Spis treści
- Na kim ciążą obowiązki wynikające z Ustawy AML?
- Obowiązki związane z przygotowaniem wewnętrznej dokumentacji AML – ocena ryzyka oraz wewnętrzna procedura AML
- Obowiązki związane z weryfikacją i identyfikacją kontrahentów
- Obowiązki instytucji obowiązanych w zakresie AML względem pracowników
- Obowiązki związane z koniecznością raportowania do organów właściwych w sprawach AML
- Jakie sankcje grożą za niedopełnienie obowiązków AML?
Na kim ciążą obowiązki wynikające z Ustawy AML?
Rozważając obowiązki wynikające z ustawy AML, należy w pierwszej kolejności pochylić się nad tym, kogo one dotyczą. Ciążą one na podmiotach wprost wskazanych w ustawie, nazywanych również instytucjami obowiązanymi. Do tego zamkniętego katalogu należą m. in. banki, instytucje kredytowe i finansowe, firmy inwestycyjne, czy fundusze inwestycyjne.
Co ciekawe jednak, prawodawca do grona instytucji obowiązanych zalicza również inne podmioty, które nie są zwyczajowo kojarzone z obowiązkami przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, takie jak m. in.:
- przedsiębiorców, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi, świadczących usługi polegające na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.Należy pamiętać, że zakwalifikowanie danego przedsiębiorcy jako „instytucji obowiązanej” na gruncie Ustawy AML na podstawie zaledwie jednej przesłanki, nawet jeśli jest ona poboczna, czy wręcz marginalna w stosunku do jego głównej działalności, powoduje konieczność dostosowania się przez tego przedsiębiorcę do wymogów stawianych przez Ustawę AML w odniesieniu do całej jego działalności.
Obowiązki związane z przygotowaniem wewnętrznej dokumentacji AML – ocena ryzyka oraz wewnętrzna procedura AML
Najważniejszym wewnętrznym dokumentem z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w każdej instytucji obowiązanej jest ocena ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. To bowiem ten dokument determinuje wszelkie dalsze działania podejmowane przez instytucję obowiązaną w tym obszarze.
Zgodnie z przepisami Ustawy AML, ocena ryzyka obowiązkowo uwzględniać powinna co najmniej czynniki ryzyka dotyczące klientów instytucji obowiązanej i ich państw lub obszarów geograficznych, produktów i usług oferowanych przez instytucję obowiązaną, a także transakcji dokonywanych przez instytucję obowiązaną i ich kanałów dostaw. Ocena ryzyka powinna być przygotowywana albo aktualizowana nie rzadziej niż co 2 lata i być dostosowana do faktycznego profilu działalności instytucji obowiązanej.
Po ustaleniu w ocenie ryzyka potencjalnych zagrożeń dotyczących prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, związanych z prowadzoną przez podmiot działalnością, instytucja obowiązana ma obowiązek przygotowania i wdrożenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności przez Spółkę i zawierać informacji dotyczące m. in. czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem.
Obowiązki związane z weryfikacją i identyfikacją kontrahentów
Istota regulacji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu sprowadza się do konieczności dochowania przez instytucję obowiązaną należytej staranności przy nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji gospodarczych ze swoimi kontrahentami, poprzez wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego w zakresie odpowiadającym zidentyfikowanemu ryzyku.
Zgodnie z Ustawą AML, każda instytucja obowiązana musi zatem przed nawiązaniem stosunku gospodarczego dokonać identyfikacji swoich klientów i weryfikacji ich tożsamości. Co więcej, instytucja obowiązana powinna również dokonać identyfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta, a także podjąć uzasadnione czynności w celu weryfikacji jego tożsamości.
Jeżeli klient jest natomiast osobą prawna, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem, instytucja obowiązana powinna ustalić jego strukturę własności i kontroli.
W ramach procesu identyfikacji klienta, instytucja obowiązana powinna dokonać także oceny stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskać informację na temat celu transakcji i jej zamierzonego charakteru, jak również na bieżąco monitorować daną relację z kontrahentem.
Zgodnie z Ustawą AML, dokumenty z dokonanej weryfikacji i identyfikacji kontrahenta powinny być przechowywane przez instytucję obowiązaną przez okres 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem.
Obowiązki instytucji obowiązanych w zakresie AML względem pracowników
Przepisy Ustawy AML wskazują na szereg obowiązków instytucji obowiązanych, dotyczących ich pracowników. Instytucja obowiązana musi m. in. zapewnić osobom wykonującym obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu możliwość udziału w szkoleniach dotyczących realizacji tych obowiązków, z uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych.
Ponadto instytucja obowiązana powinna umożliwić swoim pracownikom anonimowe zgłaszanie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów AML.
Obowiązki związane z koniecznością raportowania do organów właściwych w sprawach AML
Ustawa AML w określonych przepisami sytuacjach nakazuje instytucjom obowiązanym zgłaszanie do właściwych organów państwowych sytuacji, które mogą stanowić potencjalne zagrożenie w kontekście prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Jeżeli w trakcie weryfikacji kontrahenta, instytucja obowiązana dojdzie do wniosku, że istnieje rozbieżność pomiędzy informacjami wskazanymi przez kontrahenta w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta, ma ona obowiązek podjąć czynności zmierzające do wyjaśnienia przyczyn rozbieżności. W przypadku potwierdzenia rozbieżności ma ona obowiązek przekazania tej informacji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej wraz z zebraną dokumentacją.
Poinformowanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej przez instytucję obowiązaną jest konieczne m. in. w przypadku przyjęcia wpłaty środków pieniężnych o wartości 15 000 euro lub wyższej, wypłaty środków pieniężnych lub wykonania transferu przekraczającego tę kwotę.
Co więcej, instytucja obowiązana powinna niezwłocznie zawiadomić Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
Jakie sankcje grożą za niedopełnienie obowiązków AML?
Niedopełnienie obowiązków ciążących na instytucji obowiązanej może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary administracyjnej, takiej jak:
- publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych,
- nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności,
- cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej,
- zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok,
- kara pieniężna.
Co więcej, Ustawa AML przewiduje również sankcje karne za naruszenie jej przepisów, które mogą zostać nałożone na osoby działające w imieniu lub na rzecz instytucji obowiązanej.
Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane wiele obowiązków, które są niekiedy niełatwe do spełnienia, zaś sankcje za ich naruszenie są relatywnie wysokie. W związku z tym przedsiębiorcy powinni ustalić, czy ich firma może być uznawana za instytucję obowiązaną, a w razie odpowiedzi twierdzącej, dostosować prowadzoną działalność do wymogów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
AUTOR: Jakub Mazur, Stażysta w Zespole Kancelarii Prawnej Grant Thornton
