W połowie stycznia Ministerstwo Finansów wycofało się z planów wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur z dniem 1 lipca 2024 r., ze względu na wykryte w nim błędy krytyczne. Okazuje się jednak, że nie tylko sam system nie był gotowy do uruchomienia, ale także przedsiębiorcy – pokazuje raport Grant Thornton.
Przygotowanie firm do wprowadzenia KSeF
Z badania przeprowadzonego na zlecenie Grant Thornton przez firmę Biostat wśród dużych i średnich firm w Polsce w dniach 2-19 stycznia 2024 r., czyli tuż przed ogłoszeniem decyzji MF, wynika, że jedynie co piąty podmiot był w pełni przygotowany do wprowadzenia KSeF, a co czwarty oceniał stopień przygotowania jako „duży”. 29% firm przyznało, że w niewielkim stopniu są gotowe na uruchomienie KSeF , 4% oceniło, że stopień przygotowania był „bardzo niewielki”, a 7% firm w ogóle nie rozpoczęło przygotowań. W 14% przypadków padła odpowiedź „trudno powiedzieć”.
Menedżer, Doradca Podatkowy, Departament Doradztwa
Decyzję Ministerstwa Finansów o przesunięciu wejścia w życie obowiązkowego KSeF w sytuacji , gdy przygotowanie systemu nie było odpowiednie i groziło istotnymi problemami w fakturowaniu, należy ocenić pozytywnie. Taka decyzja nie powinna jednak zatrzymać przedsiębiorców w przygotowaniu do wdrożenia systemu, tym bardziej że sygnał z Ministerstwa Finansów jest jasny obligatoryjny KSeF wejdzie w życie! Dlatego warto nadal podejmować wysiłki mające na celu wdrożenie KSeF , gdyż w każdej firmie dużej, średniej czy małej stanowi to istotne wyzwanie. Wdrożenie KSeF to nie tylko nowa funkcjonalność w systemie finansowo księgowym. To także konieczność zweryfikowania czy aktualnie stosowane w spółkach rozwiązania w zakresie fakturowania są prawidłowe, czy dane niezbędne do wystawienia faktur są w systemie finansowo księgowym łatwo dostępne, to także szansa na identyfikację oraz wprowadzenie rozwiązań ułatwiających i automatyzujących obieg faktur.
Czy firmy skorzystały z dobrowolnego KSeF?
Przedsiębiorcy nie skorzystali także z opcji testowania dobrowolnego KSeF. Mimo że taka możliwość istniała od 2022 r., zdecydowało się na nią jedynie 15% badanych. Wyraźna większość ankietowanych podmiotów, bo aż 69%, nie zdecydowała się na wcześniejsze przetestowanie systemu, mimo, że taka możliwość istnieje od dwóch lat. Z kolei 16% osób zarządzających, które wzięły udział w badaniu, nie była pewna, czy w ich organizacjach skorzystano z dobrowolnego KSeF.
Senior Menedżer, Outsourcing usług księgowych, Departament Outsouringu
Wartość testowania systemu przed obowiązkowym wdrożeniem jest nieoceniona, aby zminimalizować ewentualne błędy i opóźnienia w adaptacji. Przedsiębiorstwa powinny podjąć działania w zakresie szkoleń pracowników, inwestycji w technologię oraz współpracy z ekspertami, aby efektywnie przygotować się do nowych wymogów i uniknąć ryzyka niezgodności oraz sankcji podatkowych.
Problemy firm z wdrożeniem KSeF
Najczęstszymi problemami w procesie wdrożenia KSeF okazują się: opóźnienie w dostosowaniach po stronie dostawcy systemy księgowego lub po stronie firmy oraz inne kwestie techniczne np. dotyczące zarządzania danymi, czy kompatybilnością systemów. Mniejszym wyzwaniem jest zdaniem ankietowanych brak wiedzy na temat szczegółowych informacji o KSeF , a także problemy z dostępnością programistów, czy problemy z przygotowaniem procedur wewnętrznych. Najmniej wyzwań osoby zarządzające dużymi i średnimi firmami w Polsce upatrują w czynniku ludzkim.
Najczęściej występującymi zapytaniami są te przesyłane od oddziałów zagranicznych firm, które nie posiadają oprogramowania księgowego dostosowanego do KSeF , ponieważ nie wszystkie systemy księgowe są gotowe do integracji, a oprogramowanie finansowe produkowane przez firmy zagraniczne nie jest kompatybilne. Integracja systemów, które nie są dostosowane przez producenta, może być kosztowna i czasochłonna, a czasami niemożliwa. W niektórych przypadkach pozostaje tylko opcja wprowadzania danych ręcznie, ale w przypadku firm wystawiających dużą liczbę faktur migracja może być bardzo pracochłonna.
Zapraszamy do lektury!
Jak polscy przedsiębiorcy przygotowują się do uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur?
