Podatnicy, którzy będą używali samochód wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, są obowiązani, zgodnie z art. 86a ust.12, do złożenia naczelnikowi urzędu skarbowym informację o tym pojeździe w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z danym pojazdem. Dodatkowo mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która ma za zadanie wykluczyć użycie pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Ewidencja ta musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania samochodu wyłącznie do celów służbowych do dnia zakończenia wykorzystywania go wyłącznie do działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 86a ust.7 ewidencja taka powinna zawierać:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
- dodatkowo wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, który obejmuje kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem, liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Jeżeli natomiast samochód zostanie udostępniony osobie niebędącej pracownikiem podatnika, to wpis, o którym mowa wyżej, dokonuje osoba, która udostępniła pojazd. Wpis taki musi obejmować:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel udostępnienia pojazdu,
- stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
- imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
Autorem publikacji jest Hanna Jerzak, Zespół Outsourcingu Rachunkowości.
