UWAGA! Ustawa o ochronie sygnalistów została uchwalona i opublikowana w dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw. Przedsiębiorcy objęci zakresem zastosowania nowych regulacji mają czas na dostosowanie się do nich do dnia 24 września 2024 r. W tym terminie powinni oni zadbać m. in. o przygotowanie i wdrożenie procedur dokonywania i przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa w organizacji, czy też o ustanowienie wewnętrznego kanału zgłoszeń.
Więcej informacji w przedmiocie tego, kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów oraz jakie obowiązki nakłada na podmioty zobowiązane, znajdziecie Państwo w artykule Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
Podsumowanie
- Podmioty prawne, w tym spółki kapitałowe, będą musiały ustalić wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wymóg ten dotyczy co do zasady podmiotów, na rzecz których świadczy lub wykonuje pracę co najmniej 50 osób, jednakże istnieją odstępstwa od tej zasady. Pozostałe podmioty prawne mogą wprowadzić wskazaną procedurę fakultatywnie.
- Wprowadzenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń zgodnej z wymaganiami projektu ustawy stanowi wymagający proces. Projekt ustawy wskazuje rozbudowany katalog wymagań, które należy spełnić w ramach tworzonej procedury.
- Za brak wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń, bądź ustanowienie procedury istotnie naruszającej wymagania przewidziane w ustawie przewidziana została odpowiedzialność karna w postaci grzywny.
- Podobnie obowiązek ten kształtuje się w przypadku podmiotów odpowiedzialnych w innych spółkach. W przypadku spółek osobowych będą to co do zasady jej wspólnicy, przy czym w przypadku spółki komandytowej będzie to jej komplementariusz
Prace nad ustawą o sygnalistach
Projekt ustawy o sygnalistach ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego postanowień Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Warto podkreślić, że termin przewidziany na implementację Dyrektywy minął 17 grudnia 2021 r., co może mieć wpływ na zintensyfikowanie prac celem uniknięcia negatywnych skutków niedotrzymania wskazanego terminu przez polskiego ustawodawcę. Przyjęcie projektu przez Radę Ministrów planowane jest na I kwartał 2023 r. W dalszej kolejności projekt trafi do Sejmu.
Na gruncie postanowień projektu ustawy, szczególna odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków nałożonych na spółki kapitałowe, ciąży na ich członkach zarządów. Zważywszy na fakt, że piastunowie spółek zgodnie z ustawą mogą odpowiadać karnie za niedopełnienie swoich obowiązków, powinni oni zadbać o zapewnienie zgodności działalności spółek z regulacjami w zakresie ochrony sygnalistów.
Obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
W kontekście odpowiedzialności członków zarządu należy przede wszystkim zwrócić uwagę na procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Podmioty prawne, w tym spółki kapitałowe, na gruncie projektu ustawy zobowiązane są do ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Wymóg ten dotyczy co do zasady podmiotów, na rzecz których świadczy lub wykonuje pracę co najmniej 50 osób, jednakże istnieją odstępstwa od tej zasady. Podmioty wykonujące działalność w dziedzinie m.in. usług, produktów oraz rynków finansowych, a także przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, muszą bowiem ustanowić przedmiotową procedurę niezależnie od osiągnięcia wspomnianego progu osobowego.
Warto podkreślić, że podmioty, które na podstawie projektu ustawy nie spełniałyby powyższych warunków, będą mogły fakultatywnie ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń.
Planowany termin, do którego spółki kapitałowe będą musiały dokonać ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych:
- w stosunku do podmiotów, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50, ale więcej niż 249 osób – kończy się co do zasady z upływem 17 grudnia 2023 r. (zob. punkt następny);
- w przypadku podmiotów, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 osób oraz dla podmiotów, które niezależnie od progu osobowego, wykonują działalność m.in. w zakresie usług, produktów i rynków finansowych – kończy się z upływem 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.
Proces wdrożenia procedury
Ważny fragment
Wprowadzenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń zgodnej z wymaganiami projektu ustawy stanowi skomplikowany oraz wymagający proces. Projekt ustawy wskazuje rozbudowany katalog informacji i wymagań, które należy spełnić w ramach tworzonej procedury. Przedsiębiorcy nie powinni zatem pozostawiać prac nad procedurą na ostatni moment, może się bowiem okazać, że zabraknie czasu, aby terminowo wywiązać się ze wskazanego obowiązku.
Możliwe jest przy tym zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym, celem powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń, a przy podmiotach zatrudniających 50-249 osób również umowy umożliwiającej dzielenie się zasobami kadrowymi oraz organizacyjnymi w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, oraz prowadzania postępowania wyjaśniającego. Wymaga podkreślenia, że powyższe nie zwalnia jednak z odpowiedzialności dochowania obowiązków takich jak zachowanie poufności, udzielenie informacji zwrotnej czy podjęcie działań następczych.
Korzyści z wdrożenia procedury zgłoszeniowej
Należy zaznaczyć, że wdrożenie procedury może przynieść korzyści, także dla samych członków zarządu. Katalog osób fizycznych mogących dokonywać zgłoszeń, zgodnie z projektem ustawy, jest bardzo szeroki. Członkowie zarządów spółek kapitałowych również będą bowiem mogli zostać ewentualnymi sygnalistami i skorzystać z ochrony.
Dodatkowo wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń zwiększa zaufanie do spółki oraz może pozwolić uniknąć powtarzających się naruszeń ze strony pracowników. Warto podkreślić, że właściwie wprowadzona i utrzymywana procedura zgłoszeń jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapewnia ona zwiększenie bezpieczeństwa i umożliwia lepsze dbanie o potrzeby pracowników, zarówno w przypadku większych, jak i małych przedsiębiorstw. Z uwagi na powyższe, warto, aby przedsiębiorcy jak najszybciej rozpoczęli opracowywanie procedury zgłoszeniowej w ramach prowadzonego biznesu.
Na marginesie należy wskazać, że oprócz zgłoszeń wewnętrznych, projekt ustawy przewiduje również zgłoszenia zewnętrzne oraz ujawnienia publiczne, przy których zgłaszający również objęty jest ochroną.
Odpowiedzialność karna za naruszenie przepisów ustawy o sygnalistach
Zgodnie z projektem, za niezastosowanie się do przepisów ustawy grozi odpowiedzialność karna. Na członka zarządu spółki odpowiedzialnego za brak wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń nałożona grzywna w wysokości do 5.000 zł. Takiej samej karze podlega ustanowienie procedury istotnie naruszającej wymagania przewidziane w ustawie.
Nadto, ujawnienie wbrew przepisom ustawy tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia naruszenia prawa, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej ze zgłaszającym, podlega karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Odpowiedzialność karna jest przewidziana również za działania uniemożliwiające lub istotnie utrudniające dokonanie zgłoszenia. Przy zastosowaniu przemocy bądź groźby kara pozbawienia wolności może sięgać nawet lat 3.
Tak samo zabrania się wszelkich działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, a także osoby pomagającej zgłaszającemu lub osoby powiązanej. Zagrożenie ustawowe obejmuje karę grzywny, ograniczenia bądź pozbawienia wolności do lat 2, a przy podejmowaniu więcej niż dwóch działań odwetowych, nawet 3 lat pozbawienia wolności.
Finalnie, należy mieć na uwadze, że sami sygnaliści również podlegają odpowiedzialności karnej. Dokonanie bowiem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło, zagrożone jest odpowiedzialnością karną ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
Wprowadzenie do polskiego systemu prawnego założeń Dyrektywy będzie z pewnością prawdziwą rewolucją, ale zarazem wyzwaniem dla przedsiębiorców. Członkowie zarządów spółek powinni przede wszystkim dopilnować terminowego wprowadzenia wymaganych procedur oraz zapewnić jego prawidłowe, bezpieczne funkcjonowanie, aby nie narazić się na odpowiedzialność karną w tym zakresie.
Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton świadczy usługi doradcze w zakresie compliance prawnego, polegające na zapewnieniu zgodności wprowadzanych w organizacji procedur i podejmowanych działań z unijnymi przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów.
AUTORZY: Zuzanna Piątek i Magdalena Wołczek, Junior Associates w Zespole Kancelarii Prawnej Grant Thornton
Czytaj więcej o sygnalistach:
Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
Jaka ochrona przysługuje sygnalistom w kontekście RODO? [INFORMATOR]
Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw
Na jaką ochronę mogą liczyć sygnaliści?
Ochrona sygnalistów a odpowiedzialność członków zarządu
