Weryfikacja zgłoszenia sygnalisty
Pierwszą z takich czynności jest weryfikacja zgłoszenia przez bezstronną osobę lub zespół. Co do zasady taka osoba lub zespół powinien zostać wskazany w procedurze, warto jednak przy każdym zgłoszeniu taką bezstronność zweryfikować i np. zmodyfikować skład zespołu odpowiedzialnego za dane zgłoszenie.
Samą „bezstronność” możemy określić jako wolność od wpływów zewnętrznych, która może zostać osiągnięta np. poprzez zobowiązanie kierownictwa do niewydawania wiążących instrukcji co do podejmowanych działań. Taką bezstronność możemy również określić jako zapewnienie materialnych i organizacyjnych podstaw do prawidłowego funkcjonowania.
Z praktyki wynika, że nie mniej ważne niż zachowanie rzeczywistej bezstronności jest zachowanie jej w postrzeganiu pracowników firmy (w tym przez sygnalistę). Ewentualne wątpliwości pracowników co do niezależności osób prowadzących postępowanie wyjaśniające mogłyby skłonić ich do podważania ich wyników.
Zlecenie czynności obsługi zgłoszeń na zewnątrz co do zasady pozytywnie wpływa na postrzeganie bezstronności, jednocześnie zwiększając poczucie bezpieczeństwa sygnalistów, a w konsekwencji na ilość potencjalnych zgłoszeń.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kwalifikacja zgłoszenia sygnalisty
W dalszej kolejności należy dokonać kwalifikacji zgłoszenia tzn. dokonać oceny czy spełnia warunki określone w procedurze czy też będzie rozpoznawane w innym, obowiązującym w podmiocie trybie. Takim zgłoszeniem, rozpatrywanym w innym trybie może być np. zgłoszenie z zakresu naruszenia przepisów prawa pracy, bądź też zgłoszenie anonimowe.
Należy pamiętać, że osoby pomagające i powiązane z sygnalistą są objęte tą samą ochroną co sam sygnalista, a ich dane są również poufne.
Ważny fragment
Przyjęcie zgłoszenia i jego kwalifikacja do rozpoznania w ramach obowiązującej procedury powinno zakończyć się w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia ponieważ w tym terminie należy wysłać sygnaliście potwierdzenie przyjęcia (lub nie) jego zgłoszenia.
W ciągu tych 7 dni konieczne staje się uzyskanie odpowiedzi na pytanie – czy możliwe i celowe jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego?
Może to być o tyle trudne, że już na początkowym etapie może wymagać specjalistycznych kompetencji np. z zakresu ochrony środowiska czy też kompetencji IT w przypadku zgłoszenia dotyczącego bezpieczeństwa sieci.
W takiej sytuacji najlepiej potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, a jeśli w wyniku wstępnej oceny okaże się że dalsze postępowanie wyjaśniające nie będzie kontynuowane to poinformować o tym sygnalistę spełniając tym samym wymóg przekazania informacji zwrotnej.
Jeśli w sposób niebudzący wątpliwości można stwierdzić że prawdopodobieństwo potwierdzania zgłoszonego nadużycia jest bardzo niskie, rozpoczynanie postępowania wyjaśniającego będzie bezzasadne.
Bezzasadne może być również wszczęcie postępowania wyjaśniającego, w sprawie już zgłoszonej i objętej działaniami, w sytuacji gdy zgłoszenie takie nie zawiera żadnych nowych faktów i informacji.
Jeśli dopuszczone zostaną anonimowe zgłoszenia to może się zdarzyć że zainicjowanie postępowania wyjaśniającego nie będzie możliwe z uwagi na lakoniczność zgłoszenia przy jednoczesnym braku możliwości nawiązania kontaktu z sygnalistą. W związku z powyższym, również przy zgłoszeniach anonimowych, należy umożliwić zadawanie sygnaliście pytań oraz składanie przez niego uzupełnień.
Zwracamy uwagę, że zgodnie z ustawą brak odpowiedzi na zgłoszenie sygnalisty (nawet odmownej) może być traktowane jako przyjęcie zgłoszenia i po upłynięciu 7 dni rozpocznie się bieg terminu 3 miesięcy na udzielenie informacji zwrotnej. Dlatego w całym procesie ważne jest zapewnienie komunikacji z sygnalistą. Z praktyki nawiązanie kontaktu z sygnalistą jest korzystne ze względu na możliwość uzyskania dodatkowych informacji.
