Pracodawco – przygotuj się na zmiany! Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które pracodawcy powinni podjąć, aby z powodzeniem wprowadzić pracę zdalną w swojej organizacji.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Jakie nowe prawa i obowiązki względem pracodawcy i pracownika wprowadza nowelizacja?
- Jakie będą obowiązywać rodzaje pracy zdalnej?
- Jakich dokumentów będzie się wymagać od pracodawców w celu wprowadzenia pracy zdalnej?
Analiza aktualnie obowiązujących dokumentów wewnętrznych
Przed wprowadzeniem pracy zdalnej w organizacji warto skupić się na weryfikacji aktualnie obowiązujących dokumentów wewnętrznych (niektórzy pracodawcy już w zeszłym roku wprowadzali regulaminy pracy zdalnej w swoich zakładach) i dostosowaniu ich do brzmienia nowych przepisów. Ponadto, warto zastanowić się, dla których grup pracowników praca zdalna faktycznie jest możliwa do wprowadzenia.
Zapoznanie się z nowymi prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników
Pracodawca decydując się na wprowadzenie pracy zdalnej, musi mieć świadomość m.in. następujących spraw:
- dopuszczalnych rodzajów pracy zdalnej;
- sposobów wprowadzenia pracy zdalnej (w tym konieczności konsultacji z organizacją związkową albo reprezentacją pracowników wybraną w sposób przyjęty u danego pracodawcy);
- konieczności sporządzenia odpowiednich dokumentów;
- konieczności ponoszenia przez niego kosztów pracy zdalnej (rozróżnienie pomiędzy zwrotem kosztów, koniecznością zapłaty ekwiwalentu a ryczałtem);
- zadbać o sprawy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy (w tym także oceną ryzyka zawodowego);
- możliwości przeprowadzania kontroli pracy wykonywanej w trybie zdalnym (w tym kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym danych osobowych);
- zakazu dyskryminacji pracowników zdalnych i stacjonarnych
Podjęcie decyzji o rodzaju wprowadzanej pracy zdalnej
Przy podejmowaniu dalszych kroków związanych z wdrażaniem pracy zdalnej w swojej organizacji należy uwzględnić także podjęcie decyzji o rodzaju powierzanej przez pracodawcę pracy zdalnej, biorąc pod uwagę m.in. sposób funkcjonowania zakładu pracy, czy grupy osób, którym ma być powierzana praca zdalna.
Znowelizowany kodeks pracy przewiduje następujące rodzaje pracy zdalnej:
- całkowitą pracę zdalną;
- częściową pracę zdalną (hybrydową);
- pracę zdalną na jednostronne polecenie pracodawcy;
- okazjonalną pracę zdalną.
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę z nowym pracownikiem, ale także już w trakcie zatrudnienia.
Rodzaj wybranej przez pracodawcę pracy zdalnej przesądza co do zasady o konieczności przygotowania i wprowadzenia w zakładzie odpowiednich dokumentów. I tak w przypadku:
- właściwej pracy zdalnej, która będzie rozwiązaniem przyjętym systemowo u pracodawcy, czyli całkowitej i częściowej pracy zdalnej zwanej czasami hybrydową – niezbędne będzie przygotowanie odpowiedniego regulaminu pracy zdalnej (bądź zawarcie porozumienia z organizacja związkową); będzie to także możliwe do ustalenia w porozumieniu indywidualnie zawieranym z pracownikiem, niemniej będą się w nim musiały znaleźć wszystkie zasady dotyczące pracy zdalnej, które zostałyby zawarte w regulaminie pracy zdalnej;
- pracy zdalnej na jednostronne polecenie pracodawcy – będzie możliwe tylko w przypadkach określonych w znowelizowanym kodeksie pacy, tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym z powodu siły wyższej czasowo nie będzie możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy (katalog zamknięty);
- okazjonalnej pracy zdalnej (czyli tzw. home office na żądanie pracownika) – pracodawca nie ma obowiązku zawierania porozumienia ze związkami zawodowymi ani przygotowania regulaminu pracy zdalnej, bo będzie to praca udzielana na wniosek/żądanie pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym, warto jednak posiadać odpowiednie wnioski o wykonywanie pracy zdalnej oraz niektóre oświadczenia pracownika.
Analiza kosztów pracy zdalnej
Wdrażając pracę zdalną w swojej organizacji, pracodawca będzie musiał ponieść szereg kosztów związanych z jej wykonywaniem. Ponadto, pracodawca będzie musiał zdecydować jaka forma wypłaty kwot przysługujących pracownikom sprawdzi się najlepiej.
Koszty jakie musi ponieść pracodawca powierzający pracę zdalną pracownikom to;
- koszty zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- koszty zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (lub, w przypadku posiadania własnych narzędzi pracy przez pracownika, koszty związane z serwisem, eksploatacją, konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej);
- koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- koszty zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w dokumencie powierzającym pracownikowi pracę zdalna.
Obowiązek pokrycia powyższych kosztów albo wypłaty ekwiwalentu (w przypadku wykorzystywania przez pracownika do pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi) może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu w wysokości ustalonej z pracodawcą. W praktyce znaczna większość pracodawców decyduje się już w tej chwili na zastosowanie ryczałtu. Należy jednak z wyjątkową ostrożnością podejść do ustalania wysokości ryczałtu, tak aby nie wygenerować niepożądanych konsekwencji podatkowych. Pamiętajmy bowiem, że zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracodawca będzie też zobowiązany zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną.
BEZPŁATNY INFORMATOR: Zmiany w prawie pracy 2022 i 2023 – praca zdalna, kontrola trzeźwości, work-life balance, sygnaliści, płaca minimalna i diety służbowe
Przygotowanie dokumentów, które będą wymagane od pracodawców przy wprowadzenia pracy zdalnej
Jakich dokumentów będzie się wymagać od pracodawców w celu wprowadzenia pracy zdalnej? Znowelizowane przepisy kodeksu pracy przewidują różne dokumenty na różne okoliczności:
- porozumienie z organizacją związkową (organizacjami związkowymi) – w przypadku pracodawców, u których działa albo działają organizacje związkowe;
- regulamin pracy zdalnej – w przypadku pracodawców, u którego nie działają organizacje związkowe (po konsultacji z przedstawicielami pracowników) albo w przypadku nie zawarcia porozumienia z organizacjami związkowymi w określonym terminie;
- indywidualne porozumienie z pracownikiem – co do zasady stosowane w przypadku powierzenia pracy zdalnej nielicznej grupie pracowników, niemniej będzie ono musiało zawierać szereg zapisów, które normalnie znalazłyby się w regulaminie pracy zdalnej (bądź odpowiednio porozumieniu ze związkami);
- dokument jednostronnego polecenia wykonywania pracy zdalnej – w ściśle określonych przypadkach wskazanych w pkt. 2 powyżej.
Niezależnie od zastosowania wskazanego powyżej wariantu (w określonej sytuacji), pracodawca będzie zobowiązany do określenia w odpowiednim dokumencie co najmniej:
- grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
- zasady kontroli (wykonywania pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bhp oraz w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych);
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.
Niezbędne oświadczenia w celu wprowadzania pracy zdalnej
Obok odpowiedniego podstawowego dokumentu wprowadzającego pracę zdalną, o którym mowa powyżej, niezbędne będzie przygotowanie także określonego pakietu oświadczeń i wniosków, które będą wymagane na podstawie znowelizowanego Kodeksu pracy, aby skutecznie i bezpiecznie wprowadzić pracę zdalną.
Będzie trzeba także odpowiednio zmodyfikować informację o podstawowych warunkach zatrudnienia.
O czym jeszcze pamiętać przy wdrażaniu pracy zdalnej
W przypadku pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, rady pracownicze ani nie ma wyłonionej reprezentacji pracowniczej w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracodawca będzie zobowiązany wyłonić taką reprezentację w sposób u siebie przyjęty. Wielu pracodawców tym samym będzie zatem potrzebować sporządzenia regulaminu wyborów oraz przeprowadzenia wyborów przedstawicieli pracowników.
Wsparcie i szkolenia dla pracowników z zakresu zmian w pracy zdalnej
Warto także przeszkolić pracowników na temat zmiany przepisów w zakresie pracy zdalnej, wprowadzanych regulacji, skutków wprowadzenia pracy zdalnej, prawa do zwrotu kosztów, możliwości przeprowadzania kontroli, itd. i uświadomić ich, że czasy dowolnego i nieuregulowanego sposobu świadczenia pracy zdalnej są już przeszłością. Uregulowana praca zdalna to bowiem nowa rzeczywistość, w której wszyscy będziemy od 7 kwietnia 2023.
AUTORKI: Jolanta Zarzecka-Sawicka, Radca prawny, Partner oraz Karolina Karpińska, Junior Associate, Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton
