Z uwagi na przesunięcie obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur, Ministerstwo Finansów kontynuuje rozmowy z przedstawicielami różnych grup społecznych. Ich celem jest jak zakładamy najlepsze dostosowanie KSeF do potrzeb podatników. Jakie są w naszej ocenie najważniejsze kwestie wymagające przeanalizowania?
Harmonogram konsultacji w sprawie KSeF
Ministerstwo Finansów opublikowało harmonogram konsultacji w sprawie KSeF. Zaplanowano 9 spotkań z przedstawicielami grup przedsiębiorców, organizacji branżowych i innych podmiotów zainteresowanych KSeF. Odbywają się one od 16 lutego do 1 marca w formie hybrydowej.
| 16.02 | Jedno spotkanie dotyczące bezpieczeństwa i wydajności systemu, oraz drugie w sprawie faktur konsumenckich (statusu nabywcy). |
| 21.02 | Zostanie omówiona kwestia identyfikatora KSeF w płatnościach i odbędzie się spotkanie z branżą faktoringu. |
| 22.02 | Odbędą się oddzielne spotkania z przedstawicielami branży paliwowej i dostawców mediów. |
| 29.02 | MF spotka się z jednostkami samorządu terytorialnego, a także przeprowadzi osobne spotkanie w kwestii etapowego wdrażania KSeF. |
| 1.03 | Odbędą się konsultacje dotyczące wyjaśniania, interpretacji i szkoleń nt. KSeF. |
Nowe Q&A KSeF na stronie Ministerstwa Finansów
Na stronie Ministerstwa Finansów w sekcji „pytania i odpowiedzi – KSeF” opublikowana została kolejna zakładka, związana z przeprowadzanymi aktualnie konsultacjami. Podatników przede wszystkim interesuje kwestia daty wprowadzenia obowiązkowego fakturowania, oraz czy wejście w życie systemu obejmie wszystkie podmioty w tym samym czasie. MF uchyla się jednak od wskazania precyzyjnego terminu, przed zapowiadanym audytem. Jeszcze tydzień temu resort finansów zakładał, że poda nową datę na przełomie kwietnia i maja 2024 r., start audytu się jednak opóźnia. Na dokładną datę trzeba będzie jeszcze poczekać.
Podatnicy mają wątpliwości w sprawie tego, które z dotychczas określonych wymagań funkcjonalnych dotyczących KSeF zostaną utrzymane, a które zmienione i w jaki sposób. Część z nich, bowiem, poniosła już wydatki na wdrożenie KSeF. Podatnicy obawiają się co w sytuacji zmiany wymagań w trakcie trwających konsultacji. Ministerstwo Finansów jednak uspokaja, gdyż nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Ministerstwo Finansów nie zdiagnozowało także potrzeby dokonania zmian związanych z nadawaniem numerów KSeF. Nie jest planowana likwidacja obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury w przelewie. Kwestię ewentualnego włączenia do KSeF faktur B2C resort zamierza omówić z przedsiębiorcami w rozpoczynanych konsultacjach publicznych.
Ministerstwo Finansów odpowiada również na pytania, dotyczące zakresu planowanego audytu. Podatnicy obawiają się czy istnieje możliwość całkowitej zmiany koncepcji systemu KSeF. Resort jednak wskazuje, że ma on w szczególności na celu badanie wydajności systemu. Obejmuje weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności. Ewentualna implementacja wniosków płynących z audytu powinna pozostać neutralna dla parametrów oprogramowania zamówionego przez przedsiębiorców.
Zagadnieniem, które interesuje podatników jest również kwestia szkoleń w zakresie KSeF. Co do tego, MF nie ma wątpliwości, że należy dołożyć wszelkich starań, aby podatnicy byli dobrze poinstruowani i wiedzieli jak postępować w przypadku różnych sytuacji. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie.
Ważny fragment
Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych. MF przewiduje również szereg szkoleń i przeprowadzenie kampanii informacyjnej.
Zagadnienia KSeF warte przeanalizowania
W naszej ocenie, szczególnie ważne jest aby w trakcie konsultacji, Ministerstwo Finansów skupiło się na następujących zagadnieniach:
Wpływ dyrektywy VAT in Digital Age / VAT na system KSeF
Propozycja dyrektywy została opublikowana 8 grudnia 2022 r. przez Komisję Europejską. Dyrektywa będzie regulować systemy elektronicznego fakturowania wdrażane przez państwa członkowskie od 2028 r. W związku z czym należy rozważyć jej wpływ na stosowanie KSeF, co w przyszłości pozwoli uniknąć konieczności wprowadzania zmian przez polskich podatników w 2028 r., kiedy nowe przepisy mają wejść w życie.
Dodatkowy czas na wystawienie faktury w czasie awarii
W przypadku awarii KSeF po stronie podatnika, podatnik jest zobowiązany do przesłania do KSeF faktury wystawionej w trybie awaryjnym w ciągu 24h od rozpoczęcia awarii. W praktyce, w przypadku poważnej awarii 24h może nie wystarczyć na jej usunięcie, a w konsekwencji podatnik nie będzie miał możliwości wysłania faktury do KSeF w odpowiednim czasie, czym narazi się na sankcje.
Obowiązek umieszczania kodu QR na fakturze
Nie każdy format dokumentu umożliwia umieszczenie kodu graficznego w takiej postaci. Zatem wystarczające wydaje się, aby kod weryfikujący musiał spełniać wymogi w zakresie treści, ale jednocześnie dopuszczalne byłoby przedstawianie go w dowolnej formie np. jednowymiarowego ciągu znaków.
Ważny fragment
Należy podkreślić, że wielu podatników planuje wykorzystywać istniejące kanały komunikacji elektronicznej z kontrahentami do użycia faktur poza KSeF, a ograniczenie dopuszczalnej postaci kodu do dwuwymiarowego kwadratowego, uniemożliwi wykorzystanie istniejącej infrastruktury.
Samofakturowanie
Przedsiębiorcy mają wątpliwość w przypadku faktur wystawionych w ramach samofakturowania z podmiotami zagranicznymi w sytuacji, gdy występuje dostawca spoza Polski oraz nabywca z Polski. Czy w takim przypadku faktury powinny zostać przesłane do KSeF?
Zakres możliwości nadawania uprawnień
W szczególności nadawanie uprawnień dla zewnętrznych podmiotów, takich jak biura rachunkowe oraz uprawnień w procedurze samofakturowania może być problematyczne z uwagi na możliwy szeroki zakres przekazywanych uprawnień.
Noty korygujące
Konieczność korygowania wszelkich pomyłek przy pomocy faktury korygującej w KSeF spowoduje duże obciążenie dla podatników oraz wzrost liczby faktur korygujących w obiegu, które nie będą miały wpływu na dokonaną transakcję. W przypadku błędów mniejszej wagi dobrym rozwiązaniem byłoby nie dokonywanie korekty lub zastosowanie obecnie stosowanych not korygujących.
Brak możliwości dołączenia załączników do faktur
Ta kwestia może powodować duże problemy praktyczne u przedsiębiorców, którzy przekazywali na załącznikach istotne z perspektywy biznesowej informacje. Istnieje zatem konieczność prowadzenia wysyłki do klientów dodatkowych informacji/ załączników do faktur poza KSeF i idące za tym dostosowanie procesów biznesowych/ dodatkowe obciążenie administracyjne. Należałoby zatem rozważyć możliwość uwzględnienia załączników w KSeF.
Wystawianie faktur w przypadku przemieszczeń własnych (nietransakcyjne WDT)
Obecnie nie są wystawiane faktury VAT na nietransakcyjne WDT. Przedsiębiorcy mają wątpliwość czy wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF, podatnik powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną w przypadku przemieszczeń własnych tj. nietransakcyjne WDT.
Wydzielenie odpowiednich kategorii faktur zakupowych
W KSeF nie ma możliwości wyodrębnienia pobranych faktur w zależności od ich charakteru i sposobu księgowania. Brak jest możliwości wydzielenia faktur za zakupy magazynowe lub zakupy pracownicze, dla których księgowanie faktur może być robione automatycznie lub odpowiednio po zgłoszeniu i potwierdzeniu przez pracownika wydatku.
Ważny fragment
Dobrym rozwiązaniem byłoby utworzenie możliwości tworzenia podsystemów KSeF dla danego podatnika, które pozwolą na automatyczne ujęcie faktur do odpowiednich systemów księgowych podatnika.
Faktury za zakupy pracownicze
Należy określić zasady działania w przypadku wydatków pracowniczych m.in. jaki dokument powinien wydać sprzedawca pracownikowi, który dokonuje zakupu na firmę i który nie otrzymał faktury ustrukturyzowanej od tego sprzedawcy ze względu np. na trudności związane z wysłaniem faktury do KSeF.
Faktury zbiorcze korygujące
Rozważenia wymaga zmiana przepisów ustawy VAT poprzez rezygnację z umieszczania numerów referencyjnych korygowanych faktur w przypadku zbiorczych faktur korygujących. Znaczna część podatników informacje dotyczące faktury pierwotnej umieszcza w załączniku do faktury. Jednocześnie, często ze względu na ograniczenia systemowe, nie jest możliwe zawarcie referencji do faktur pierwotnych na fakturach korygujących. Tym samym, wiele podmiotów zwraca uwagę na brak możliwości dostosowania do wymagań schemy e-faktury w tym zakresie.
Zakres walidacji w KSeF
Uważamy, że należy przeanalizować czy walidacja nie powinna być rozszerzona o sprawdzenie poprawności matematycznej faktury ponieważ po stronie nabywcy często brak będzie możliwości zaksięgowania błędnego dokumentu. Doprecyzowania wymaga również kwestia „anulowania” faktur z błędami matematycznymi.
Jest to tylko garść propozycji, które należy uwzględnić w trakcie trwających konsultacji. Problemów z KSeF jest o wiele więcej, dlatego kontynuowanie dialogu z przedstawicielami różnych branż i prowadzenie rozmów z przedsiębiorcami to dobry ruch ze strony resortu.
Krajowy Systemu e-Faktur, który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Pewne jest, że obowiązek nie wejdzie w życie w 2024 roku. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wskazanie nowej daty obowiązkowego KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja. Po kolejnym przesunięciu terminu wejścia KSeF, przedsiębiorcom zostało nieco więcej czasu na przygotowanie, ale jednak nie na tyle dużo, aby chwilowo o nowym systemie zapomnieć.
Autorzy: Łukasz Kacprzyk, Senior Konsultant, Doradca Podatkowy, Gabriela Borowa, Stażystka, Bieżące doradztwo podatkowe
Czytaj więcej:
- Czy firmy w Polsce są gotowe na obowiązkowy KSeF?
- Kiedy nie będzie obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
- Rozporządzenie JPK będzie dostosowane do KSeF
- Rodzaje i zasady nadawania uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
- Przedsiębiorco, przekształć się przed KSeF!
- 10 najważniejszych problemów KSeF
- Wymagania techniczne wdrożenia KSeF w firmie. 7 wymagań i 9 kluczowych działań
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) – aspekty praktyczne
- Krajowy System e-Faktur – kto jest obowiązany do wdrożenia KSeF?
