1 września 2019 r. Ministerstwo Finansów udostępniło dostęp do tzw. Białej Listy podatników VAT. W celu dochowania należytej staranności, podatnicy powinni zweryfikować, czy dokonują wpłat na konto kontrahenta, które zostało ujawnione organom podatkowym. Scenariusze dostosowania się do zmian w przepisach są różne – przede wszystkim przedsiębiorcy chcieliby dostosować się do nich, ale także uniknąć dodatkowej pracy administracyjnej – najchętniej poprzez automatyzację.
Podsumowanie
- Weryfikacja kontrahentów przy wykorzystaniu dostępu do API Białej Listy jest korzystna dla wszystkich podatników, w tym w szczególności dla średnich i dużych przedsiębiorców, którzy wykonują wiele transakcji.
- Dzięki masowej weryfikacji kontrahentów unikniemy nie tylko dodatkowych obciążeń administracyjnych, ale także temu, że ten proces jest automatyczny, unikniemy dodatkowych błędów.
Dla kogo automatyzacja weryfikacji kontrahentów?
Obok wyszukiwarki internetowej Białej Listy, Ministerstwo Finansów udostępniło także 1 września 2019 r. usługę internetowej (API) Białej Listy. W odróżnieniu od wyszukiwarki, usługa internetowa umożliwia masową weryfikację numerów NIP oraz numerów rachunków kontrahentów.
Dostęp przez API jest przydatny dla podatników, którzy wykonują dziennie wiele transakcji i potrzebują dokonywać masowego sprawdzenia danych kontrahentów. Jeśli taki podatnik chciałby skorzystać z wyszukiwarki udostępnionej przez MF, mogłoby się to z koniecznością zatrudnienia dodatkowej osoby (lub osób) dedykowanych do obsługi tej wyszukiwarki.
Ważny fragment
Aby prawidłowo wdrożyć weryfikację kontrahentów poprzez API, dobrą praktyką jest przejście przez następujące kroki: (i) określić procedurę korzystania z weryfikacji, (ii) wyodrębnić dane potrzebne do weryfikacji, najlepiej w formie spójnego, automatycznego raportu, (iii) zbudować odpowiedni dla nas schemat zapytań do API, (iv) zadbać o trwały zapis uzyskanych odpowiedzi.
Uniwersalna procedura weryfikacji każdego kontrahenta uchroni od błędów
Do zbudowania procedury są nam potrzebne dwa rodzaje informacji: z jednej strony niezbędna jest nam dogłębna wiedza w zakresie zmian w przepisach, a z drugiej strony warto zebrać informacje, jakie są faktyczne sytuacje związane z naszymi kontrahentami. Dobra procedura powinna odpowiadać na pytanie, w jakim momencie dokonujemy weryfikacji, jak będzie wyglądała konkretny schemat realizacji płatności w danej firmie (w tym, na podstawie jakich informacji dokonujemy zgody na przelew). Naszym zdaniem, główną zaletą korzystania z masowej i zautomatyzowanej weryfikacji kontrahentów przez API jest możliwość weryfikacji każdego kontrahenta. Dzięki temu nie trzeba się zastanawiać, czy dana transakcja faktycznie spełnia przesłanki obowiązkowego wykonania weryfikacji – przykładowo, nie trzeba będzie też monitorować, w którym momencie dana transakcja przekracza próg 15 tys. PLN (to może być jedna z przesłanek obowiązkowej weryfikacji).
Budowa automatycznego raportu
Kolejnym krokiem wdrożenia rozwiązania będzie budowa automatycznego raportu. Powinien zawierać dane potrzebne do zweryfikowania kontrahentów: głownie numer NIP i rachunek bankowy, ale także przykładowo – kwotę transakcji oraz datę, w której będziemy chcieli dokonać weryfikacji. Na tym etapie należy przeanalizować, czy istnieje możliwość uzyskania takich danych z systemu finansowo-księgowego, czy być może musimy skorzystać z danych znajdujących się w innych systemach. Istnieją różne możliwości w zakresie realizacji tego kroku – można wygenerować raport bezpośrednio z systemu w Excelu, czasem bardziej skuteczne może się okazać zbudowanie bazy danych zasilanej informacjami z różnych systemów (przydatne w sytuacji gdy dane są rozdystrybuowane w różnych programach).
Ważny fragment
Bez względu na wybrane rozwiązanie, warto zweryfikować, czy zapewnia ono dostęp do poprawnych danych. Przykładowo, Excel gubi czasem precyzję dużych liczb (rachunków bankowych) w wyniku czego je zaokrągla.
