W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat uregulowań dot. zgłaszania nieprawidłowości oraz osób je zgłaszających, czyli sygnalistów.
Podsumowanie:
- W procedurach należytej staranności podatkowej należy określić metody informowania o naruszeniach przepisów lub procedur. W przypadku MDR już teraz wynika to z przepisów, a odnośnie innych procedur prawdopodobnie w przyszłości będzie to wynikać z przepisów, a dziś stanowi wyraz należytej staranności.
Sygnalizowanie prawem pracownika…
Procedury, nie tylko podatkowe, działają jeżeli… działają, czyli są stosowane starannie, rzetelnie i bez wyjątków. Przyjęcie, że tak się dzieje, często nie wytrzymuje konfrontacji z rzeczywistością.
Ważny fragment
Dlatego konieczne dla wykazania się należytą starannością jest przyjęcie w procedurach podatkowych uregulowań dotyczących zgłaszania nieprawidłowości.
Taka „rozproszona kontrola” stanowi wyraz otwartości na alarmujące sygnały i przywiązywania do nich wagi, a więc jedną z podstawowych reguł „należytej staranności”.
Trudno twierdzić, że dochowuje się jej, jeżeli jest się głuchym na ostrzeżenia. Podobne stanowisko prezentuje Minister Finansów w Wytycznych zalecając „wspieranie i stawianie jako przykład do naśladowania sygnalistów i osoby zgłaszające problemy”.
… a umożliwienie tego – obowiązkiem pracodawcy
Abstrahując od niedookreślonej należytej staranności, taki obowiązek wprost już teraz nakłada art. 86l Ordynacji podatkowej zobowiązujący do wdrożenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych, wskazując, że musi ona zawierać „określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów” o schematach podatkowych.
Ponadto, 26 listopada 2019 r. opublikowana została dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, potocznie zwana dyrektywą o ochronie sygnalistów, nakładająca na państwa członkowskie obowiązki w zakresie ochrony sygnalistów, tj. osób zgłaszających rzeczywiste lub potencjalne naruszenia przepisów prawa działaniami lub zaniechaniami w jednostce. Choć nie nakazuje ona wprost uregulować ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości na gruncie prawa podatkowego, uprawnia państwa członkowskie do rozszerzenia zakresu stosowania.
Biorąc pod uwagę tendencję ustawodawcy do „rozszerzania” implementacji dyrektyw dotyczących nałożenia obowiązków związanych z rozliczeniami podatkowymi (przykład: przepisy MDR, które zgodnie z odpowiednią dyrektywą w ogóle nie musiały obejmować transakcji „krajowych”) należy przewidywać, że o ile dziś wdrożenie procedur ochrony sygnalistów „podatkowych” stanowi wyraz należytej staranności, o tyle w przyszłości może stać się obowiązkiem.
Organy już teraz zapowiadają nałożenie obowiązku wprowadzenia takich uregulowań w niektórych aspektach działalności podatników – np. dla podmiotów przystępujących do tzw. „Programu Współdziałania” zapowiedziano konieczność zamieszczenia takich uregulowań w Ramach Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego. Jeżeli potraktujemy wytyczne w zakresie ich konstrukcji jako do pewnego stopnia wzorzec procedur należytej staranności podatkowej (co z uwagi na przedmiot uregulowania i zawartość „Ram” jest uzasadnione), nasuwa się oczywisty wniosek: ustalenie reguł postępowania z „sygnalistami” jest koniecznością.
Co z tym fantem zrobić?
Dla wszystkich procedur należy ustanowić zasady anonimowego zgłaszania naruszeń, które powinny obejmować:
- Ustanowienie konkretnego kanału przyjmowania zgłoszeń (np. osobnej skrzynki email lub funkcji w systemie ERP).
- Zaprojektowanie kanału przyjmowania zgłoszeń w bezpieczny sposób, zapewniający ochronę tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu osobom niepowołanym, w szczególności tym, których dotyczy zgłoszenie.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
- Wyznaczenie bezstronnej osoby lub osób do podejmowania działań następczych (naprawczych).
- Podejmowanie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych.
- Przekazanie informacji zwrotnych w zakresie załatwienia sprawy.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa, Doradztwo, Procedury należytej staranności