Aktualizacja rejestru zgłoszeń wewnętrznych
Niezależnie od kwalifikacji danego zgłoszenia należy pamiętać o zaktualizowaniu rejestru zgłoszeń wewnętrznych do prowadzenia którego obliguje ustawa. Z praktyki w krajach w których podobne akty prawne obowiązują już od dłuższego czasu wynika, że rejestr ten powinien zawierać jak najwięcej danych, co pozwoli na łatwe odszukanie informacji dotyczących otrzymanego zgłoszenia np. w sytuacji oskarżenia o niedopełnienie obowiązków nakładanych przez ustawę.
Większość internetowych narzędzi do obsługi zgłoszeń ma wbudowaną funkcjonalność automatycznego wprowadzania informacji do rejestru zgłoszeń, co jest ich dużą przewagą nad alternatywnymi rozwiązaniami np. dedykowanym adresem e-mail.
Przekazanie informacji zwrotnej
Ostatnim terminem do dotrzymania którego obliguje nas ustawa jest termin 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na przekazanie informacji zwrotnej. Jest to termin w którym musimy przekazać sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
Ustawodawca narzucił termin 3 miesięcy na zakończenie działań następczych ale zostawił furtkę w postaci możliwości poinformowania o planowanych działaniach.
Ważny fragment
Jeśli w terminie 3 miesięcy poinformowaliśmy sygnalistę że nie zakończyliśmy jeszcze działań następczych, to w naszej ocenie należy poinformować go o ich wyniku po ich zakończeniu.
Ustawodawca słusznie pozostawił możliwość wydłużenia czasu trwania postępowania wyjaśniającego. Z praktyki wynika, że takie postępowania mogą trwać znacznie dłużej niż 3 miesiące, a presja czasu mogłaby negatywnie wpłynąć na rzetelność prowadzonych działań i jakość wyników postępowania.
Sama końcowa informacja zwrotna może ograniczyć się do wskazania jakie czynności zostały podjęte i informacji o ich zakończeniu. Można również poinformować o wynikach działań następczych i wdrożonych krokach naprawczych ale przekazywane informacje powinny zostać ocenione pod kątem przekazywanych danych osobowych i innych danych wrażliwych.
Działania następcze
Ustawa wskazuje że działania następcze mają dwa główne cele:
- ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz
- przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia
Poprzez działania następcze możemy rozumieć następujące czynności:
- postępowanie wyjaśniające,
- wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
- wniesienie oskarżenia,
- działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub
- zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
Efektem postępowania wyjaśniającego może być np. wniesienie oskarżenia i podjęcie próby odzyskania środków finansowych. Zważywszy, że materiały zebrane w trakcie tych działań będą dowodami w ewentualnej sprawie sądowej, dobrą praktyką jest prowadzenie postępowania wyjaśniającego pamiętając, że jego efekty mogą być wykorzystane w sprawie sądowej.
Podsumowanie
Zespoły powołane do obsługi zgłoszeń od sygnalistów stoją przed dużym wyzwaniem. Wprowadzona ustawa o ochronie sygnalistów określa jedynie podstawowe czynności i terminy jakie należy dotrzymać po otrzymaniu zgłoszenia. Stanowi ona dobry punkt odniesienia, ale z praktyki wynika, że prowadzenie postępowań wyjaśniających jest skomplikowane i angażujące, szczególnie jeśli jest to dla członków zespołu jedynie dodatkowe zadanie. Dodatkową trudnością jest zachowanie bezstronności, szczególnie w przypadku zgłoszeń dotyczących osób na stanowiskach kierowniczych. Dobrą praktyką dla zespołów obsługujących zgłoszenia byłoby dokonanie rzetelnej oceny czasochłonności i skomplikowania planowanych działań oraz oceny ryzyk związanych z postępowaniem (np. niezachowania bezstronności), Efektem tej oceny powinno być określenie, czy zespół obsługujący zgłoszenia posiada wszystkie potrzebne kompetencje do przeprowadzenia danego postępowania.
Czytaj więcej: Audyt śledczy – kiedy nie należy go przeprowadzać
