na początku stycznia 2026 roku. To wymusiło wprowadzenie kolejnych modyfikacji. I tak, w najnowszej wersji projektu dodano, że odwołanie od decyzji wstrzymuje jej wykonanie (do prawomocnego rozstrzygnięcia). Przewidziano także przestrzeń na dialog między stronami umowy. Otóż zanim inspektor wyda decyzję, strony będą miały szansę na samodzielne uzgodnienie warunków zatrudnienia na etacie i zmianę kontraktu cywilnoprawnego w umowę o pracę. Wówczas nie będzie potrzeby dalszego ingerowania w tę sprawę przez PIP. Co więcej, przedsiębiorcy zyskają możliwość, ubiegania się o indywidualne interpretacje Głównego Inspektora Pracy (GIP). Wydłużono także okres dobrowolnego dostosowania się do poleceń, ale jednocześnie dwukrotnie zwiększono kary za niedopełnienie wymogów po terminie. Dopiero powyższe brzmienie spotkało się z pozytywnym rozpatrzeniem zarówno przez Sejm, jak i Senat oraz zostało przekazane do Prezydenta.
Warto zwrócić uwagę, że złagodzenie propozycji podyktowane było sprzeciwem wyrażanym jawnie przez część posłów, a także środowiska oraz organizacje przedsiębiorców takie, jak: Pracodawcy RP, Konfederacja Lewiatan oraz Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców (MŚP). Zauważali oni, że bez uwzględnienia okoliczności społeczno-gospodarczych, proponowane rozwiązania mogą grozić chaosem prawnym, a także dotkliwymi skutkami finansowymi dla wielu firm, a w szczególności przedstawicieli sektora MŚP.
Ważny fragment
Co więcej, organizacje te dostrzegają ryzyko unikania przez przedsiębiorców umów cywilnoprawnych w przyszłości, także w sytuacji, gdy będą bardziej adekwatne lub wręcz prawnie uzasadnione. Jak bowiem wynika z danych GUS, na koniec września 2024 r. ponad 2,4 mln osób wykonywało pracę na podstawie umów zlecenia i pokrewnych. Potwierdza to, że proponowane zmiany mogą dotknąć bardzo szeroką grupę podmiotów.
Szczególnie zagrożone są firmy, opierające swój model działania na współpracy B2B (jak branża IT) oraz organizacje korzystające z usług specjalistów na umowach cywilnoprawnych. Mogą oni dotkliwe odczuć daleko idące koszty związane z przekształceniem umów. Co więcej, coraz częściej podkreśla się również, że skutki finansowe dotknęłyby nie tylko pracodawców. Pracownicy przechodzący z umów cywilnoprawnych na etat mogliby otrzymywać niższe wynagrodzenie netto, co dodatkowo potęguje obawy związane z planowaną reformą.
Potencjalne obowiązki pracodawców w związku z nowymi uprawnieniami PIP
Ustawa oczekuje obecnie na podpis Prezydenta. Wszystko wskazuje jednak na to, że po jego złożeniu nowe przepisy wejdą w życie jeszcze w 2026 roku, po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Pracodawcy już teraz powinni założyć, że w przypadku wytypowania do kontroli będą musieli przygotować się na szczegółową weryfikację umów cywilnoprawnych. Może ona obejmować m.in. przesłuchania pracowników i współpracowników, analizę faktycznego sposobu wykonywania obowiązków oraz ocenę, czy relacja nie nosi cech stosunku pracy. I dalej, należy także przygotować się na to, że w sytuacji zakwestionowania zasadności umowy B2B kluczowa odpowiedzialność za realizację nowych obowiązków spadnie na przedsiębiorców. W krótkim czasie, działające w ich imieniu, działy kadrowo-płacowe będą musiały m.in.:
- skierować pracownika na badania medycyny pracy,
- udzielić wsparcia przy przygotowaniu dokumentów w oparciu o Kodeks pracy (umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia),
- sporządzić i prowadzić pełną dokumentację pracowniczą,
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS,
- naliczać oraz odprowadzać należne składki do ZUS finansowane przez pracownika,
- odprowadzać składki do ZUS, w ramach kosztu pracodawcy, należne składki społeczne (składka emerytalna, rentowa, wypadkowa) oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- odprowadzać składki na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w sytuacji przystąpienia pracownika do programu,
- odprowadzać podatek,
- zorganizować wstępne szkolenia BHP oraz okresowe w trakcie trwania stosunku pracy,
- ustalić prawo do urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, w przypadku wątpliwości co do treści zawieranych umów, warto też rozważyć złożenie wniosku o indywidualną interpretacje GIP. Koszt takiej interpretacji wynosi około 40 zł i pozwala na zapewnienie ochrony przed sankcjami i karami, gdy firma dostosuje się do jej treści. Należy jednak pamiętać, że wydanie takiej interpretacji nie wyłącza możliwości oceny przez właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy rzeczywistego charakteru stosunku prawnego w toku kontroli, jeżeli ustalony w jej trakcie stan faktyczny różni się od opisanego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.
Należy mieć na uwadze, że im większa liczba umów wymagających przekształcenia tym większa liczba obowiązków. Ich skala z pewnością przełoży się na znaczne obciążenie organizacyjne, a tym samym może się okazać bardzo czaso- i kosztochłonna.
Ważny fragment
Dlatego już teraz warto zweryfikować nie tylko to, czy umowy cywilnoprawne są poprawnie skonstruowane, ale przede wszystkim, czy są realizowane zgodnie z ich charakterem.
Należy pamiętać, że stosunek pracy charakteryzuje się m.in.: podporządkowaniem, obowiązkiem osobistego świadczenia pracy oraz jej ciągłym, powtarzalnym wykonywaniem. Tymczasem osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej powinna działać samodzielnie i odpowiadać za ryzyko związane z prowadzeniem własnej działalności. Z tego względu, aby współpraca w ramach umowy cywilnoprawnej miała rzeczywiście charakter partnerski, nie może ona obejmować: obowiązku osobistego wykonywania pracy, stałych godzin i miejsca pracy, świadczeń typowych dla relacji pracowniczej (np. urlopów, wynagrodzenia chorobowego, jednolitego systemu podwyżek czy benefitów), a także stałej podległości służbowej i podporządkowania.
Wszystko wskazuje na to, że ustawa dotycząca uprawnień PIP ma szanse wejść w życie w ciągu najbliższych miesięcy. Z tego względu, już teraz warto przygotować się na możliwość znacznie szerszej kontroli umów cywilnoprawnych. Pracodawcy powinni przeanalizować sposób realizacji współpracy z wykonawcami. Jeśli okaże się, że zawarte umowy cywilnoprawne spełniają cechy stosunku pracy, dobrą praktyką będzie dobrowolne przekształcenie umowy w terminie do 12 miesięcy od wejścia w życie ustawy. Zgodnie z przepisami, pozwoli to na uniknięcie odpowiedzialności karno-wykroczeniowej.
Do tego konieczne będzie zaangażowanie działów kadrowo-płacowych, które będą musiały w szybkim tempie wdrożyć liczne obowiązki. Wczesne uporządkowanie procesów pozwoli ograniczyć ryzyka nieprawidłowości podczas kontroli oraz ułatwi funkcjonowanie firmy w przypadku wejścia nowych regulacji w życie.
Czytaj więcej:
Nowe uprawnienia PIP – ważne informacje
Na czym polega reforma PIP i jaki jest jej główny cel?
Reforma ma wzmocnić uprawnienia PIP i ograniczyć zjawisko „fałszywego samozatrudnienia”. Nowe przepisy mają uszczelnić system zatrudnienia, ułatwić wykrywanie umów pozornie cywilnoprawnych oraz poprawić egzekwowanie prawa pracy.
Kiedy w życie wejdzie reforma o PIP?
Reforma wejdzie w życie po podpisaniu ustawy przez Prezydenta, najprawdopodobniej jeszcze w 2026 roku. Przepisy zaczną obowiązywać po upływie 3 miesięcy od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Jak pracodawcy powinni przygotować się do nowych przepisów o PIP?
W pierwszej kolejności warto przeanalizować wszystkie umowy cywilnoprawne, ich faktyczne wykonywanie oraz wykluczyć cechy etatu, takie jak podporządkowanie, stałe godziny czy osobiste wykonywanie pracy. W razie wątpliwości warto wystąpić o interpretację GIP.
Jakie obowiązki mogą spaść na pracodawców po zakwestionowaniu umowy B2B?
Firmy będą musiały szybko wdrożyć pełne obowiązki pracodawcy: badania lekarskie, przygotowanie dokumentacji pracowniczej, zgłoszenia do ZUS, naliczanie składek, szkolenia BHP, ustalenie urlopu oraz pełne rozliczenia podatkowo-składkowe.