Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF będzie miał zastosowanie do podatników VAT posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce. Podatnicy zwolnieni z VAT będą mieli obowiązek stosować KSeF od 1 stycznia 2025 r. Z obowiązku fakturowania w KSeF wyłączone zostały transakcje B2C – będą one dokumentowane tak jak do tej pory - wyłącznie poza KSeF.

KSeF doprowadzi do rewolucyjnych zmian w zakresie fakturowania, obiegu dokumentów oraz sposobu wykorzystywania przez podatników systemów finansowo – księgowych o czym szerzej w naszym artykule Projekt Krajowego Systemu e-Faktur podpisany przez Prezydenta.

UWAGA! Ministerstwo Finansów 19 stycznia zapowiedziało, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku

Kogo obejmie a kogo nie obejmie obowiązek wystawiania faktur w KSeF?

Zgodnie z projektowanymi przepisami obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (dalej także: e-faktur), będzie miał zastosowanie do zarejestrowanych podatników VAT posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (dalej także: SMPD) w Polsce.

Obowiązek ten NIE BĘDZIE jednak dotyczył wystawiania faktur:

  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada SMPD na terytorium kraju, przy czym to SMPD nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
  • przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 Ustawy VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
  • na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
  • W przypadkach odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie projektowanego art. 106s Ustawy VAT (tj. transakcji podlegających wyłączeniu z obowiązku wystawiania dla nich e-faktur w drodze rozporządzenia).

Problem z KSeF i SMPD

Obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani SMPD na terytorium kraju lub posiadających wyłącznie SMPD, które nie uczestniczy w dokonywanej transakcji. W tym przypadku taki podmiot wystawia fakturę poza KSeF, chyba że fakultatywnie zdecyduje się z niego korzystać. Natomiast faktury wystawiane w KSeF na rzecz takich podmiotów będą im udostępniane w postaci i w sposób z nimi uzgodniony, co jest związane z koniecznością zapewnienia możliwości otrzymywania faktur również w postaci papierowej przez takie podmioty.

Ważny fragment

Warto jednak zwrócić uwagę, że w ramach zgłoszonych uwag do projektu KSeF wielokrotnie podnoszono wątpliwości związane z uznaniem, czy zagraniczny podatnik VAT z rejestracją VAT w Polsce posiada na terenie kraju także stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Fakt posiadania przez dany podmiot SMPD nie jest aktualnie weryfikowany czy zgłaszany organom podatkowym. Istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jest kwestią bardzo ocenną, często trudno jest jednoznacznie określić, czy działalność prowadzona przez podatnika generuje już dla niego SMPD.

Pojawiające się wątpliwości są źródłem licznych wniosków podatników o interpretacje indywidualne prawa podatkowego. W wielu przypadkach kwestia uznania, czy podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy nie, staje się również przedmiotem sporu z organem. Niewątpliwie również fakt  posiadania lub nie przez dany podmiot SMPD w Polsce jest  zmienny w czasie  –  z uwagi chociażby na modyfikacje zakresu prowadzonej  w Polsce działalności. Jak widać z powyższego – jednoznaczna ocena, czy dany podatnik zagraniczny ma w Polsce SMPD może być trudna.

Konsekwencje błędnej oceny w tym zakresie mogą być natomiast bardzo istotne – pozostają bowiem wątpliwości czy faktury otrzymane od podatnika, który – działając w błędnym przekonaniu, że nie posiada w Polsce SMPD – wystawił je w postaci innej niż ustrukturyzowana, dają nabywcy prawo do odliczenia z nich VAT. W tym przypadku jednak Ministerstwo Finansów zapowiadało podczas trwających konsultacji nad projektem, że nabywca będzie objęty ochroną i obniżenie VAT należnego o naliczony nie będzie kwestionowane – brak jednak takich regulacji w projektowanych przepisach.

Poza ryzykiem po stronie nabywcy w zakresie prawa do odliczenia VAT, pozostaje jeszcze kwestia sankcji dla sprzedawcy. Zgodnie bowiem z projektowanymi przepisami, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur naczelnik urzędu skarbowego nakłada na niego, w drodze decyzji, karę pieniężną wynoszącą do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktury bez wykazanego podatku – kara pieniężna może wynieść do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Skorzystaj z naszych usług z zakresu: KSeF – bieżące wsparcie
Dowiedz się więcej

Procedury szczególne a KSeF

Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci także podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT. Dotyczy to procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób oraz szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych. Wyłączenie nie znajdzie natomiast zastosowania do podatników korzystających z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a Ustawy VAT tj. procedury unijnej dotyczącej niektórych dostaw towarów oraz świadczenia niektórych usług, którzy będą obowiązani do wystawiania e-faktur na rzecz podatników z tytułu czynności rozliczanych w tej procedurze.

Faktury B2C a KSeF

W wyniku uwag zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych z e-fakturowania wyłączone zostają faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (transakcje typu B2C). Potwierdza to literalne brzmienie przepisu zgodnie z którym: „obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.” Jednak tak skonstruowany przepis nasuwa wątpliwości czy osoba prowadzająca działalność gospodarczą, która dokonuje zakupu w celach prywatnych nie będzie podlegała przepisom o KSeF? Obecnie pozostaje to nadal w sferze wątpliwości, które nie zostały jednoznacznie rozstrzygnięte podczas konsultacji publicznych.

Ważny fragment

Co więcej z uwagi na powszechność stosowania KSeF wyłączona zostanie możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ww. zmiana nastąpi jednak z półrocznym opóźnieniem tj. od 1 stycznia 2025 r. W tym terminie wejdą również w życie zmiany w zakresie paragonów fiskalnych z NIP do kwoty 450 zł (lub 100 euro),  które jeszcze przez pół roku od dnia wejścia w życie ustawy KSeF będą uznawane za faktury uproszczone.

Od kiedy KSeF dla podatników zwolnionych z VAT?

Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie przepisów Ustawy VAT lub przepisów wykonawczych, będą zobowiązani do korzystania z KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r. Przyczyną przesunięcia terminu objęcia ich obowiązkowym KSeF były liczne wnioski zgłoszone w trakcie konsultacji publicznych, aby w pierwszej kolejności wprowadzić obowiązek e-fakturowania dla przedsiębiorców rozliczających się z VAT, a dopiero w następnej kolejności dla drobnych przedsiębiorców, zwłaszcza zwolnionych z VAT, by zapewnić im nieco więcej czasu na wdrożenie nowego rozwiązania.

Zwolnienia z KSeF wynikające z Rozporządzenia

Zgodnie z projektowanymi przepisami Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić rozporządzeniem przypadki odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wydając takie rozporządzenie Minister powinien uwzględnić:

  • specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
  • konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;
  • możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;
  • konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.

Zgodnie z projektem Rozporządzenia z obowiązku stosowania obligatoryjnego KSeF wyłączone zostaną jedynie usługi w następujących zakresach:

  • przejazdu autostradą płatną, pod warunkiem udokumentowania tych usług fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług,
  • przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, pod warunkiem udokumentowania tych usług fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług.

w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, w tym usług objętych stawką podatku w wysokości 0%, pod warunkiem udokumentowania tych usług fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Jak widać pomimo, że przepisy dotyczące KSeF nabierają już ostatecznego kształtu wiele kwestii pozostaje niewyjaśnionych. Niewątpliwie jest to ostatni moment, by rozpocząć prace nad procesem wdrożenia KSeF. Z uwagi na fakt, że jest to największa rewolucja w zakresie fakturowania, warto podejmowane działania konsultować ze specjalistami z zakresu Krajowego Systemu e- Faktur.

Autor: Łukasz Kacprzyk, Senior Konsultant, Doradca Podatkowy, Bieżące doradztwo podatkowe

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach

Świadczymy usługi w zakresie KSeF - wdrożenie i bieżące wsparcie

Skontaktujemy się z Tobą w najbliższym dniu roboczym aby porozmawiać o Twoich potrzebach i dopasować do nich naszą ofertę.

Poproś o kontakt

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.