Już od jutra, tj. od 15 marca 2018 r. wejdzie w życie znakomita część przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 398), która ma na celu usprawnienie procedury rejestrowej oraz umożliwienie łatwego dostępu do danych podmiotom krajowym i zagranicznym poprzez pełną informatyzację systemu już w 2020 r. Jednakże, z brzmienia przepisów nowelizujących wynika, że jeszcze w 2018 r. przysporzy ona przedsiębiorcom sporo problemów, przede wszystkim w zakresie składania sprawozdań finansowych i wniosków do sądów rejestrowych.
Potrzeba regulacji
Krajowy Rejestr Sądowy (dalej „KRS”) jest podstawowym źródłem informacji o podmiotach gospodarczych w nim zarejestrowanych. Jawność rejestru przyczynia się niewątpliwie do poprawy pewności i bezpieczeństwa obrotu, a odpis z rejestru jest ogólnodostępny i stanowi obecnie podstawowy dokument potwierdzający dane jednostki, w tym informacje dotyczące jej siedziby, adresu, sytuacji ekonomicznej oraz w szczególności osób uprawnionych do reprezentacji jednostki. Informacje te stanowią element oceny wiarygodności przyszłego partnera i to zarówno w relacjach biznesowych, jak również w kontaktach z instytucjami i urzędami państwowymi.
Zasada domniemania prawdziwości wpisu, leżąca u podstaw funkcjonowania KRS, wymaga zarówno sprawnego działania sądów, które winny odzwierciedlać rzeczywisty stan podmiotu, jak i bieżącej kontroli prawdziwości i aktualności danych objętych wpisem. Tymczasem, w praktyce realizacja powyższych postulatów przez sądy rejestrowe nie jest możliwa, a tym samym rejestr, w którym kluczowe dla bezpieczeństwa obrotu dane podmiotów umieszczone są ze znacznym opóźnieniem, traci swoje walory. Wzrost liczby podmiotów zarejestrowanych w KRS oraz obowiązek składania w sądzie sprawozdań finansowych powoduje w okresie wakacyjnym każdego roku (w praktyce większość podmiotów składa sprawozdania w miesiącach czerwiec-sierpień) paraliż w funkcjonowaniu sądów rejestrowych i rozciągnięcie procedury rejestracyjnej do kilku, a nawet kilkunastu tygodni.
Polski ustawodawca postanowił stawić czoła wskazanym trudnościom poprzez pełną informatyzację KRS. Potrzeba zmiany wynika jednak przede wszystkim z konieczności dostosowania przepisów krajowych do unijnych dyrektyw dotyczących integracji rejestrów handlowych i spółek w krajach Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego, co powinno zapewnić wszystkim zainteresowanym możliwość szybkiego dostępu do dokumentów i informacji dotyczących spółek oraz oddziałów wpisanych do rejestrów handlowych tychże krajów.
Pełna informatyzacja
Ustawa nowelizująca przewiduje m.in.:
- Wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS wyłącznie z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
Zgodnie z założeniami ustawy, już od początku marca 2020 r. prowadzone będą elektroniczne akta rejestrowe podmiotów objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestracja podmiotów oraz wymiana korespondencji pomiędzy sądem a wnioskodawcą będzie się odbywała wyłącznie w formie elektronicznej. Co więcej, dokumenty stanowiące załączniki do takich wniosków będą przez sąd rozpoznawane jedynie po ich uprzednim podpisaniu za pomocą kwalifikowanego podpisu albo profilu zaufanego ePUAP. Wnioski złożone w tradycyjnej formie będą podlegały zwrotowi.
- Stworzenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych
Repozytorium ma zostać stworzone przez Krajową Radę Notarialną, jeszcze w kwietniu bieżącego roku. W rejestrze tym – prowadzonym w formie teleinformatycznym – przechowywane będą wypisy i wyciągi aktów notarialnych, do których łatwy dostęp będą mieli notariusze, sądy oraz organy państwowe. Co ciekawe, po wdrożeniu pełnej informatyzacji procedury rejestrowej, podmiot wnioskujący o wpis zmiany danych w związku z czynnościami dokonanymi przed notariuszem zobowiązany będzie do wskazania jedynie numeru wypisu lub wyciągu danego aktu w repozytorium, bez konieczności składania oryginału dokumentu do akt rejestrowych.
- Wprowadzenie obowiązku składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej w odpowiednim formacie danych.
Zgodnie z założeniami ustawy nowelizującej już od 15 marca 2018 r. powstanie repozytorium dokumentów finansowych, w ramach którego gromadzone będą sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności wraz z raportem z badania biegłego rewidenta, o ile takowe jest wymagane oraz uchwały odpowiednich organów zatwierdzające te dokumenty wraz z uchwałą w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą zobowiązani do zgłaszania tych dokumentów sądom rejestrowym w ramach odpłatnych wniosków. Co więcej, po wejściu w życie ustawy, składanie tych dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie nie będzie dopuszczalne. Docelowo, wszystkie sprawozdania finansowe sporządzane będą na podstawie jednolitego wzorca i po ich właściwym podpisaniu i złożeniu w repozytorium trafią następnie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, a tym samym podmiot nie będzie składał dokumentów bezpośrednio do urzędu.
