Krajowy System e-Faktur (KSeF) – aspekty praktyczne

UWAGA! Ministerstwo Finansów 19 stycznia zapowiedziało, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku

Ustawa z 16 czerwca wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur została ostatecznie przyjęta przez Sejm 28 lipca 2023 r., a 4 sierpnia 2023 r. – podpisana przez prezydenta.

Czytaj więcej: Projekt Krajowego Systemu e-Faktur uchwalony przez Prezydenta

Polska uzyskała zgodę Rady UE na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w okresie: od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. Ostatecznie KSeF jako obowiązkowe narzędzie do fakturowania zostanie uruchomiony 1 lipca 2024 r. Wyłączeni z tego obowiązku będą początkowo jedynie mali przedsiębiorcy zwolnieni z VAT z uwagi na obrót lub wykonywanie wyłącznie czynności zwolnionych.

Będzie to największy i najbardziej obciążony publiczny system informatyczny w Polsce. Zainteresowanie systemem dobrowolnym jest niewielkie, więc chwila prawdy nadejdzie w lipcu 2024 r., gdy system stanie się obowiązkowy. Wiele krajów implementację e-fakturowania rozpoczyna od wymogu związanego ze współpracą firm z instytucjami administracji publicznej – tak było we Włoszech, tak będzie w Niemczech.

Co obejmie obowiązkowy KSeF:

• Faktury B2B wystawiane przez polskich podatników dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – WDT, eksport towarów, eksport usług (faktury w mechanizmie reverse charge).
• Faktury B2B (j.w.) wystawiane przez zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD).

Co obejmie dobrowolny KSeF:

• Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne zarejestrowane w PL na potrzeby VAT, ale nieposiadające SMPD.
• Faktury wystawiane przez podatników posiadających SMPD jeśli to SMPD nie uczestniczy w transakcji.

Wyłączenia z KSeF (bez możliwości objęcia dobrowolnym KSeF):

• Faktury B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).
• Faktury w procedurach szczególnych: OSS, IOSS.
• Przypadki przewidziane w rozporządzeniu (bilety przewozu osób traktowane jak faktury, przejazdy autostradami, CRCO Eurocontrol).

Poza KSeF znajdzie się rozliczenie VAT z tytułu importu usług, WNT i innych transakcji, w których nie  trzeba wystawiać faktury.

Wiele firm ciągle nie zdaje sobie sprawy z tego jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie KSeF, jak bardzo będą musieli zmodyfikować obieg dokumentów, sposób komunikacji z klientami, zintegrować systemy i polegać na ich niezawodności.