fbpx

GrantThornton

Treść artykułu

W dniu 15 listopada br. Prezydent podpisał ustawę, która wprowadza Krajowy System e-Faktur oraz nowy rodzaj faktury – fakturę ustrukturyzowaną (dokładniej: Ustawę z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw). Jej przepisy mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku, a stosowanie nowego rozwiązania ma być na początku dobrowolne. Jednak już dziś warto pomyśleć o możliwości integracji własnego systemu księgowego z Krajowym Systemem e-Faktur, zanim stanie się obligatoryjny. Jedną z kluczowych korzyści stosowania tego rozwiązania jest bowiem preferencyjny zwrot podatku VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.

Jakie są najważniejsze zmiany wprowadzone ustawą?

  1. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
  2. Wprowadzenie pojęcia faktur ustrukturyzowanych oraz zasad ich wystawiania, otrzymywania i przechowywania.
  3. Wprowadzenie zasad korygowania faktur ustrukturyzowanych.
  4. Umożliwienie wystawiania faktur nie wcześniej niż 60 dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.
  5. Preferencyjny zwrot VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.
  6. Faktury wystawiane ponownie – brak konieczności dodawania oznaczenia DUPLIKAT.
  7. Faktury korygujące – brak konieczności dodawania wyrazów FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA.
  8. Rozliczenie korekty in minus u sprzedawcy – prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą bez posiadania dodatkowej dokumentacji.
  9. JPK_FA – nie będzie trzeba przesyłać na żądanie organów podatkowych.
  10. Określenie podmiotów, które mogą korzystać z KSefF oraz zasad uwierzytelniania tych podmiotów.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego będą wystawiane, udostępniane i otrzymywane faktury ustrukturyzowane. System będzie miał również możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień oraz ich uwierzytelniania i weryfikacji czy też analizy i kontroli prawidłowości danych faktur ustrukturyzowanych.

W nowym systemie faktury będą przechowywane przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione. Po tym terminie przepisy dopuszczają możliwość pobrania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

KSeF i PEF czy to ten sam system faktur ustrukturyzowanych?

Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie podatki.gov.pl system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami funkcjonującymi odrębnie. Oznacza to, że faktury wystawione w PEF będą uznawane za wystawiona poza KSeF.

Sprawdź Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton

Jakie są zalety stosowania nowego rozwiązania?

  • Preferencyjny zwrot podatku VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.
  • Faktury wystawiane ponownie – brak konieczności dodawania oznaczenia DUPLIKAT.
  • Faktury korygujące – brak konieczności dodawania wyrazów FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA.
  • Rozliczenie korekty in minus u sprzedawcy – prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą bez posiadania dodatkowej dokumentacji. Brak akceptacji nabywcy do otrzymywania faktur w KSeF nie pozbawi sprzedawcy tego przywileju.

Ważny fragment

UWAGA! Jeżeli nabywca nie udzieli zgody na otrzymywanie faktur w KSeF, to podatek VAT naliczony in minus z faktur korygujących będzie musiał rozliczać na zasadach przewidzianych w art. 86 ust. 19a.x`

  • JPK_FA – nie będzie trzeba przesyłać na żądanie organów podatkowych.

Kto będzie mógł korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Korzystać z KSeF będą mogły podmioty uwierzytelnione w sposób określony w przepisach:

  1. podatnik;
  2. podmioty wskazane przez podatnika;
  3. podmioty, o których mowa w art. 106c;
  4. osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
  5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
  6. podmioty inne, niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.

Dostęp do systemu będzie możliwy po założeniu indywidualnego konta w systemie, które ma być obsługiwane z komputera oraz urządzeń mobilnych.

Mechanizm uwierzytelnienia będzie weryfikował tożsamość podmiotu próbującego uzyskać dostęp do Systemu. Tożsamość będzie oparta o kwalifikowane źródła, takie jak kwalifikowane certyfikaty czy Profil Zaufany.

Sprawdź Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z definicją wprowadzoną do ustawy, faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Nowe faktury będą funkcjonowały wraz z fakturami elektronicznymi i papierowymi, które są obecnie stosowane przez podatników. Faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej, wg jednego wzoru zaproponowanego przez Ministerstwo Finansów w oparciu o strukturę XSD. Wzór jest udostępniany na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną po przesłaniu do KSeF, natomiast za otrzymaną będzie uznawana w momencie przydzielenia tej fakturze numeru w KSeF. Numer przydzielony w KSeF jest numerem identyfikującym tą fakturę w systemie i nie jest tożsamy z numerem faktury. Warto zwrócić uwagę, że faktura korygująca wystawiana do faktury ustrukturyzowanej również będzie musiała mieć formę ustrukturyzowaną. Dodatkowo w celu powiązania w systemie faktury pierwotnej z fakturą ją korygującą, wymagane będzie podawanie na fakturze korygującej ustrukturyzowanej informacji o numerze identyfikującym w KSeF fakturę pierwotną.

O czym należy pamiętać przed wystawieniem pierwszej faktury ustrukturyzowanej

Zanim podatnik zdecyduje się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, będzie musiał złożyć zawiadomienia do Naczelnika Urzędu Skarbowego:

  1. o podmiotach, które będą uprawnione do dostępu do KSeF, w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
  2. o podmiotach, które będą uprawnione do dostępu do faktur ustrukturyzowanych, w celu pobierania faktur ustrukturyzowanych.

Zawiadomienia będzie można złożyć za pomocą: oprogramowania interfejsowego MF, przez Portal podatkowy lub na podstawie tradycyjnie złożonego zawiadomienia wg określonego wzoru.

Uprawnienia dla osób fizycznych będą nadawane na podstawie numeru NIP i PESEL, a w przypadku braku ich posiadania – na podstawie daty urodzenia i numeru paszportu.

Będzie też możliwy jednorazowy dostęp, jeśli będą znane dane faktury ustrukturyzowanej.

Czy potrzebna jest akceptacja nabywcy do otrzymywania faktur w KSeF?

Podatnicy, którzy zdecydują się na korzystanie z KSeF będą musieli uzyskać akceptację nabywcy do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Brak takiej akceptacji spowoduje, że faktura ustrukturyzowana będzie wysyłana do nabywcy w innej uzgodnionej formie oraz do KSeF. Podatnik nie będzie musiał mieć natomiast zgody nabywcy na wystawianie faktur w KSeF.

Z uzasadnienia do projektu wynika, że akceptacja będzie mogła zostać udzielona m.in. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API.

Sprawdź Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton

Jak dostosować własny system księgowy do integracji z KSeF?

To już jest ten moment, aby rozpocząć prace nad przystosowaniem systemów do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Przede wszystkim należy zweryfikować, czy system, w którym obecnie są wystawiane faktury posiada pola do wpisywania informacji (danych) niezbędnych dla faktury ustrukturyzowanej, a to wymaga szczegółowego przenalizowania struktury logicznej dla takiej faktury (FA_VAT). Należy też zastanowić się jak podejść do połączenia systemu z Krajowym Rejestrem e-Faktur oraz dokładnie zweryfikować, opracować, a następnie wykonać testy całego procesu – od wystawienia faktury, weryfikacji danych, wysyłania do KSeF, pobierania faktur ustrukturyzowanych do otrzymania potwierdzenia. Dla usprawnienia pracy księgowych warto też przygotować automatyczne księgowania faktur zakupowych pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur.

WAŻNE! Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe nowego rozwiązania na stronie https://ksef-test.mf.gov.pl/, w którym udział może wziąć każdy zainteresowany dostosowaniem swojego systemu księgowego do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.

Skontaktuj się

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.

Inne artykuły z kategorii: Outsourcing finansowo-księgowy Zobacz wszystkie

Usługi Grant Thornton z obszaru: Outsourcing finansowo-księgowy

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Najczęściej czytane