Sprawozdanie finansowe tylko z podpisem elektronicznym albo ePUAP
Choć do 1 marca 2020 r. jeszcze dużo czasu osoby będące członkami organów albo wspólnikami uprawnionymi do reprezentacji podmiotów wpisanych do rejestru będą musiały zmierzyć się z praktycznymi problemami wynikającymi z nowelizacji już w ciągu najbliższych kilku tygodni, bowiem począwszy od 15 marca 2018 r. niedopuszczalne będzie składanie sprawozdań finansowych i pobocznych dokumentów w sądach rejestrowych w tradycyjnej formie. Dokumenty te będą zamieszczane wyłącznie w repozytorium dokumentów finansowych, prowadzonym w formie elektronicznej i nie będą – jak dotychczas – składane do akt rejestrowych spółek i przechowywane w sądach. Dokumenty te będzie mogła złożyć (tj. zamieścić w wirtualnym repozytorium) wyłącznie osoba, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania, syndyk albo likwidator, a która będzie posiadała podpis kwalifikowany albo profil zaufany ePUAP. Co więcej, nie będzie możliwe ustanowienie pełnomocnika procesowego do dokonania takiej czynności, zgodnie bowiem z treścią uzasadnienia do ustawy – „nie jest to czynność procesowa, ale techniczna polegająca na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki do KRS”. W konsekwencji, czynności techniczne będzie mógł wykonać wyłącznie członek organu albo wspólnik uprawniony do reprezentacji i to tylko pod warunkiem, że uprzednio wyposażony zostanie w narzędzia pozwalające na podpisanie dokumentów w sposób prawem przewidziany.
Co ciekawe, złożenie dokumentów w formie elektronicznej nie będzie zwalniało kierowników jednostek z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości, a więc w sposób kompletny i rzetelny, jak również z obowiązku opatrzenia ich podpisami osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkich członków organu będącego kierownikiem jednostki. Złożenie dokumentów w repozytorium nie będzie również wykluczało możliwości następczej kontroli ich prawdziwości przez sąd rejestrowy. Dokumenty niezgodne ze stanem rzeczywistym zostaną w konsekwencji wydania stosownego orzeczenia przez sąd usunięte z repozytorium.
Obowiązek zgłoszenia adresu do doręczeń przy kolejnym wniosku do KRS
Obecnie sądy mierzyć się muszą z problemem skutecznego doręczenia orzeczeń i wezwań do osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu wpisanego do rejestrów objętych KRS. Rozwiązaniem tych trudności ma być oświadczenie o adresie do doręczeń, które powinno być złożone w odniesieniu do osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, jak również – w przypadku spółek kapitałowych – członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.
Co istotne, zmiana ta wejdzie w życie już od 15 marca 2018 r. i znajdzie zastosowanie nie tylko do podmiotów, których rejestracja nastąpi po wejściu nowelizacji w życie, ale do wszystkich podmiotów wpisanych obecnie do rejestru. Zgodnie bowiem z art. 34 ustawy nowelizującej podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych oświadczenia o adresach do doręczeń osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu wraz z pierwszym wnioskiem składanym do rejestru sądowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian (tj. 15 września 2019 r.). Z kolei w przypadku wniosków złożonych przed 15 marca 2018 r. i nie rozpoznanych do tego dnia, sąd rejestrowy zobowiązany będzie do wezwania podmiotu do uzupełnienia braków poprzez przedłożenie oświadczenia zawierającego informację o adresie do doręczeń, o ile informacja taka nie znajduje się w aktach rejestrowych. Co ciekawe, osoby nieposiadające adresu zamieszkania na Terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zobowiązane będą do ustanowienia pełnomocnika do doręczeń. Każdorazowa zmiana w tym zakresie będzie powodowała obowiązek aktualizacji danych i złożenia kolejnych oświadczeń.
Kierunek zmian wchodzących w najbliższym czasie w życie jest niewątpliwie dobry. Z pewnością w dłuższej perspektywie, pełna informatyzacja rejestru KRS, a w szczególności zmiany w zakresie sprawozdań finansowy pozwolą na usprawnienie procesów rejestracyjnych, a tym samym pozytywnie wpłyną na bezpieczeństwo i pewność obrotu gospodarczego. Niemniej, w nadchodzących tygodniach członkowie organów oraz wspólnicy zarządzający podmiotami wpisanymi do rejestru przedsiębiorców będą musieli zmierzyć się z szeregiem nowych obowiązków i cierpliwie przebrnąć przez okres prób i testów ulepszonego systemu teleinformatycznego, co z pewnością nie będzie łatwe.
Niezależnie od powyższego, należy wskazać, że brak jest uzasadnienia dla zmian uniemożliwiających realizację czynności technicznych (np. złożenie sprawozdań do repozytorium) przez profesjonalnych pełnomocników. Oznacza to bowiem nie tylko dodatkowe obowiązki dla polskich przedsiębiorców – którzy zwykli delegować tego rodzaju usługi – ale przede wszystkim poważne trudności w realizacji ustawowych wymogów dla podmiotów z kapitałem zagranicznych, których wspólnicy, czy członkowie organów nie dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czy profilem zaufanym ePUAP.
AUTOR: Justyna Nykiel, Specjalista, Aplikant radcowski, Doradztwo Prawne, Doradztwo Transakcyjne
