Jak wynika z orzecznictwa sądów administracyjnych podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod warunkiem, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ponadto wydatek nie może być wymieniony w katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodu. Ale to nie wszystko.
Od dłuższego już czasu sądy administracyjne orzekając w zakresie podatków dochodowych dużą wagę przywiązują do prawidłowego udokumentowania wydatku. W orzecznictwie ugruntowany jest już pogląd, że do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego, polegającego na zakupie towaru lub usługi u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji. Nie wystarczy wykazanie, że podatnik mógł gdziekolwiek nabyć towar lub usługę i wykorzystać je w działalności gospodarczej, aby wydatek ten móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (wyroki NSA: z dnia 18 sierpnia 2004 r. sygn. akt FSK 958/04; z dnia 7 czerwca 2011 r. sygn. akt II FSK 462/11; z dnia 14 stycznia 2016 r. sygn. akt II FSK 2838/13).
Wydatki muszą być prawidłowo udokumentowane
Sądy wskazują, że faktura, która nie dokumentuje sprzedaży nie jest dokumentem, który pozwala zweryfikować związek wydatku z przychodem podatnika. Udokumentowanie poniesienia wydatku nie może bowiem ograniczać się do posiadania i zaewidencjonowania faktury. Koniecznym wymogiem jest to, aby faktura odzwierciedlała rzeczywiście dokonaną czynność gospodarczą. Obowiązek udokumentowania wydatku, odniesionego w koszty podatkowe spoczywa na podatniku, który winien tak udokumentować ten wydatek, aby nie było żadnych wątpliwości jego poniesienia. W interesie podatnika leży przedstawienie materiału dowodowego, z którego wynikałoby w sposób jednoznaczny, że poniesione wydatki mają wpływ na powstanie lub powiększenie przychodu, a materiał ten winien umożliwić sprawdzenie poprawności i rzetelności zapisów księgowych. Ciężar dowodu, rozumiany w tym przypadku jako powinność przedłożenia środków dowodowych wskazujących na poniesienie określonych wydatków, związanych z przychodem spoczywa na podatniku. Nadto powinien to być taki dowód, który pozwoli na sprawdzenie rzetelności poniesionego wydatku, a więc zgodnie z rzeczywistością gospodarczą. Dlatego bez właściwego udokumentowania wydatku lub zobrazowania go w inny sposób, nie można uznać przeznaczenia danego wydatku (w wyrokach: NSA z 25 czerwca 2015 r. sygn. akt II FSK 1272/13; z 24 września 2015 r. sygn. akt II FSK 1893/15; WSA w Gdańsku z 13 stycznia 2016 r. sygn. akt I SA/Gd 1811/15).
Dodatkowymi dowodami, które mogą służyć jako potwierdzenie zaistnienia transakcji (szczególnie w odniesieniu do usług niematerialnych), mogą być opracowania, zdjęcia, materiały robocze, korespondencja mailowa – jednym słowem jakikolwiek ślad materialny związany z wykonaną usługą. Niewątpliwie, w postępowaniu podatkowym, pomocne mogą okazać się zeznania świadków, niemniej będą one potwierdzały, że transakcja miała miejsce, lecz niestety wydatek może zostać odrzucony jako koszt podatkowy ze względu na niewłaściwe udokumentowanie.
Pamiętajmy zatem, że kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione, a więc faktycznie wydatkowane, co powinno być udokumentowane w sposób nie budzący wątpliwości.
Źródło: www.orzeczenia.nsa.gov.pl
AUTOR: Dorota Borkowska-Chojnacka