Spis treści
- Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników
- Utrzymanie przez pół roku możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących.
- Odroczenie o pół roku wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury
- Wprowadzenie do końca 2026 r. dobrowolnie stosowanego przez podatników trybu „offline”
- Wprowadzenie półrocznego okresu przejściowego dla mikro-przedsiębiorców
- Dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów
- Załącznik do faktury
- Instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF
- Wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST
- Wyrównanie środowisk KSeF
1. Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Fazowanie tego obowiązku jest zaleceniem audytu KSeF, które zdaniem Ministerstwa Finansów jest warunkiem wdrożenia stabilnego technicznie systemu. Mniejsi podatnicy otrzymają dodatkowe 2 miesiące na wdrożenie zmian.
2. Utrzymanie przez pół roku, tj. od lutego do końca lipca 2026 r. możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących
Rozwiązanie to zdaniem MF pozwoli na wydłużenie okresu dostosowania się podatników, którzy korzystali z możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących do wdrażanych rozwiązań KSeF.
3. Odroczenie o pół roku, tj. od lutego do końca lipca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury – również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)
Propozycja ta ma zdaniem MF zabezpieczyć podatnikom dodatkowy czas na odpowiednie dostosowanie się do proponowanych zmian.
4. Wprowadzenie do końca 2026 r. dobrowolnie stosowanego przez podatników trybu „offline”
Rozwiązanie znajdzie zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktury do systemu. Po okresie przejściowym tryb offline również będzie mógł być stosowany, ale tylko w przypadku jasno wskazanym w ustawie tj. awarii systemu lub trybu offline u podatnika.
5. Wprowadzenie półrocznego okresu przejściowego, tj. od kwietnia do końca września 2026 r. dla mikro-przedsiębiorców
Przez pół roku podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży - 10 tys. zł miesięcznie) nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
6. Dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów
W drodze wprowadzonych zmian, to podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował czy wystawia e-fakturę, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że do wystawienia e-faktury dla konsumenta nie będzie wymagana zgoda nabywcy – konsumenta. Jednakże, jak dotychczas, samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę. Podatnik, będzie natomiast obowiązany zapewnić konsumentowi odpowiedni dostęp do wystawionej faktury.
7. Załącznik do faktury
Zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże zgodnie z uzasadnieniem do projektu KSeF rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi. Załącznik stanowi integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) została rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł „Zalacznik”. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikiem będzie dostępna dla użytkowników systemu po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia (w API KSeF) w tym zakresie. Weryfikacja zgłoszenia odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany. MF wskazuje, że wprowadzenie załącznika do wzoru e-faktury nie oznacza, że znajdą się w nim dodatkowe elementy na fakturze, wykraczające poza zakres danych przewidzianych w art. 106e ustawy o VAT.
8. Instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF
Zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Zapewnienie wskazanej możliwości zdaniem MF nie wymaga wprowadzenia zmian prawnych. Założenia biznesowe i techniczne KSeF zostaną odpowiednio uzupełnione o zapewnienie podatnikom możliwości instalowania ww. certyfikatów nie wcześniej niż od 1 listopada 2025 r. Kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktur zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja interfejsów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)”.
9. Wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST
Zaproponowana zostanie zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3. Rozwiązanie ma na celu zapewnienie dostępu do faktur jednostkom podległym JST (obowiązek wskazywania NIP jednostek podległych).
10. Wyrównanie środowisk KSeF
MF proponuje wprowadzenie rozwiązania technicznego, które będzie polegało na zastąpieniu obecnego, fakultatywnego systemu, systemem obowiązkowego KSeF. Wymiana ma na celu wdrożenie funkcjonalności i rozwiązań technicznych obowiązkowego KSeF przed 1 lutego 2026 r. i pozwoli na wystawianie e-faktur w modelu docelowym, ale bez zmiany obowiązków prawnych podatników. Zabieg ten ma pozwolić na testowanie wszystkich rozwiązań przewidzianych w obowiązkowym KSeF „w praktyce”, w tym np. umożliwi testowanie wystawiania faktur poza systemem (offline) i ich wprowadzania do KSeF.
Zakłada się, że wymiana środowiska produkcyjnego KSeF nastąpi w IV kwartale 2025 r.
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu KSeF z perspektywy użytkownika, który po wyrównaniu środowisk, w okresie fakultatywnego KSeF będzie wystawiał faktury bez stosowania nowych funkcjonalności (nie będzie np. generował zbiorczych identyfikatorów płatności) – podczas samej wysyłki faktur do KSeF nic się nie zmieni.
Zastąpienie w środowisku produkcyjnym rozwiązań fakultatywnego KSeF na obligatoryjny oznacza wprowadzenie w okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF funkcjonalności dedykowanych dla wersji obligatoryjnej. Nie oznacza to jak twierdzi MF, że po tej zamianie podatnik będzie zobligowany do stosowania wszystkich funkcjonalności przewidzianych dla KSeF obligatoryjnego, będzie miał jednak taką możliwość. Możliwość ta pozwoli na wcześniejsze przetestowanie przez podatników rozwiązań dedykowanych dla obligatoryjnego KSeF.
Niemniej jednak zastąpienie na środowisku produkcyjnym wersji przewidzianej dla KSeF fakultatywnego skutkuje koniecznością dostosowania przez podatników swoich systemów fakturowania. Dostosowanie programów komercyjnych do API KSeF na środowisku produkcyjnym w związku z wymienionym wyrównaniem środowisk oznacza wcześniejsze wdrożenie funkcjonalności docelowego KSeF.
Krajowy System e-Faktur, który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie z dużym prawdopodobieństwem wdrożony w 2026 roku. Nowy projekt KSeF wyjaśnia niektóre wątpliwości, ale nadal wiele pytań pozostaje bez odpowiedzi. Jedno jest pewne – KSeF stanie się rzeczywistością. Podatnicy którzy nie rozpoczęli jeszcze prac związanych z wdrożeniem KSeF mają szanse aby nadrobić zaległości, a podatnicy którzy wstrzymali swoje działania otrzymali jasny sygnał aby przystąpić do kontynuacji prac nad wdrożeniem KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- Obligatoryjny KSeF od lutego 2026 r.
- Jakie zmiany czekają KSeF?
- MF: KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Od kiedy zatem?
- Podsumowanie konsultacji KSeF – propozycje zmian MF
- Konsultacje KSeF – top 10 pytań i odpowiedzi [INFORMATOR]
- Ruszyły konsultacje w sprawie KSeF. Jakie zagadnienia KSeF należy ponownie przeanalizować?
- Przedsiębiorco, przekształć się przed KSeF!
- 10 najważniejszych problemów KSeF
- Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
