Spis treści
- Kto jest cudzoziemcem w rozumieniu polskich przepisów?
- Jaki może być cel pobytu cudzoziemca w Polsce?
- Kiedy cudzoziemiec może pracować w Polsce bez zezwolenia w 2025 r.?
- Podstawy legalnego wykonywania pracy w Polsce w 2025 r.
- Kluczowe zmiany w zatrudnieniu cudzoziemców oczekujące na wejście w życie od czerwca 2025 r.
- Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemca od czerwca 2025 r.
- Zatrudnienie cudzoziemców a kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w latach 2025-2027
- Doradztwo prawne przy zatrudnieniu cudzoziemców – jak możemy pomóc
Kto jest cudzoziemcem w rozumieniu polskich przepisów?
Zgodnie z polskim prawem, cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Status cudzoziemca posiadają także bezpaństwowcy czy obywatele Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii (pomimo preferencyjnych ścieżek legalizacji pobytu i pracy). Cudzoziemcami z kolei nie są osoby, które są w stanie wykazać odpowiednimi dokumentami swoje polskie obywatelstwo (np. dowodem osobistym).
Jaki może być cel pobytu cudzoziemca w Polsce?
Cudzoziemiec może przebywać w Polsce w różnych celach, które nie ograniczają się wyłącznie do pracy. Cele pobytu mogą obejmować m.in.:
- turystykę
- odwiedziny u rodziny
- prowadzenie działalności gospodarczej
- wykonywanie pracy
- odbycie studiów
- odbycie stażu
- leczenie
- ochronę czasową lub względy humanitarne
Należy pamiętać, że nie każdy tytuł pobytowy uprawnia cudzoziemca do pracy w Polsce. Jeżeli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie:
- Zezwolenia jednolitego na pobyt czasowy i pracę
- Blue Card (Niebieska Karta UE)
- Zezwolenia na pobyt stały
– wówczas legalny jest zarówno pobyt jak i praca cudzoziemca.
Jednakże, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na przykład na podstawie:
- Ruchu bezwizowego
- Zezwolenia na pobyt czasowy
- Wizy
- Odcisku stempla w paszporcie
– wówczas legalny jest wyłącznie jego pobyt w Polsce, natomiast praca cudzoziemca wymaga dodatkowych formalności, na przykład w postaci uzyskania zezwolenia na pracę.
Ważny fragment
Co istotne, w każdym przypadku cudzoziemiec, który zamierza wykonywać pracę w Polsce, powinien upewnić się, że posiada zarówno prawo legalnego pobytu w Polsce, jak również posiada stosowne uprawnienie do wykonywania legalnie pracy w Polsce. Brak tytułu pobytowego lub tytułu do świadczenia pracy, jak również ich utrata w okresie wykonywania przez cudzoziemca pracy w Polsce, prowadzi do nielegalnego zatrudnienia!
Kiedy cudzoziemiec może pracować w Polsce bez zezwolenia w 2025 r.?
Istnieją grupy cudzoziemców, którzy mogą wykonywać pracę w Polsce w 2025 r. z uwagi na swój szczególny status, bez konieczności uzyskiwania standardowego zezwolenia na pracę czy legalizacji pracy poprzez zezwolenie jednolite. Do tej grupy zaliczamy:
- Obywateli UE, EOG (Islandia, Liechtenstein, Norwegia) oraz Szwajcarii – podlegają oni preferencyjnym regulacjom ze względu na zasadę swobodnego przepływu osób. Po 3 miesiącach pobytu w Polsce powinni jednak złożyć wniosek o zarejestrowanie ich pobytu, wskazując przy tym główny cel pobytu w Polsce.
- Obywateli Wielkiej Brytanii, legalnie przebywających w Polsce przed 1 stycznia 2021 r.
- Obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z działaniami wojennymi – mogą oni na mocy tzw. specustawy ukraińskiej, legalnie przebywać w Polsce oraz podjąć pracę zarobkową. Jedynym wymogiem jest zgłoszenie przez pracodawcę do powiatowego urzędu pracy powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, w terminie 7 dni od daty zatrudnienia obywatela Ukrainy. Przepisy specustawy obowiązują do końca września 2025 r., ale spodziewane jest ich przedłużenie.
- Absolwentów studiów wyższych (stacjonarnych i niestacjonarnych) w Polsce oraz doktorantów i doktorów w ramach polskiego szkolnictwa wyższego.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Podstawy legalnego wykonywania pracy w Polsce w 2025 r.
