Pracownicy mobilni to ta grupa pracowników, która z racji zakresu swoich obowiązków przemieszcza się po określonym terenie, w związku z tym nie przebywa w podróży służbowej. Ponoszą wówczas wydatki np. na zakup paliwa czy noclegi. Pracodawcy mają wątpliwości, czy zwrot pracownikom mobilnym poniesionych przez nich wydatków, będzie stanowił dla tych pracowników przychód.
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z dnia z 7 marca 2014 r., sygn. IPTPB1/415-739/13-4/DSD wskazał, że dokonywany przedstawicielom handlowym (nie będącym w podróży służbowej) zwrot kosztów za paliwo oraz opłat za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych, nie powoduje uzyskania przez tych pracowników przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu Ustawy PIT z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych.
Wydatki na paliwo oraz opłaty za przejazdy płatnymi drogami i opłaty parkingowe nie mają charakteru osobistego. Dotyczą wyłącznie pojazdu firmowego, stanowiącego element wyposażenia stanowiska służbowego.
Tym samym nie powstaje obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za paliwo oraz kosztów za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych.
Inaczej ma się sprawa z ze zwracanymi kosztami noclegów. Zdaniem organu podatkowego, skoro pracodawca ponosi wydatki za noclegi pracowników mobilnych – przedstawicieli handlowych w związku z ich wyjazdami (niebędącymi podróżami służbowymi) w ramach obowiązków pracowniczych – to wartość tego świadczenia (noclegu) stanowi dla tych pracowników nieodpłatne świadczenie jako przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jednakże korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 Ustawy PIT, tj. do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł. Natomiast wartość świadczenia – przekraczająca kwotę 500 zł – ponoszona przez pracodawcę z tytułu zapewnienia noclegu pracownikom, powinna być przez pracodawcę doliczona do wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w danym miesiącu. Od łącznej wartości należy wówczas obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.