Już tylko kilka dni pozostało polskim przedsiębiorcom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, na wypełnienie obowiązków sprawozdawczych. Zmian w zakresie formy, sposobu oraz miejsca składania sprawozdań finansowych było na przestrzeni ostatniego roku wiele, dlatego poniżej przypominamy zasady postępowania oraz terminy, których przekroczenie może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla spółek oraz członków ich organów zarządzających lub wspólników.
Podsumowanie
- Przedsiębiorcy prowadzący działalność na podstawie wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mają czas na wywiązanie się z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego za 2018 r. i związanych z nim dokumentów najpóźniej do dnia 15 lipca 2019 r.
- Sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w specjalnym formacie XML i opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym przez wszystkich członków organu bądź wspólników zarządzających spółką.
- Złożenie sprawozdania i związanych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych nie wymaga podpisów wszystkich członków organu bądź wspólników, jednakże może zostać dokonane jedynie przez osobę, której PESEL wpisany jest w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W imieniu przedsiębiorcy może tych czynności dokonać fachowy pełnomocnik, ustanowiony przez spółkę w tym celu. Nie jest zatem konieczne pozyskiwanie i rejestrowanie numeru PESEL przez obcokrajowców.
Terminy na wypełnienie obowiązków sprawozdawczych
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej „Ustawa o rachunkowości”) kierownik jednostki zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Dla większości polskich przedsiębiorców, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym termin ten upłynął z dniem 31 marca 2019 r. Sporządzone sprawozdanie finansowe, kierownik przekazuje – w zależności od rodzaju spółki – wspólnikom, zgromadzeniu wspólników albo walnemu zgromadzeniu do zatwierdzenia. Organ ten powinien zatwierdzić je w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, a więc nie później, niż do dnia 30 czerwca 2019 r. Komplet dokumentów, w tym sprawozdanie finansowe oraz uchwały kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć we właściwym rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia.
Ważny fragment
Najpóźniej może zostać to zatem dokonane 15 lipca 2019 r. (przy założeniu, że uchwała o zatwierdzeniu zostanie podjęta 30 czerwca).
Forma i sposób podpisywania dokumentów
Forma i sposób podpisywania sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów zmienił się w ostatnim czasie diametralnie, co jest źródłem wielu problemów praktycznych, w szczególności dla przedsiębiorców, którzy w składzie zarządu albo w gronie wspólników reprezentujących spółkę nie mają osób posiadających PESEL.
Zgodnie bowiem z brzmieniem przepisów Ustawy o Rachunkowości poszczególne dokumenty związane z zamknięciem roku powinny zostać sporządzone i podpisane w następujący sposób:
- Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a więc w tak zwanym formacie XML. Do sporządzenia sprawozdania w formie wymaganego pliku niezbędne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania. Sprawozdanie powinno zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez wszystkich członków zarządu albo wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki za pomocą podpisu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego ePUAP. Co istotne, nie jest w tym zakresie wymagane posiadanie PESEL, a jedynie odpowiedniego podpisu.
- Sprawozdanie z działalności spółki również powinno zostać sporządzone i podpisane w formie elektronicznej, przy czym w tym przypadku ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie specjalnego formatu pliku. Sprawozdanie powinno zostać zatem sporządzone w formie pliku PDF (możliwe jest sporządzenie sprawozdania w formie papierowej i skan do pliku PDF). Co istotne, owo sprawozdanie należy opatrzyć podpisami elektronicznymi analogicznie do sprawozdania finansowego
- Opinia z badania biegłego rewidenta musi zostać sporządzona w formie elektronicznej i opatrzona elektronicznych podpisem biegłego rewidenta. W tym zakresie ustawodawca nie przewidział szczególnego formatu opinii.
- Uchwały wspólników, zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia sporządzane są w standardowej, papierowej formie. Natomiast ich złożenie będzie wymagało sporządzenia skanu i zapisania w formie elektronicznego pliku PDF. Nie jest wymagane złożenie elektronicznych podpisów przez członków zarządu, bądź też wspólników
Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2019 r.?
Sprawozdanie finansowe i związane z nim dokumenty powinny zostać złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Poszczególne dokumenty powinny zostać sporządzone i przygotowane w opisanej powyżej formie. Co istotne, dokumenty może złożyć jedynie członek zarządu albo wspólnik, uprawniony do reprezentacji spółki, którego PESEL jest odzwierciedlony w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W konsekwencji, istotne jest rozróżnienie czynności podpisywania poszczególnych dokumentów, od samego ich złożenia w Repozytorium. O ile bowiem podpisanie sprawozdań wymaga podpisów elektronicznych wszystkich członków zarządu, bez konieczności posiadania numeru PESEL, o tyle dla złożenia numer ten jest wymagany. W tym roku (w przeciwieństwie do poprzedniego), możliwe jest również upoważnienie fachowego pełnomocnika (np. radcy prawnego) do złożenia w imieniu spółki dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jest to rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla podmiotów nieposiadających w składzie organów uprawnionych do reprezentacji osób z zarejestrowanym numerem PESEL.
Złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest wolne od opłat. Jednocześnie, realizacja tego obowiązku powoduje automatyczne przekazanie dokumentów w formie elektronicznej do właściwego urzędu skarbowego. Zatem – odmiennie, niż w latach poprzednich – przedsiębiorcy nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania i uchwał zatwierdzających osobno do urzędu.
Przygotowanie i złożenie sprawozdania finansowego w odpowiednim formacie oraz w przewidzianym ustawowo terminie jest obowiązkiem każdego podmiotu, prowadzącego działalności na podstawie wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zaniechanie w tym zakresie może być podstawą nie tylko nałożenia kary grzywny wobec spółki oraz członków jej organów, ale także skutkować odpowiedzialnością karną. W związku z tym, warto wykorzystać ostatnie dni czerwca na dopilnowanie obowiązków sprawozdawczych, by uniknąć w przyszłości problemów i dotkliwych sankcji.
AUTOR: Justyna Nykiel, Specjalista, Aplikant radcowski, Kancelaria Prawna
