Spółki, których rok obrotowy zgodny jest z rokiem kalendarzowym, mają coraz mniej czasu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz jego złożenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Termin na podjęcie uchwał w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podziału zysku bądź pokrycia straty upływa dla nich bowiem wraz z końcem września.
Podsumowanie:
- Co do zasady, obowiązek zamknięcia roku obrotowego, sprowadzający się do obowiązku sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich spółek i oddziałów przedsiębiorców zagranicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
- Spółki, których rok obrotowy zgodny jest z rokiem kalendarzowym, mają w tym roku obowiązek podjęcia uchwał w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego do końca września.
- Sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni od dnia podjęcia uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Nie jest natomiast konieczne przesyłanie dokumentu bezpośrednio do urzędu skarbowego, bowiem dokumenty te zostaną przekazane do urzędu automatycznie, w systemie teleinformatycznym.
Jakich spółek dotyczy obowiązek wypełniania corocznych obowiązków sprawozdawczych?
Co do zasady, na każdej spółce i oddziale przedsiębiorcy zagranicznego, wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ciąży obowiązek zamknięcia roku obrotowego, który polega na sporządzeniu sprawozdania finansowego, zatwierdzeniu go oraz złożeniu do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Wyjątkiem od tej zasady są spółki jawne i partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej. Spółki te nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego, powinny one natomiast złożyć w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.
Jakie działania musi podjąć jednostka w ramach zamknięcia roku obrotowego?
W ramach wypełnienia corocznych obowiązków sprawozdawczych spółka albo oddział przedsiębiorcy zagranicznego powinny podjąć następujące czynności:
- sporządzenie w formie elektronicznej sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności (jeżeli jest obowiązkowe dla danej jednostki),
- podpisanie elektronicznie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności,
- podjęcie uchwał w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności, a także podziału zysku bądź pokrycia straty (w przypadku oddziałów wystarczające jest podpisanie oświadczenia, że sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego zostało zatwierdzone i że zawiera ono dane finansowe oddziału),
- złożenie sprawozdania finansowego oraz pozostałych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych albo, w sytuacjach określonych przepisami prawa, za pośrednictwem systemu S24.
Nasz ekspert Justyna Nykiel jest do Twojej dyspozycji.
Kiedy upływa termin na złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych?
Uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podziału zysku albo pokrycia straty powinny zostać podjęte w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego spółki.
Sprawozdanie finansowe należy natomiast złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych (albo, w sytuacjach określonych przepisami prawa, za pośrednictwem systemu S24) w terminie 15 dni od dnia podjęcia uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Ponadto, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji, terminy do sporządzenia oraz zatwierdzenia sprawozdania finansowego uległy wydłużeniu o dodatkowe 3 miesiące. Wyjątek ten dotyczy jednak tylko obowiązków sprawozdawczych dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2020 r.
Ważny fragment
W praktyce oznacza to, że spółki oraz oddziały przedsiębiorców zagranicznych, których rok obrotowy zgodny jest z rokiem kalendarzowym, mają w tym roku obowiązek podjęcia uchwał w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego do końca września. Następnie, są one zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego najpóźniej do dnia 15 października 2020 r.
Spółki i oddziały przedsiębiorstw zagranicznych, wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które złożą sprawozdanie finansowe i związane z tym dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych nie mają już natomiast obowiązku składania tychże dokumentów dodatkowo w urzędzie skarbowym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty te zostaną przekazane w systemie elektronicznym bezpośrednio do właściwego urzędu skarbowego, bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań przez jednostkę.
Kto upoważniony jest do złożenia dokumentów w imieniu spółki albo oddziału przedsiębiorcy zagranicznego?
W przypadku spółek, zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych może dokonać osoba upoważniona do reprezentacji spółki (wspólnik upoważniony do reprezentacji, członek zarządu albo prokurent) pod warunkiem, że jej numer PESEL ujawniony został w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
W przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych dokumenty mogą zostać złożone przez osobę upoważnioną do reprezentowania zagranicznego przedsiębiorcy w oddziale, a także przez prokurenta. Podobnie jak w przypadku spółek, warunkiem jest ujawnienie numeru PESEL wspomnianej osoby w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Ponadto, zgłoszenia może dokonać również adwokat lub radca prawny, działający na podstawie udzielonego przez spółkę albo oddział pełnomocnictwa.
Z uwagi na skutki wywołane pandemią SARS-CoV-2 znaczącej modyfikacji uległy ustawowe terminy na wypełnienie corocznych obowiązków sprawozdawczych. Obowiązki te nie zostały jednak całkowicie zniesione, dlatego w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji prawnych, osoby zarządzające spółkami oraz oddziałami przedsiębiorców zagranicznych powinny pamiętać o zbliżającym się terminie na złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Więcej na temat zamknięć lat obrotowych znaleźć możesz w naszej publikacji „Zamknięcie roku w spółkach i oddziałach. 31 pytań (i odpowiedzi) o sprawozdania finansowe”.
AUTOR: Łukasz Wojdanowicz, Senior Konsultant, Kancelaria Prawna Grant Thornton
