Kto ma obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego do KRS?
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, czyli członkach zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. To właśnie członkowie zarządu odpowiadają zarówno za prawidłowe sporządzenie dokumentu, jak i jego terminowe złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego. Odpowiedzialności tej nie można przenieść na biuro rachunkowe czy głównego księgowego – nawet jeśli faktycznie przygotowują oni dokumenty, to kierownicy jednostki ponoszą odpowiedzialność prawną za dopełnienie formalności wobec sądu rejestrowego.
Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego spółki. Następnie dokument podlega zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników, które musi odbyć się w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Po zatwierdzeniu, sprawozdanie wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć do KRS w ciągu 15 dni. W praktyce oznacza to, że spółki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, muszą sporządzić sprawozdanie do końca marca, zatwierdzić je do końca czerwca i złożyć do 15 lipca.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdań finansowych wynikająca z ustawy o rachunkowości
Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają konkretne obowiązki na osoby odpowiedzialne za sporządzenie sprawozdań finansowych. Ich niewykonanie lub nierzetelne wykonanie rodzi poważne konsekwencje.
Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom dopuszcza do niesporządzenia m. in. sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności – albo sporządza je niezgodnie z przepisami lub zawiera w nich nierzetelne dane – podlega grzywnie, karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.
Ustawa o rachunkowości przewiduje także odrębną odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 79 pkt 4 lit. a ustawy, kto wbrew przepisom ustawy nie składa we właściwym rejestrze sądowym sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego sprawozdania finansowego, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Odpowiedzialność członków zarządu do złożenia sprawozdania finansowego wynikająca z ustawy o KRS
Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje osobny mechanizm dyscyplinujący członków zarządu do złożenia sprawozdania finansowego.
Ważny fragment
Jeżeli spółka nie wywiązuje się z tego obowiązku, sąd rejestrowy wszczyna postępowanie przymuszające i wzywa zarząd do złożenia dokumentów w dodatkowym siedmiodniowym terminie. W przypadku dalszego uchylania się od obowiązku nakładane są grzywny, które mogą być powtarzane. Wysokość jednej grzywny nie może przekroczyć 15 tys. zł, a łączna suma w tej samej sprawie może sięgnąć nawet 1 mln zł.
Choć w praktyce wysokość pojedynczych grzywien waha się zazwyczaj od 2 do 5 tys. zł i są one nakładane na każdego członka zarządu, nie należy bagatelizować ryzyka ich kumulacji. Co istotne, w razie złożenia sprawozdania nawet po terminie, niezapłacone grzywny ulegają umorzeniu – jednak ich wcześniejsze nałożenie może być dla członków zarządu bardzo uciążliwe.
W skrajnych przypadkach, gdy sprawozdania nie są składane przez dwa kolejne lata, sąd może wszcząć postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania likwidacji i wykreślić ją z rejestru.
Kodeks karny skarbowy a odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania finansowego
Brak sporządzenia lub niezłożenie sprawozdania finansowego może zostać potraktowane również jako naruszenie obowiązków podatkowych. Wynika to z faktu, że sprawozdanie finansowe jest powiązane z rozliczeniem podatku CIT oraz obowiązkami informacyjnymi wobec urzędu skarbowego.
Zgodnie z art. 80b Kodeksu karnego skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Warto na marginesie zaznaczyć, że w skrajnych przypadkach należy również brać pod uwagę odpowiedzialność cywilną. Zgodnie z art. 293 KSH, członkowie zarządu odpowiadają wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponoszą winy. Niezłożenie sprawozdania finansowego może prowadzić do powstania szkody (np. utrata wiarygodności), co może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi wobec członków zarządu.
Odpowiedzialność członków zarządu za sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. jest wielowymiarowa i obejmuje przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o KRS oraz Kodeksu karnego skarbowego, a nawet przepisy dotyczące odpowiedzialności cywilnej z KSH. Niewypełnienie tych obowiązków zagrożone jest nawet karą pozbawienia wolności, a ponadto może prowadzić do rozwiązania spółki i jej wykreślenia z rejestru. Choć pojedyncze sankcje finansowe bywają stosunkowo niskie, ich kumulacja staje się dotkliwa. Dlatego zarząd powinien traktować terminowe wywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych jako absolutny priorytet w działalności spółki.
AUTORKA: Katarzyna Mazanowska, Associate, Zespół Bieżącego Doradztwa Korporacyjnego
Czytaj więcej: