Metody przeprowadzenia inwentaryzacji
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od specyfiki objętych nią składników, dlatego wyróżniamy:
- spis z natury (sprawdzenie zapisów w księgach ze stanem rzeczywistym) – obejmuje zarówno rzeczowe składniki aktywów obrotowych, jak i środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, ale także aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych) czy papiery wartościowe w postaci materialnej;
- potwierdzenia sald – dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, w tym także papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów;
- weryfikację oraz porównanie sald z dokumentami źródłowymi zewnętrznymi – szczególna metoda inwentaryzacji dotycząca wszystkich składników aktywów i pasywów niewymienionych w powyższych dwóch punktach. Mogą to być np.: grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych czy należności i zobowiązania publicznoprawne albo środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony.
Google News
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kto odpowiada za inwentaryzację?
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ta spoczywa na wszystkich członkach tego organu.
Do obowiązków kierownika jednostki należy przede wszystkim:
- wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji
- powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
- powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
- nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
Kiedy przeprowadza się inwentaryzację?
Inwentaryzację składników aktywów i pasywów w jednostkach prowadzących księgi przeprowadza się, co do zasady, na ostatni dzień każdego roku obrotowego z wykorzystaniem jednej z metod przyporządkowanych tym składnikom.
W myśl art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, nie narusza obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie jej w odniesieniu do:
- składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego,
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu 2 lat,
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat,
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego – raz w roku,
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku.
Inwentaryzacja środków trwałych
Inwentaryzację środków trwałych w zależności od tego, jakiego rodzaju obiekt jest inwentaryzowany, można przeprowadzić drogą spisu z natury lub w drodze weryfikacji. W myśl ustawy o rachunkowości oraz pkt 10.11 KSR nr 11 „Środki trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się:
- drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego – w przypadku gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe,
- drogą spisu z natury, raz na 4 lata, w dowolnym dniu roku – w przypadku nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
- drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego – w pozostałych przypadkach.
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych warto się zastanowić, czy poszczególne środki trwałe są nadal wykorzystywane, czy dzięki nim osiągamy korzyści ekonomiczne, a może już ich nie wykorzystujemy, są całkowicie zużyte lub zbędne i trzeba je zlikwidować, sprzedać lub wynająć innej jednostce. Inwentaryzacja jest to więc czas, aby uporządkować środki trwałe ujmowane w księgach jednostki.
Należy zdawać sobie sprawę z tego, że inwentaryzacja jest niezwykle istotnym procesem. Jego efektem ma być sporządzenie dokumentu odzwierciedlającego faktyczny stan aktywów i pasywów firmy oraz porównanie go ze stanem ewidencyjnym. Należy więc dochować wszelkiej staranności, żeby przeprowadzić inwentaryzację we właściwy sposób.
