Co więcej, prezydent skierował ustawę do oceny następczej Trybunału Konstytucyjnego, ale nie wstrzymuje to wejścia w życie zapisów ustawowych po upływie wyznaczonego vacatio legis.
Nowe regulacje oznaczają dla przedsiębiorców nie tylko ryzyko ingerencji w dotychczasowe modele współpracy, lecz także konieczność przygotowania się na dodatkowe obowiązki organizacyjne i kadrowo-płacowe. Warto zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem.
Zapisz się na bezpłatne webinary, na których będziemy poruszać tematykę reformy Państwowej Inspekcji Pracy:
Ostateczne brzmienie przepisów o PIP
Przyjęte ostatecznie brzmienie przepisów różni się istotnie od ich pierwotnej wersji z końca 2025 roku. Wówczas zakładano przyznanie inspektorom niemal bezwzględnego uprawnienia do przekształcania umów cywilnoprawnych, spełniających znamiona stosunku pracy, w umowy o pracę w drodze decyzji administracyjnej i to nie tylko ze skutkiem natychmiastowym, ale i wstecznym.
Obecna wersja regulacji ma bardziej wyważony charakter i stanowi niejako kompromis względem pierwotnych założeń. Inspektorzy nadal zachowali możliwość stwierdzenia, że dana umowa spełnia przesłanki stosunku pracy. Zastrzeżono jednak, że wspomniana decyzja będzie wywoływać skutki prawne od dnia jej wydania, ale stanie się wykonalna dopiero po upływie terminu na odwołanie lub po uprawomocnieniu się wyroku sądu pracy. Co istotne, ustawodawca pozostawił również przestrzeń na dialog między stronami. Tym samym, przed wydaniem decyzji będą one mogły samodzielnie uzgodnić zmianę formy współpracy i dostosować ją do warunków etatu, co może wyłączyć dalszą ingerencję PIP.
Dodatkowo przedsiębiorcy zyskają możliwość wystąpienia o indywidualną interpretację do Głównego Inspektora Pracy. Wydłużono także okres na dobrowolne dostosowanie się do zaleceń, jednak równolegle zaostrzono sankcje.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kiedy reforma PIP wejdzie w życie?
Warto podkreślić, że zasadnicza część nowych przepisów wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Już od momentu publikacji obowiązywać będą jednak regulacje o charakterze organizacyjnym, mające na celu przygotowanie Państwowej Inspekcji Pracy do nowych kompetencji. Dotyczy to art. 1 pkt 6 lit. b i pkt 17, art. 9–12 oraz art. 17.
W szczególności przewidują one wzmocnienie roli Głównego Inspektora Pracy odpowiedzialnego m.in. za opracowanie strategii rozwoju PIP, wdrożenie narzędzi informatycznych, przygotowanie metod zarządzania kontrolami oraz systemów oceny ryzyka. Dodatkowo zostaną określone jednolite standardy prowadzenia kontroli, a także przeprowadzony audyt bezpieczeństwa informatycznego.
Ustawa zakłada również zacieśnienie współpracy pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową poprzez powołanie wspólnego zespołu do oceny ryzyka, co ma zwiększyć skuteczność działań kontrolnych.
Ważny fragment
W praktyce oznacza to, że jeszcze przed wejściem w życie kluczowych zmian przedsiębiorcy powinni liczyć się z intensyfikacją i lepszym przygotowaniem inspektorów do przeprowadzenia kontroli.
Jakie obowiązki wymusi na pracodawcach konieczność przekwalifikowania umowy?
Od momentu wejścia w życie nowych przepisów pracodawcy korzystający z umów cywilnoprawnych będą musieli liczyć się z ryzykiem ich przekształcenia w umowy o pracę w wyniku kontroli PIP. Warto więc odpowiednio wcześnie zweryfikować zarówno treść zawartych umów, jak i sposób ich faktycznej realizacji, aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania współpracy. Istotne jest wykluczenie cech stosunku pracy, takich jak: podporządkowanie, stałe godziny pracy czy obowiązek osobistego świadczenia pracy. Warto więc zweryfikować dotychczasowe zasady i wszystkie dokumenty potwierdzające współpracę. Braki lub niewłaściwe zapisy w dokumentach mogą bowiem skutkować nałożeniem kar finansowych podczas kontroli. Jeżeli jednak okaże się, że dana umowa wymaga zmiany (niezależnie od tego, czy nastąpi to z inicjatywy pracodawcy, czy w wyniku kontroli) na działy kadrowo-płacowe spadnie szereg dodatkowych obowiązków.
W pierwszej kolejności konieczne będzie przygotowanie skierowań dla pracowników na badania medycyny pracy oraz zorganizowanie wstępnych i okresowych szkoleń BHP. Następnie działy będę musiały zająć się przygotowaniem dokumentacji pracowniczej, co w zależności od skali przekształceń może sięgać kilkudziesięciu czy nawet kilkuset dokumentów. To jednak nie koniec. Dalej konieczne będzie dopełnienie obowiązków względem instytucji publicznych, na co składa się m.in.:
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS (w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w umowie),
- naliczanie oraz odprowadzanie należnych składek do ZUS oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- odprowadzanie składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w sytuacji przystąpienia pracownika do programu,
- odprowadzanie podatku.
W tym wszystkim kluczowe jest odpowiednie wewnętrzne zaplanowanie prac lub skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego partnera. A wszystko po to, żeby zapewnić ciągłość pracy, uniknąć przestojów wynikających z braków formalnych i być odpowiednio przygotowanym na ewentualną kontrolę PIP.
Nowe przepisy o PIP mogą zwiastować, że pojawi się wzmożona fala kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Warto wykorzystać ostanie miesiące przed wejściem ustawy w życie, żeby zminimalizować ryzyko dopatrzenia się nieprawidłowości w trakcie ewentualnej wizyty inspektorów we własnej firmie. Kluczowe jest przeanalizowanie zawartych umów oraz odpowiednie przygotowanie działu kadrowo-płacowego, zarówno pod kątem procedur, jak i gotowości operacyjnej. Im lepiej zaplanowany będzie to proces, tym łatwiej będzie uniknąć ryzyk prawnych, organizacyjnych i finansowych związanych z nowymi regulacjami.
Czas na audyt umów – reforma PIP okiem prawnika
Senior Associate, Zespół Prawa Pracy w Kancelarii Prawnej Grant Thornton
To najwyższy czas na zweryfikowanie, czy w naszej organizacji nie występują nieprawidłowości oraz czy stosowane przez nas modele zatrudnienia nie generują ryzyka reklasyfikacji umów cywilnoprawnych na umowy o pracę. Z opublikowanego w ostatnim miesiącu raportu Grant Thornton wynika, że w 2025 r. Państwowa Inspekcja Pracy była organem, który najczęściej przeprowadzał kontrole u polskich przedsiębiorców (na dalszych pozycjach znalazły się sanepid i organy podatkowe).
Podpisana przez prezydenta Ustawa przewiduje przyznanie środków pieniężnych w znacznej wysokości na potrzeby realizacji nowych zadań przez Państwową Inspekcję Pracy. W 2027 r. ma być to kwota w wysokości 60,6 mln zł. W 2028 r. pula środków ma zostać zwiększona do 73,5 mln zł. Z całą pewnością przełoży się to na istotne zwiększenie liczby kontroli oraz na poprawę ich efektywności – kontrolerzy będą dysponować dodatkowymi zasobami, uzyskają nowe uprawnienia i będą wyposażeni w dodatkowe narzędzia. Audyty przeprowadzane od kilku miesięcy przez nasz zespół wskazują, że nieprawidłowości występują zarówno w zapisach umownych (nierzadko umowy cywilnoprawne zawierają postanowienia bardzo zbliżone do regulacji z Kodeksu pracy), jak i w praktyce współpracy pomiędzy stronami umowy. Zdarzały nam się także audyty, podczas których same umowy nie budziły większych zastrzeżeń, ale współpraca stron była realizowana na zasadach umowy o pracę – w takich przypadkach działania naprawcze są niezbędne w celu uniknięcia reklasyfikacji.