Zmiany w zakresie dokumentów pracowniczych od 1. stycznia 2019 r.

Wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Projekt ten jest częścią przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców” i jak czytamy w uzasadnieniu proponowane zmiany przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

Obecnie pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez 50 lat. Tak długi okres związany jest z ich wykorzystywaniem do ustalania podstawy wymiaru emerytury lub renty wypłacanej przez ZUS. Dokumentacja ta jest również niejednokrotnie kluczowa w postępowaniach sądowych w sprawach ze stosunku pracy.

Papierowa dokumentacja przechowywana jest przez zakłady pracy we własnym zakresie lub też na zlecenie przez wyspecjalizowane podmioty. Wiąże się to oczywiście z dodatkowymi nakładami finansowymi. Zgodnie z przepisami prawa, pełną odpowiedzialność za właściwą archiwizację ponosi pracodawca. Pojawia się więc ryzyko, że ubezpieczony pracownik nie otrzyma od byłego pracodawcy niezbędnych i kompletnych dokumentów w chwili wystąpienia o wypłatę należnego świadczenia. Pewnym rozwiązaniem byłaby ich elektroniczna wersja, ale obecnie jest ona jedynie formą uzupełniająca, a przepisy prawa nie są dostosowane do najnowszych możliwości technologicznych.

Okres przechowywania w kilku wariantach

Dla zatrudnionych od 1. stycznia 1999 roku dokumenty pracownicze domyślnie będę przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Czas ten ulegnie skróceniu do 10, jeśli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania do ZUS za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych i faktycznie je złoży. Imienne raporty będą zawierały informacje niezbędne do przyznania emerytury lub renty.

W przypadku pracowników zatrudnionych do 31. grudnia 1998 roku, pracodawca nie może złożyć wyżej opisanego raportu informacyjnego. Dla tych pracowników okres przechowywania dokumentów pracowniczych będzie wynosił niezmienne 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Nowością będą świadectwa pracy rozszerzone o dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Pracodawca przekaże te dane do ZUS w postaci papierowej lub elektronicznej. Dzięki temu nie będzie on zobowiązany do sporządzania zaświadczeń na potrzeby ZUS.

Dzięki Platformie Usług Elektronicznych ZUS, pracownik będzie mógł sprawdzać poprawność danych przekazanych przez pracodawcę na jego indywidualne konto oraz zweryfikować zaewidencjonowane składki. Dodatkowo w przypadku zgubienia dokumentów, ubezpieczony będzie mógł wystąpić do ZUS o udostępnienie informacji o stanie konta. Dokument wygenerowany przez system teleinformatyczny ZUS będzie miał moc prawną dokumentu urzędowego. Przez okres 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, ubezpieczony będzie mógł weryfikować zebrane dane, a także korzystać ze zgromadzonych dokumentów czy akt w ewentualnych sporach sądowych z pracodawcą.

Opcjonalna digitalizacja papierowej dokumentacji

Znacznym ułatwieniem dla pracodawcy ma być fakultatywna elektroniczna forma przechowywania dokumentacja lub też digitalizowanie akt papierowych. Przechowywanie papierowej dokumentacji wiąże się z koniecznością ponoszenia, niejednokrotnie wysokich, kosztów. Elektroniczna forma ma pomóc w minimalizowaniu tych wydatków. Jest także odpowiedzią na konieczność unowocześnienie obsługi obowiązków pracowniczych, oczekiwanego skrócenia czasu niezbędnego na opracowanie spójnej dokumentacji czy przeszukiwania akt. Ma także podnieść jakość dokumentów, które w formie papierowej narażone są na zużycie.

Elektronizacja będzie oczywiście wiązała się z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, ale w dobie tak dynamicznego rozwoju systemów teleinformatycznych, nie wydaje się to być znaczną przeszkodą. Zgodnie z projektem forma papierowa i elektroniczna mają być równoważne. W porozumieniu z ministrem cyfryzacji, powstanie specjalne rozporządzenie szczegółowo opisujące specyfikację elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Już nie na rękę

Jak dowodzą statystyki, obecnie najpopularniejszą formą wypłaty wynagrodzenia jest wpłata na rachunek płatniczy pracownika. Stąd też konieczność zmiany obecnego art. 86 §3 Kodeksu Pracy, który, poza sytuacjami szczególnymi, jako podstawową zasadę przyjmuje wypłatę wynagrodzenia w formie pieniężnej. Projekt wprowadza formę bezgotówkową jako dominującą. Oczywiście, na podstawie stosownego wniosku, pracownik może uzgodnić z pracodawcą inną, dogodniejszą dla niego formę. Nowa forma wypłaty wynagrodzenia ma sprzyjać również ograniczaniu szarej strefy – rozliczenia bezgotówkowe zostawiają po sobie stosowny ślad i zmniejsza prawdopodobieństwo nadużyć w tym zakresie.