Gdy cudzoziemiec nie należy do grupy uprzywilejowanej lub jego tytuł pobytowy nie uprawnia automatycznie do pracy, legalne wykonywanie pracy w Polsce wymaga uzyskania odpowiednich dokumentów.
Ważny fragment
Warto zwrócić uwagę, że „wykonywanie pracy” na gruncie przepisów imigracyjnych jest rozumiane szerzej niż w Kodeksie pracy i obejmuje także pracę na umowach cywilnoprawnych, pełnienie funkcji w zarządzie, bycie prokurentem czy komplementariuszem w spółce.
O legalizację pracy w Polsce musi ubiegać się więc nie tylko cudzoziemiec, zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ale również cudzoziemiec wykonujący w Polsce pracę zarobkową innego rodzaju. Głównymi podstawami legalnej pracy na gruncie przepisów, obowiązujących od 1 czerwca 2025 r. są:
1. Zezwolenie na pracę – wydawane na wniosek pracodawcy i uprawniające do pracy na zasadach, określonych w zezwoleniu. Wyróżniamy kilka typów zezwoleń, w zależności od celu, w jakim zostaje wydane dane zezwolenie:
- Zezwolenie na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. Jest to najbardziej powszechny typ. Dotyczy zarówno pracy na umowie o pracę, jak i na umowie zlecenia.
- Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji. Chodzi tu przede wszystkim o pełnienie funkcji w zarządzie, bycie komplementariuszem lub prokurentem spółki.
- Zezwolenie na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny
na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Zezwolenie jednolite na pobyt i pracę – wydawane na wniosek cudzoziemca i łączące legalizację pobytu oraz pracy w ramach jednego postępowania. Uprawnia do pobytu w Polsce oraz do pracy przez okres maksymalnie 3 lat i na warunkach wskazanych w zezwoleniu.
3. Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy przez obywatela Ukrainy.
4. Zezwolenie na pracę sezonową – dotyczy pracy np. uzależnionej od warunków atmosferycznych – w rolnictwie, turystyce, czy też w branży hotelarskiej i jest wydawane na okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w danym roku kalendarzowym.
5. Blue Card – szczególny rodzaj jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę, przeznaczony dla pracowników wysoko wykwalifikowanych spoza UE/EOG.
6. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – uproszczona procedura dla obywateli wybranych państw (Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina). Oświadczenie jest rejestrowane w powiatowym urzędzie pracy, a pracodawca informuje o podjęciu pracy. Łączny okres pracy na tej podstawie nie może przekroczyć 24 miesięcy, ale pracodawca może składać kolejne oświadczenia.
Kluczowe zmiany w zatrudnieniu cudzoziemców od czerwca 2025 r.
Przepisy o zatrudnieniu cudzoziemców zostały znowelizowane w związku z przyjęciem przez Radę Ministrów strategii migracyjnej na lata 2025-2030 pod hasłem „Odzyskać kontrolę. Zapewnić bezpieczeństwo”. Przywołana strategia zakłada m.in. przyznanie dodatkowych korzyści osobom z unikatowymi kwalifikacjami, rewizję listy państw na potrzeby procedury oświadczeniowej, zmodyfikowanie modelu funkcjonowania agencji zatrudnienia, a także ograniczenie nadużyć poprzez bieżące monitorowanie rynku pracy i nakładanie sankcji na podmioty naruszające przepisy.
Pierwsze reformy stały się faktem już z dniem 1 czerwca 2025 r. wraz z wprowadzeniem następujących zmian w obszarze zatrudnienia cudzoziemców:
- Rezygnacja z testu rynku pracy – dotychczas wymagana „informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na rynku lokalnym” przestała obowiązywać. Od teraz ewentualne ograniczenia w zatrudnianiu cudzoziemców mają być wprowadzane centralnie, np. poprzez ustanowienie limitów zatrudnienia cudzoziemców na obszarze danego województwa czy powiatu bądź w danym zawodzie.
- Wymiar etatu cudzoziemca nie może być niższy niż ¼, a wynagrodzenie niższe od płacy minimalnej, w przypadku niektórych zezwoleń również w razie zatrudnienia na część etatu. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić cudzoziemcowi warunki pracy nie gorsze niż w przypadku obywateli polskich na tym samym stanowisku.
- Umowy o pracę, sporządzone w języku obcym, muszą od teraz być przetłumaczone na język polski przez tłumacza pzysięgłego.
- Po zawarciu umowy z cudzoziemce, pracodawca powinien zamieścić skan zawartej umowy w systemie, dedykowanym procesowi legalizacji.
