1 lipca 2021 r. wejdą w życie przepisy Ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej „Ustawa”) regulującej zasady wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi (m.in. sądami i urzędami) a innymi podmiotami publicznymi i niepublicznymi, w tym spółkami prawa handlowego i przedsiębiorcami prowadzącymi działalność na podstawie wpisu do CEiDG.
W tym zakresie szykuje się prawdziwa rewolucja, Ustawa bowiem przyznaje prym komunikacji dokonywanej w formie elektronicznej, ponad tradycyjną, listowną, a jej wdrożenie związane jest z szeregiem nowych obowiązków ciążących na przedsiębiorcach.
Podsumowanie:
- Spółki prawa handlowego będą zobowiązane do posiadania i ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego adresu do doręczeń elektronicznych, wpisanego do bazy adresów elektronicznych, a także wyznaczenia administratora skrzynki do doręczeń. Nie będzie możliwe uchylenie się od tego obowiązku.
- Elektroniczny adres i skrzynka do e-doręczeń zastąpi tradycyjny sposób komunikacji z sądami i urzędami, dokonywany za pomocą listów poleconych.
- Elektroniczny adres do doręczeń i przyporządkowana do niego skrzynka do e-doręczeń to nie jest zwykły adres poczty elektronicznej (e-mail). Adres będzie zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych, a jego pozyskanie będzie możliwe w toku sformalizowanej procedury.
- Spółki i przedsiębiorcy wnioskujący o wpis od 1 października 2021 r. będą objęci obowiązkiem już od tej daty, natomiast spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 października 2021 r. będą mogły dokonać zgłoszenia do 1 października 2022 r.
Ku pełnej informatyzacji – elektroniczny system do doręczeń
Od kilku lat jesteśmy świadkami rewolucyjnych zmian w zakresie sposobu komunikacji i wypełniania obowiązków rejestracyjnych oraz raportowania nałożonych na przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek prawa handlowego. Przedsiębiorców obowiązują przepisy nakładające obowiązek sporządzania i składania do sądu sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej, w formie pliku stworzonego w specjalnym formacie, w podobnej formule przedsiębiorcy składają większość deklaracji podatkowych. Niedawno, mierzyli się z w pełni elektronicznym Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych, a od 1 lipca 2021 r. w życie wejdą przepisy regulujące elektroniczne postępowanie przed Krajowym Rejestrem Sądowym i nakazujące podmiotom wpisanym do rejestru przedsiębiorców możliwość składania wniosków wyłącznie w formie elektronicznej (szerzej na ten temat w artykule: W 2021 wnioski o wpis do KRS tylko drogą elektroniczną).
Na tym jednak elektroniczna przygoda przedsiębiorców się nie zakończy. Zgodnie bowiem z przepisami wchodzącej za kilka dni w życie Ustawy wszelka komunikacja pomiędzy sądami i urzędami, a przedsiębiorcom prowadzącym działalność na podstawie wpisu do CEiDG albo w formie spółki prawa handlowego będzie dokonywana elektronicznie, z wykorzystaniem elektronicznego systemu do doręczeń.
Obowiązkowy adres do doręczeń elektronicznych i administrator
Zgodnie z przepisami Ustawy przedsiębiorcy wpisani do CEiDG oraz podmioty niepubliczne, wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego albo z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. To na ten adres i przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, podmiot publiczny będzie doręczał korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Będzie to swoistego rodzaju elektroniczny list polecony. Dokonane w ten sposób doręczenie będzie w pełni poprawne, a przekazana korespondencja uznana za doręczoną (co ma istotne znaczenie w szczególności w przypadku pism, od których przysługuje środek odwoławczy, którego złożenie jest możliwe w wyznaczonych przepisami prawa terminach).
Ważny fragment
Co istotne, adresem do e-doręczeń nie będzie zwykły adres poczty elektronicznej, a specjalny adres, nadawany przez uprawniony podmiot, zgodnie z określoną przepisami procedurą.
Utworzenie adresu do e-doręczeń i przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń nastąpi albo na podstawie wniosku podmiotu zainteresowanego albo automatycznie, wraz z rejestracją, w przypadku podmiotów wpisywanych do CEiDG albo rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2021 r.
Wnioski składane mogą być do ministra właściwego do spraw informatyzacji albo do kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
E-doręczenia – termin wejścia przepisów w życie
Począwszy od 1 października 2021 r. podmiot składający wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS będzie zobowiązany do wskazania adresu do e-doręczeń, a także imię i nazwisko administratora skrzynki do doręczeń. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców przed dniem 1 października 2021 r. mają czas na dokonanie odpowiedniego zgłoszenia do dnia 1 października 2022 r.
Pomimo, że przepisy wejdą w życie od 1 października 2021 r. to przedstawione powyżej zasady nie będą dotyczyły wszelkiej korespondencji z sądami i urzędami. Ustawodawca zdecydował się stopniowo rozszerzać katalog podmiotów, i tak, na przykład przepisy będą miały zastosowanie do komunikacji z administracją rządową od 1 października 2021 r., z innymi organami władzy publicznej, w tym ZUS, KRUS, NFZ od 1 stycznia 2022 r. a jednostki samorządu terytorialnego zostaną objęte tym obowiązkiem dopiero 1 stycznia 2024 r. Elektroniczne postępowanie z sądami, trybunałami, prokuraturą i organami ścigania będzie możliwe dopiero w 2029 r.
Ważny fragment
Warto jednak wskazać, że rozważana jest zmiana terminu wejścia w życie przepisów. 15 czerwca 2021 r. Sejm uchwalił ustawę odraczającą termin wejścia w życie przepisów Ustawy o doręczeniach na 5 października 2021 r. Obowiązkowe wskazanie adresu do e-doręczeń przez spółki miałoby obowiązywać dopiero od 5 lipca 2022 r.
Informatyzacja w zakresie komunikacji przedsiębiorców z urzędami i organami władzy państwowej to proces nieunikniony, zatem kierunek rozwoju ocenić należy bardzo pozytywnie. Naturalnie pojawiają się pytania o sposób procedowania, dochowanie terminów określonych ustawą oraz o jakość i niezawodność stosowanych rozwiązań. Realizacja obowiązków wynikających z Ustawy będzie z pewnością sporym wyzwaniem dla przedsiębiorców, ale jeszcze większym dla skostniałych struktur administracyjnych i pracowników urzędów. Miejmy jednakże nadzieję, że bazując na dotychczasowych doświadczeniach związanych z uruchamianiem systemów teleinformatycznych w poszczególnych obszarach działalność firm, nowe rozwiązania technologiczne będą niezawodne i bardziej przyjazne dla użytkowania, a w szczególności dla urzędników, bo to ostatecznie przesądzi o tempie załatwianej sprawy.