Natomiast, niektóre bazy danych prezentują duże liczby w notacji wykładniczej. Trzeba znaleźć rozwiązanie dla każdego z tych problemów oraz, aby uniknąć takiego błędu przy składaniu zapytań, zapewnić odpowiednią walidację danych. Tylko poprawne dane umożliwią nam skorzystanie z ochrony dawanej przez weryfikację w Białej Liście.
Automatyczny schemat zapytań
Gdy dane są poprawne i gotowe, możemy zabrać się za formułowanie schematu zapytań do usługi internetowej Białej Listy. Na tym etapie decydujemy, którą metodę wyszukiwania zaimplementujemy – do wyboru jest metoda „check” oraz metoda „search”. Biała Lista jest jak sklep – jeśli spróbujemy metody „check” będzie to podobne do poproszenia obsługi sklepu do pokazania konkretnego towaru, np. czerwonego swetra damskiego. W odpowiedzi możemy zobaczyć wybrany sweter lub dowiedzieć się, że takiego towaru nie ma. Odpowiednio, jeśli chcemy dokonywać weryfikacji metodą „check”, musimy podać sprawowane dane – co do zasady, NIP oraz numer rachunku bankowego. API odpowie nam, czy taki podatnik istnieje, czy nie. Natomiast, korzystanie z metody „search” można porównać do sytuacji, w której przeglądamy każdy sweter w sklepie po kolei, i szukamy takiego, który będzie spełniał nasze wymagania. Podobnie w API szukamy osobno informacji o numerze NIP oraz o numerze rachunku.
Ważny fragment
Każdy z tych metod ma swoje wady i zalety. Korzystając z metody „search” potwierdzimy, że pewna para danych nie znajduje się w wykazie, ale nie dowiemy się np. jakie inne rachunki bankowe posiada kontrahent. Metoda „search” nie pomoże nam także przy weryfikacji tzw. rachunków technicznych, tzn. rachunków generowanych dla każdego klienta osobno (używanych np. przez dostawców masowych usług, np. internetowych).
Możemy także wykorzystać kilka zapytań dla zapewnienia lepszej spójności danych. Budowę odpowiednich zapytań powinniśmy dostosować do naszych możliwości technicznych, mając na uwadze, jak dużo pamięci operacyjnej możemy poświęcić na weryfikację.
Trwały zapis danych
Finalnie, uzyskanego odpowiedzi należy zarchiwizować, aby móc okazać je na wypadek kontroli. Każda odpowiedź uzyskana z API powinna mieć numer zapytania nadany przez bazę danych Ministerstwa Finansów. Aplikacja Ministerstwa Finansów odnotowuje także nasze zapytania w swojej bazie danych. Zapis odpowiedzi powinien umożliwiać nam także procesowanie zgód na dokonanie zapłaty. Dlatego warto wygenerować go także w formie raportu (np. pdf), a także pliku excelowskiego lub csv (umożliwiającego dalszą pracę z danymi, wgrywanie je do baz). Trzeba zauważyć, że sama logika zadawania zapytań API – konieczność wprowadzenia numeru rachunku bankowego (24 znaki) – nie jest to rozwiązanie najbardziej udane. Niektóre bazy danych mają problem w odczytaniu takiego ciągu znaków i w związku z tym zaokrąglają go lub przedstawiają w notacji naukowej. Wprowadzenie tego rodzaju danych w zapytaniu do API nie gwarantuje nam uzyskania poprawnej odpowiedzi.
Uzyskane dane trzeba także odpowiednio zinterpretować, nie każda odpowiedź będzie oczywista – powinniśmy się zastanowić, co konkretnie zrobić, jeśli uzyskamy informację, że dany podatnik ma nieaktywny NIP, ale rachunek bankowy figuruje w Białej Liście, jak chcemy podejść do kontrahentów, którzy podali nam rachunek niepotwierdzony, ale posiadają rachunki, które zostały odnotowane przez Ministerstwo Finansów. Warto się nad tymi tematami zastanowić przed 1 stycznia 2020 r., bo po tej dacie będziemy mieli tylko 3 dni na działanie (tyle czasu ma podatnik na zgłoszenie zapłaty na niepotwierdzony rachunek bankowy urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na siedzibę kontrahenta, aby zachować prawo do zaliczenia wydatków korespondujących z zapłatą do kosztów uzyskania przychodu).
Nasza ocena API Białej Listy
API Białej Listy umożliwia przedsiębiorcom dokonanie zautomatyzowanej weryfikacji kontrahentów w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Jest to także ułatwienie w zakresie uzyskania dowodów na to, że podatnik dokonał należytej staranności przy sprawdzaniu kontrahenta. Dlatego uważamy, że przedsiębiorcy powinni wykorzystać wchodzące zmiany VAT na swoją korzyść.
AUTOR: Katarzyna Baszak