- Podmiot zatrudniający cudzoziemców nie może posiadać zaległości w ZUS, co stanowi warunek uzyskania zezwolenia na pracę.
- Wszelkie procesy legalizacji pracy cudzoziemców mają być stopniowo digitalizowane – docelowo wszystkie procedury mają odbywać się w zunifikowanym systemie elektronicznym. Ma to usprawnić i przyspieszyć procesy ze strony podmiotów zatrudniających oraz ułatwić kontrolę legalności zatrudnienia organom.
Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemca
Nowe przepisy wprowadziły również wyższe kary za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi. Odpowiedzialność finansową za nielegalne zatrudnienie mogą ponieść zarówno podmioty zatrudniające, jak również sami cudzoziemcy.
- W przypadku pracodawców: Grzywna w przedziale od 1 000 do 30 000 zł została zastąpiona grzywną od 3 000 zł do 50 000 zł. Zgodnie z nowymi przepisami, grzywna wymierzana jest w kwocie nie niższej niż 3 000 zł za zatrudnienie każdego cudzoziemca z osobna.
- W przypadku cudzoziemca: Grzywna za każde naruszenie będzie od teraz nie niższa niż 1 000 zł.
Zatrudnienie cudzoziemców a kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w latach 2025-2027
Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała wzmożone kontrole w obszarze zatrudnienia cudzoziemców, które stanowią jeden z głównych filarów jej programu działania na lata 2025-2027. Kontrole nie będą miały górnego limitu, będą mogły być niezapowiedziane, a dodatkowo mogą mieć charakter krzyżowy – kontroli prowadzonych jednocześnie przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Straż Graniczną.
W ramach kontroli weryfikowane będą:
- Legalność pobytu cudzoziemca w Polsce.
- Legalność zatrudnienia i pracy na warunkach zgodnych z zezwoleniem.
- Zastosowanie umowy cywilnoprawnej w miejsce umowy o pracę, jeśli charakter pracy wskazuje na stosunek pracy.
- Terminowość wypłaty wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.
- Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).
- Spełnianie przesłanek wykonywania pracy tymczasowej ze szczególnym naciskiem na kwestie outsourcingu pracowniczego.
Organy kontroli będą weryfikować zarówno legalność zatrudnienia cudzoziemca, jak i to, czy to zatrudnienie odbywa się na warunkach sprawiedliwych względem innych pracowników, tj. czy cudzoziemiec nie jest dyskryminowany i czy warunki jego umowy nie odbiegają od standardów przyjętych przez pracodawcę wobec pracowników na tożsamych lub podobnych stanowiskach. Pracodawcy są zobowiązani do pozyskiwania i przechowywania dokumentów potwierdzających prawo pobytu i pracy cudzoziemca w Polsce oraz do bieżącego monitorowania ważności ww. dokumentacji.
Doradztwo prawne przy zatrudnieniu cudzoziemców – jak możemy pomóc
Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2025 roku stanowi bez wątpienia istotne wyzwanie dla przedsiębiorców. Niezbędna jest nie tylko świetna znajomość licznych, nowych przepisów, ale również bieżące weryfikowanie, w jaki sposób poszczególne regulacje będą interpretowane przez urzędy pracy w różnych województwach i jak zmiany regulacyjne wpłyną w praktyce na procesy uzyskiwania zezwoleń na pracę.
Jako Zespół Prawa Pracy Grant Thornton, możemy pomóc Państwu w odnaleźć się w gąszczu nowych przepisów i wesprzeć Państwa w szeregu procesów, związanych z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce. Nasza specjalizacja obejmuje między innymi:
- analizę formalnoprawną statusu cudzoziemca pod kątem możliwości zatrudnienia w Polsce,
- wskazanie dostępnych i rekomendowanych opcji zatrudnienia,
- uzupełnianie i składanie wniosków w ramach procedur legalizujących pracę cudzoziemca poprzez:
- oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
- zezwolenie na pracę (w tym jednolite zezwolenie na pobyt i pracę),
- zezwolenie na pobyt w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Niebieska Karta UE),
- zezwolenie na pobyt w związku z delegowaniem w celu świadczenia usług,
- uzupełnianie i składanie wniosków niezbędnych dla uzyskania odpowiednich dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca, w szczególności wiz pracowniczych,
- wsparcie w dodatkowych formalnościach związanych z pobytem i pracą w Polsce (zameldowanie, uzyskanie numeru PESEL).
AUTORZY: Wojciech Kruk, radca prawny, Senior Associate oraz Karolina Karpińska, aplikantka adwokacka, Junior Associate, Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton
Czytaj więcej: