Rada Ministrów przyjęła 24. października 2017 roku projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zakłada on obniżenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz dopuszcza elektroniczną formę ich archiwizacji. Zmianie ma ulec również sposób wypłaty wynagrodzeń dla pracowników.
Wypłaty wynagrodzeń dla pracowników
Projekt ten jest częścią przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców” i jak czytamy w uzasadnieniu proponowane zmiany przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
Obecnie pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez 50 lat. Tak długi okres związany jest z ich wykorzystywaniem do ustalania podstawy wymiaru emerytury lub renty wypłacanej przez ZUS. Dokumentacja ta jest również niejednokrotnie kluczowa w postępowaniach sądowych w sprawach ze stosunku pracy.
Papierowa dokumentacja przechowywana jest przez zakłady pracy we własnym zakresie lub też na zlecenie przez wyspecjalizowane podmioty. Wiąże się to oczywiście z dodatkowymi nakładami finansowymi. Zgodnie z przepisami prawa, pełną odpowiedzialność za właściwą archiwizację ponosi pracodawca. Pojawia się więc ryzyko, że ubezpieczony pracownik nie otrzyma od byłego pracodawcy niezbędnych i kompletnych dokumentów w chwili wystąpienia o wypłatę należnego świadczenia. Pewnym rozwiązaniem byłaby ich elektroniczna wersja, ale obecnie jest ona jedynie formą uzupełniająca, a przepisy prawa nie są dostosowane do najnowszych możliwości technologicznych.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton