Praca zdalna jest w ostatnim czasie bardzo popularną formą wykonywania pracy. Panująca pandemia SARS-CoV-2 spowodowała, że wiele firm w krótkim czasie musiało przeorganizować pracę w firmie i wysłać pracowników na przymusową pracę zdalną. Jak się okazuje przedsiębiorcy myślą o tej formie świadczenia pracy w dłuższej perspektywie z uwagi na możliwość ograniczenia kosztów prowadzenia działalności. Ciekawym wątkiem przy pracy zdalnej jest udostępnianie pracownikom sprzętu służbowego i związane z tym rozliczenie podatkowe przez pracodawcę.
Podsumowanie:
- Pandemia COVID-19 spowodowała, że prawdopodobnie praca zdalna stanie się powszechną formą świadczenia pracy.
- Udostępnianie pracownikowi narzędzi, materiałów do wykonywania pracy zdalnej nie powoduje powstania przychodu, problematyczne może być jednak używanie sprzętu do celów prywatnych pracownika.
- Wolny od opodatkowania i oskładkowania ZUS jest ekwiwalent wypłacany pracownikowi za używanie prywatnego sprzętu do celów służbowych. Ekwiwalent powinien odpowiadać równowartości poniesionych wydatków przez pracownika.
Praca zdalna a podatki
Ustawa COVID-19 wprowadziła możliwość polecenia przez pracodawcę pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, czyli pracy zdalnej. Należy zwrócić uwagę, że praca zdalna nie jest tożsama z telepracą, która znajduje szczególne uregulowania w Kodeksie pracy.
Według przepisów ustawy COVID-19 pracodawca, który poleca pracownikowi pracę zdalną ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej. Pracownik może używać także własnych narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod pewnymi warunkiem, m.in. umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych, czy innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
Powstaje pytanie, czy w sytuacji gdy pracodawca udostępnił pracownikowi służbowy sprzęt do wykonywania pracy zdalnej, to pracownik uzyskuje z tego tytułu przychód podatkowy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) nie przewiduje tutaj szczególnych regulacji, dlatego należy uznać, że skoro pracownik wykorzystuje sprzęt (laptop, telefon, drukarkę, a nawet biurko, czy krzesło) na cele służbowe, to po jego stronie nie powstaje przychód podatkowy.
Ważny fragment
Kwestią problematyczną pozostaje wykorzystywanie sprzętu służbowego na cele prywatne. W takiej sytuacji istnieje ryzyko powstania przychodu po stronie pracownika, dlatego też należałoby uregulować z pracownikiem kwestię korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych w trakcie wykonywania pracy zdalnej.
Jeżeli pracodawca nie zapewni sprzętu służbowego pracownikowi, należałoby wypłacać ekwiwalent za używanie prywatnych narzędzi i materiałów, czy też za zwiększone zużycie prądu. W tym wypadku przepisy PIT wskazują, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Ważne jest to, że jednym z warunków zwolnienia z opodatkowania wypłacanego ekwiwalentu jest to, aby jego wysokość stanowiła równowartość poniesionych przez pracownika wydatków na używanie własnego sprzętu czy zużyty prądu. Wypłata zbyt wysokiej kwoty ekwiwalentu wiąże się z ryzykiem uznania przez organy podatkowe, że pracodawca wykorzystuje ekwiwalent wolny od opodatkowania jako formę wynagrodzenia za pracę pracownika.
Pracodawca będzie mógł zaliczyć wydatki na zapewnienie pracownikowi sprzętu do pracy zdalnej oraz wypłacony ekwiwalent do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.
Praca zdalna a ZUS
Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wprowadza zwolnienie od składek ZUS dla wypłacanego ekwiwalentu dla pracownika za używania własnych narzędzi, materiałów, sprzętu do wykonywania pracy zdalnej. Warunkiem zwolnienia jest m.in. ekwiwalentny charakter wypłaconych środków, forma pieniężna ekwiwalentu i warunek własności sprzętu pracownika.
Podsumowując, prawdopodobnie wstępujemy w erę, gdzie praca zdalna będzie stanowiła powszechną formę świadczenia pracy, a nie wyjątek od reguły. Póki co przepisy podatkowe zawierają lakoniczne regulacje w zakresie pracy zdalnej z uwagi na rzadkość tej formy wykonywania pracy. Być może wraz z upowszechnieniem się pracy zdalnej, ustawodawca wprowadzi nowe zasady rozliczeń podatkowych przez pracodawcę w związku z poleceniem pracy zdalnej.
AUTOR: Aleksandra Trocińska
