Nie jest to problem jednostkowy ani efekt złej woli. To konsekwencja skali zmian, jakie niesie ze sobą obowiązkowy KSeF – zarówno technologicznych, jak i organizacyjnych.
Spis treści
- Wdrożenie KSeF to nie tylko projekt IT
- Kogo dotkną opóźnienia we wdrażaniu narzędzi obsługujących KSeF
- Brak gotowego narzędzia do KSeF – realne skutki biznesowe
- Jak zabezpieczyć firmę na wypadek opóźnień we wdrożeniu narzędzia KSeF?
- Pogotowie KSeF – back-up na wypadek opóźnień we wdrożeniu systemu
- Jak działa Pogotowie KSeF?
- Pogotowie KSeF to bufor, nie zamiennik wdrożenia
- Kiedy Pogotowie KSeF ma największy sens?
Wdrożenie KSeF to nie tylko projekt IT
W wielu organizacjach dopiero na etapie końcowych testów okazuje się, że wdrożenie KSeF jest projektem transformacyjnym, a nie kolejną aktualizacją systemu finansowo-księgowego.
Najczęściej trudności pojawiają się tam, gdzie:
- procesy fakturowania są niestandardowe,
- architektura IT jest rozproszona,
- dane fakturowe powstają w kilku systemach,
- automatyzacje, integracje i workflow wzajemnie na siebie wpływają.
W takich warunkach KSeF przestaje być „obowiązkiem technicznym”, a zaczyna wymagać czasu, testów end-to-end i świadomych decyzji biznesowych.
Sprawdź się dzięki naszym ankietom samooceny przygotowania do KSeF:
Kogo dotkną opóźnienia we wdrażaniu narzędzi obsługujących KSeF
Choć obowiązek KSeF dla mniejszych podatników został odroczony, opóźnienia we wdrożeniach u dużych podmiotów wpływają na cały rynek:
- zespoły dostawców są zaangażowane w projekty kryzysowe,
- wdrożenia planowane „na później” zaczynają się kolejkować,
- maleje dostępność konsultantów i zasobów technicznych,
- terminy, które jeszcze niedawno wydawały się bezpieczne, przestają takie być.
Dla wielu firm oznacza to konieczność posiadania konkretnego planu działania, a nie ogólnego założenia, że „wdrożenie jakoś się uda”.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Brak gotowego narzędzia do KSeF – realne skutki biznesowe
Formalnie brak wdrożenia systemu KSeF w terminie nie wiąże się obecnie z bezpośrednimi sankcjami podatkowymi. Nie oznacza to jednak neutralności biznesowej.
Po stronie sprzedaży mogą pojawić się:
- wstrzymywanie płatności przez kontrahentów oczekujących faktur w KSeF,
- spory co do prawidłowej wersji faktury,
- wydłużenie cykli płatności i pogorszenie płynności finansowej,
- angażowanie zespołów sprzedaży i finansów w wyjaśnienia zamiast w bieżącą działalność.
Po stronie zakupów:
- utrudniona weryfikacja faktur kosztowych,
- opóźnienia w ujmowaniu kosztów i rozliczeniach podatkowych,
- problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań,
- wzrost pracy manualnej i ryzyka błędów.
W praktyce brak gotowości narzędziowej do obsługi KSeF prowadzi do dezorganizacji pracy, prowizorycznych rozwiązań i utraty kontroli nad procesami.
Jak zabezpieczyć firmę na wypadek opóźnień we wdrożeniu narzędzia KSeF?
Choć brak sankcji może dawać chwilowe poczucie bezpieczeństwa, realny koszt nieprzygotowania do KSeF ujawnia się w obszarach biznesowych: płynności finansowej, relacjach z kontrahentami i stabilności procesów. W tej sytuacji coraz więcej firm dochodzi do wniosku, że KSeF to odpowiedzialność za ciągłość biznesu, a nie wyłącznie kwestia zgodności podatkowej.
Kluczowe pytania, które zadają sobie organizacje, brzmią:
- czy nasze procesy są faktycznie gotowe na KSeF,
- czy dostawca systemu zdąży z pełnym wdrożeniem,
- czy mamy przygotowany scenariusz awaryjny na wypadek opóźnień,
- czy potrafimy obsłużyć KSeF bez paraliżu operacyjnego.
Odpowiedzią na te wyzwania jest rozwiązanie przejściowe, które pozwala działać bez presji czasu i ryzyka przestojów.
Pogotowie KSeF – back-up na wypadek opóźnień we wdrożeniu systemu
Mając na uwadze na realne problemy rynkowe związane z opóźnieniami we wdrożeniu KSeF po stronie dostawców, brakiem gotowych narzędzi oraz niepewnością operacyjną, przygotowaliśmy Pogotowie KSeF – rozwiązanie typu back-up / plan B, które zabezpiecza ciągłość fakturowania do czasu pełnego, docelowego wdrożenia KSeF w organizacji.
Pogotowie KSeF to model przejściowy, skierowany do firm, które:
- nie są jeszcze gotowe na pełną integrację KSeF w swoich systemach,
- działają w złożonym środowisku procesowym i IT,
- są uzależnione od dostawców technologicznych, którzy nie zdążyli dostarczyć uzgodnionych rozwiązań w terminie,
- chcą uniknąć improwizacji i ryzyka przestojów operacyjnych w okresie obowiązkowego KSeF.
Celem Pogotowia KSeF jest zapewnienie ciągłości biznesowej, spokojne przejście przez okres przejściowy oraz odciążenie organizacji w najbardziej krytycznym momencie startu KSeF.
Jak działa Pogotowie KSeF?
Sprzedaż – elastyczna obsługa faktur w KSeF
Po stronie sprzedażowej dane fakturowe mogą być przekazywane z systemów Klienta w uzgodnionym formacie. Następnie – z wykorzystaniem naszych zespołów i automatyzacji są przetwarzane i wystawiane w KSeF.
Zwrotnie przekazujemy Klientowi kluczowe informacje, w tym identyfikatory KSeF, co pozwala zachować spójność procesów księgowych i raportowych.
Zakupy – bezpieczny dostęp do faktur z KSeF
Po stronie zakupów Pogotowie KSeF umożliwia:
- usługowe pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF,
- ich przeglądanie, wizualizację i filtrowanie,
- przekazywanie dokumentów do dalszych procesów księgowych i zatwierdzeniowych.
Dzięki temu firma zachowuje kontrolę nad rozliczeniami kosztów, nawet jeśli jej systemy nie są jeszcze w pełni zintegrowane z KSeF.
Pogotowie KSeF to bufor, nie zamiennik wdrożenia
Pogotowie KSeF nie zastępuje docelowego wdrożenia. Pełni rolę bezpiecznego bufora, który:
- chroni ciągłość operacyjną,
- ogranicza ryzyka biznesowe,
- daje czas na testy i decyzje,
- pozwala przygotować pełną integrację KSeF we właściwym tempie.
Kiedy Pogotowie KSeF ma największy sens?
Złożoność systemowa i procesowa
- faktury zakupowe i sprzedażowe funkcjonują w różnych systemach (ERP, CRM, systemy lokalne, systemy grupowe),
- w organizacji działa kilka instancji ERP (np. różne spółki, oddziały, rynki),
- istnieje dużo wdrożonych automatyzacji, które ingerują w dane fakturowe (workflow, RPA, integracje pośrednie),
- dane do faktur są „składane” z wielu źródeł (logistyka, sprzedaż, systemy magazynowe, kontrakty).
Międzynarodowość i niestandardowe modele sprzedaży
- realizujesz dostawy zagraniczne (WDT, eksport, transakcje łańcuchowe),
- działasz w modelu cross-border, z różnymi reżimami podatkowymi,
- obsługujesz oddziały lub spółki zagraniczne, które nie znają realiów KSeF,
- stosujesz różne waluty, kursy, przeliczenia, daty podatkowe.
EDI, integracje zewnętrzne, automatyczna wymiana danych
- korzystasz z systemu EDI i nie masz pewności, jak pogodzić go z KSeF,
- wymiana danych z kontrahentami jest w pełni zautomatyzowana,
- faktury są generowane bez udziału człowieka,
- istnieją zależności czasowe (cut-offy, batch processing, nocne joby).
Braki organizacyjne i decyzyjne
- nie zapadła jeszcze decyzja co do modelu wdrożenia KSeF i narzędzia z którego firma będzie korzystać,
- brak właściciela biznesowego KSeF w organizacji,
- brak zespołu interdyscyplinarnego (IT + podatki + biznes),
- projekt KSeF „wisi” pomiędzy działami i nikt nie czuje się odpowiedzialny.
Zależność od podmiotów trzecich
- współpracujesz z wieloma dostawcami IT lub integratorami,
- korzystasz z samofakturowania,
- kontrahenci wystawiają faktury w Twoim imieniu,
- dostawca systemu opóźnia wdrożenie KSeF albo komunikuje niepewność,
- dostawca mówi: „będzie gotowe”, ale bez testów i SLA.
Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z Katarzyną Wróblewską, Partner i doradcą podatkowym w Grant Thornton: Katarzyna.Wroblewska@pl.gt.com, +48 885 890 398
lub wypełnij poniższy formularz.