Finansowe wsparcie pracowników-rodziców poprzez dofinansowanie wyprawki szkolnej ich dzieci to działanie, które świadczy o społecznym zaangażowaniu firmy, ale wiąże się również z określonymi obowiązkami podatkowymi i obciążeniami zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Wspomniane dofinansowanie może być finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) albo – jeśli firma nie prowadzi Funduszu – ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. Warto więc, żeby pracodawcy i pracownicy zdawali sobie sprawię, w jaki sposób prawidłowo rozliczyć tego rodzaju pomoc i jakie obowiązki podatkowe się z nią wiążą?
Finansowanie wyprawki szkolnej ze środków obrotowych pracodawcy
W przypadku finansowania wyprawki szkolnej ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, całość wydatku obciąża pracodawcę. Tego rodzaju świadczenie może jednak zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, co jest istotne z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zachowania lub zabezpieczenia źródła. W świetle tych przepisów można uznać, że dofinansowanie wyprawki szkolnej dla pracowników, mające na celu wsparcie i motywowanie kadry w firmie, spełnia te warunki i stanowi koszt podatkowy.
Należy jednak pamiętać, że przekazane pracownikom wyprawki lub środki finansowe przeznaczone na ich zakup stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy. W związku z tym, ich wartość powinna być doliczona do wynagrodzenia pracownika i opodatkowana. Jeżeli chodzi o składki ZUS to dofinansowanie takie nie zalicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, jeżeli wynika ono z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Jeżeli natomiast dofinansowanie wyprawki szkolnej nie zostało uwzględnione w ww. regulacjach, wtedy podlega ono oskładkowaniu. Warto również zwrócić uwagę, że takie świadczenie musi być przyznawane wszystkim pracownikom spełniającym ściśle określone kryteria. W tym przypadku to kryterium jest zachowane, ponieważ dotyczy pracowników posiadających dziecko/dzieci w wieku szkolnym.
Finansowanie wyprawki szkolnej z ZFŚS
Dofinansowanie wyprawki szkolnej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) funkcjonuje na zupełnie innych zasadach. W firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, pracodawca ma obowiązek tworzenia ZFŚS, a jednym z możliwych świadczeń finansowanych z tego funduszu jest właśnie wyprawka szkolna. Wydatki pokrywane z ZFŚS mają charakter socjalny, co oznacza, że nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to wprost z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który wyłącza z kosztów podatkowych wszelkie wydatki na działalność socjalną, z wyjątkami niemającymi zastosowania w tym przypadku. Dla pracownika natomiast taka forma wsparcia może być korzystniejsza niż świadczenie finansowane ze środków obrotowych. Otóż, świadczenie przyznane w ramach wyprawki szkolnej kwalifikuje się do ogólnego, łącznego limitu wszystkich świadczeń przyznawanych w ramach ZFŚS w danym roku podatkowym, który nie może przekroczyć 1000 zł. Oznacza to, że w tym okresie wartość wspomnianej wyprawki jest zwolniona z opodatkowania do wskazanej wyżej kwoty (1000 zł). Co istotne, całość świadczenia, niezależnie od jego wartości, jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Ważny fragment
Trzeba jednak pamiętać, że każde świadczenie z funduszu socjalnego musi być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, co wymaga odpowiedniego udokumentowania i przestrzegania zasad określonych w regulaminie ZFŚS.
Podsumowanie
Wybór źródła finansowania wyprawki szkolnej ma istotny wpływ na sposób jej rozliczenia. Pracodawca, który zdecyduje się na sfinansowanie wyprawki z własnych środków obrotowych, ponosi co do zasady większe koszty, ale zyskuje możliwość ich zaliczenia do kosztów podatkowych. Z kolei finansowanie z ZFŚS nie pozwala na ujęcie wydatku jako kosztu podatkowego, ale jest korzystniejsze z punktu widzenia pracownika – zarówno pod względem podatkowym, jak i składkowym. Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien być więc świadomą decyzją, uwzględniającą nie tylko sytuację finansową firmy, ale także obowiązujące przepisy i cele, jakie pracodawca chce osiągnąć poprzez takie świadczenie
Zobacz inne artykuły z serii #BackToSchool:
- Prawo w szkolnej ławce, czyli prawa i obowiązki dzieci, rodziców oraz placówek edukacyjnych 2025/2026
- Wizerunek dziecka w Internecie – co powinien wiedzieć biznes?
- Weryfikacja karalności pracowników mających kontakt z dziećmi
- Ulgi i zwolnienia podatkowe związane z edukacją – przegląd najważniejszych rozwiązań
- Pracodawco pamiętaj o prawach pracownika-rodzica!
- Dofinansowanie wyprawki szkolnej przez pracodawcę. Skutki podatkowe i księgowe (teraz czytasz)