3 września 2019 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która wprowadziła możliwość odbywania zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Taka forma zgromadzeń będzie znacznym ułatwieniem np. w wywiązywaniu się z obowiązków sprawozdawczych, zwłaszcza dla udziałowców przebywających na co dzień poza granicami Polski. Jej zastosowanie uzależnione jest jednak od wprowadzenia odpowiednich zapisów do umowy spółki.
Podsumowanie
- Umożliwienie odbywania zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przy użyciu środków komunikowania się na odległość przyczyni się do usprawnienia organizacji zgromadzeń w tych podmiotach oraz ułatwi wspólnikom osobiste uczestnictwo.
- Należy jednak pamiętać o tym, że korzystanie z możliwości odbywania zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przy użyciu środków komunikowania się na odległość wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów w umowie spółki.
Obowiązek odbywania zgromadzeń wspólników
Jednym z obowiązków związanych z prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest konieczność corocznego odbywania zwyczajnych zgromadzeń wspólników, na których zatwierdza się sprawozdanie finansowe spółki i sprawozdanie zarządu z działalności, podejmuje uchwałę w przedmiocie przeznaczenia zysku lub pokrycia straty oraz udziela absolutorium członkom organów spółki. Zgodnie z art. 234 Kodeksu spółek handlowych (dalej: „KSH”), jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, a jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie, również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przepis ten nie zezwala zatem na organizowanie zgromadzeń wspólników spółki poza granicami Polski, nawet za zgodą wspólników, co stanowi spory problem organizacyjny w sytuacji, gdy wspólnikami spółek z o.o. są osoby fizyczne, które na stałe nie przebywają na terytorium Polski lub osoby prawne spoza terytorium Polski.
O ile bowiem większego problemu nie stanowi uczestnictwo w zgromadzeniu jedynego wspólnika będącego osobą fizyczną, o tyle zgromadzenie kilku lub kilkunastu wspólników (lub członków zarządu spółek zagranicznych będących udziałowcami polskiej spółki z o.o.) z różnych zakątków świata może powodować znaczne utrudnienia w zorganizowaniu obligatoryjnego przecież zgromadzenia. Z drugiej strony natomiast, konieczność odbycia zgromadzenia nie dotyczy jedynie zatwierdzenia sprawozdania finansowego i duża część spółek zwołuje zgromadzenia wspólników częściej niż tylko raz do roku – chociażby po to, by przeprowadzić zmiany w zarządzie czy wprowadzić zmiany w umowie spółki.
Spółka z o.o. jest najpopularniejszą formą organizacyjną, jeżeli chodzi o polskie spółki prawa handlowego, a co więcej – wspólnikami dużej części z nich są podmioty zagraniczne, będące osobami prawnymi. W związku z trudnościami, jakie sprawia organizowanie zgromadzeń ich wspólników, możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (tj. także przez Internet) od dawna jawiła się jako atrakcyjna opcja w oczach przedsiębiorców.
Dotychczasowy stan prawny w zakresie zgromadzeń wspólników „na odległość”
W stanie prawnym obowiązującym do 3 września 2019 roku, podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość było możliwe jedynie w przypadku spółek założonych w systemie S-24, przy udziale wszystkich wspólników spółki. Takie ograniczenie jednak wykluczało w praktyce możliwość podejmowania uchwał drogą elektroniczną przez zgromadzenie wspólników w spółkach założonych w tradycyjnej formie, których nadal jest zdecydowanie więcej.
Warte podkreślenia jest również, że już w 2009 roku wprowadzono do KSH art. 4065, przewidujący możliwość odbywania walnego zgromadzenia spółki akcyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Warunkiem skorzystania z tej opcji jest (podobnie jak w nowej regulacji dotyczącej spółek z o.o.) przyjęcie stosownego rozstrzygnięcia w statucie spółki. Ponadto, podejmowanie uchwał przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jest również możliwe w przypadku rad nadzorczych, zarówno spółek z o.o., jak i spółek akcyjnych.
Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych
Wprowadzony na podobieństwo regulacji w spółce akcyjnej art. 2341 KSH wskazuje, że umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co oznacza, że istniejące już spółki, chcąc odbywać zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane do wprowadzenia stosownych zmian w swoich umowach. Umowa spółki powinna bowiem zawierać wyraźne przyzwolenie na uczestnictwo w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wyraźnie określać formę lub formy tego uczestnictwa.
Ważny fragment
Należy też pamiętać o tym, że przyjęcie elektronicznej formy odbywania zgromadzeń nie zwalnia spółki z określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki.
Użyte w przepisach sformułowanie „przy użyciu środków komunikacji elektronicznej” obejmuje w szczególności transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym (czyli opcję, gdzie wspólnik może śledzić na bieżąco tok zgromadzenia, nie ma jednak możliwości czynnego uczestnictwa), dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników oraz wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Zwrot „w szczególności” oznacza, że wskazane w przepisie możliwości nie są zamkniętym katalogiem sposobów odbywania zgromadzeń wspólników. Umowa spółki może więc przewidzieć jedną z powyższych metod udziału w zgromadzeniu wspólników bądź zaproponować zupełnie inną formę elektronicznego przekazu danych – możliwe jest wykorzystanie Internetu (a więc również wszelkich aplikacji umożliwiających transmisję na żywo), sieci komórkowych, przekazu satelitarnego i wszelkich innych technologii elektronicznej komunikacji na odległość. Umowa spółki może również określać dodatkowe wymogi, od których spełnienia uzależniony jest udział wspólnika w zgromadzeniu za pomocą komunikacji elektronicznej, które jednak mogą wynikać jedynie z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji lub być niezbędne do identyfikacji udziałowców.
Protokół ze zgromadzenia wspólników odbywanego elektronicznie stanowi zapis audio-wideo (protokół elektroniczny), mając jednak na względzie m.in. obowiązki sprawozdawczości, taki protokół zgromadzenia wspólników wymaga odpowiedniej transkrypcji do materialnego nośnika uchwał i załączenia do księgi protokołów. Do protokołu należy ponadto dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników (przewodniczącego i protokolanta oraz ewentualnych uczestników, znajdujących się w miejscu zgromadzenia) oraz odrębną listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 2341 nie są wymagane. Należy też pamiętać o tym, że z racji braku definicji w KSH terminu „protokół elektroniczny”, możliwość sporządzania takiego protokołu istnieje tylko w przypadku wpisania do umowy spółki zasad sporządzania oraz zakresu protokołu elektronicznego.
Wprowadzenie zmiany w postaci umożliwienia wspólnikom spółek z ograniczoną odpowiedzialnością odbywania zgromadzeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej należy ocenić pozytywnie. Z całą pewnością pozwoli to na ograniczenie zbędnego formalizmu związanego z organizacją zgromadzeń, gwarantując jednocześnie wspólnikom realną możliwość uczestnictwa w każdym zgromadzeniu spółki, a w konsekwencji wpłynie pozytywnie na usprawnienie procesu podejmowania istotnych decyzji. Warto zatem rozważyć dodanie stosownych zapisów i dostosowanie brzmienia umowy spółki w powyższym zakresie, w celu możliwości skorzystania z wprowadzonych ułatwień w przyszłości.
AUTOR: Agnieszka Lorenz, Konsultant, Aplikant radcowski, Kancelaria prawna
