Praca zdalna z innego kraju, częste delegacje czy długotrwałe oddelegowania wymagają dziś nie tylko zgody menedżera, ale przede wszystkim świadomego zarządzania konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Poniżej przedstawiamy kluczowe obszary, na które pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę w 2026 r.
Spis treści
- Praca zdalna z zagranicy a ryzyko powstania zakładu podatkowego
- Podróż służbowa czy pracownik mobilny – znaczenie prawidłowej kwalifikacji
- Noclegi i transport pracowników mobilnych oraz oddelegowanych – spór między fiskusem, sądami a ZUS
- Pobyt pracownika za granicą krótszy niż 183 dni - czy wyłącza opodatkowanie jego wynagrodzenia w tym kraju?
- Ryzyka związane z mobilnością pracowników w 2026 r. - jak przygotować organizację?
Praca zdalna z zagranicy a ryzyko powstania zakładu podatkowego
Jednym z największych zagrożeń związanych z pracą zdalną wykonywaną poza Polską jest ryzyko powstania zakładu podatkowego (Permanent Establishment) pracodawcy w innym państwie. Oznaczałoby to konieczność rozliczania tam podatku dochodowego od części zysków firmy.
Nowe wytyczne OECD wprowadzają w tym zakresie większą przewidywalność, ale nie eliminują ryzyka całkowicie.
Kluczowe kryteria:
– Zasada 50% czasu pracy
Przyjmuje się, że zakład podatkowy co do zasady nie powstaje, jeżeli pracownik wykonuje pracę z domu w innym kraju przez mniej niż 50% czasu pracy w dowolnym 12-miesięcznym okresie.
– Powód komercyjny obecności
Po przekroczeniu tego progu kluczowe staje się ustalenie, czy obecność pracownika w danym państwie ma charakter komercyjny, a nie wyłącznie prywatny. Ryzyko rośnie, gdy pracownik:
- kontaktuje się z klientami lub dostawcami w imieniu spółki,
- pozyskuje nowe rynki,
- prowadzi negocjacje handlowe,
- świadczy usługi wsparcia operacyjnego lub technicznego „na miejscu”.
– Bezpieczna przystań
Zakładu podatkowego co do zasady nie tworzy praca zdalna:
- wynikająca wyłącznie z polityki retencji pracowników,
- o charakterze incydentalnym,
- motywowana ograniczaniem kosztów biurowych po stronie pracodawcy.
W praktyce kluczowe znaczenie ma monitorowanie czasu pracy za granicą oraz zakresu faktycznie wykonywanych czynności.
Podróż służbowa czy pracownik mobilny – znaczenie prawidłowej kwalifikacji
Jednym z najczęstszych źródeł sporów z ZUS i organami podatkowymi jest błędne kwalifikowanie charakteru pracy.
- Podróż służbowa ma charakter incydentalny, odbywa się na polecenie pracodawcy i poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie.
- Pracownik mobilny to osoba, której umowa o pracę określa szeroki obszar wykonywania obowiązków (np. kilka województw lub cały kraj). W takim przypadku przemieszczanie się w tym obszarze nie stanowi podróży służbowej.
Obecnie nie ma jednolitego stanowiska sądów administracyjnych (obszar PIT) oraz sądów powszechnych (obszar ZUS). Prowadzi to do sytuacji, w której to samo świadczenie (np. zapewnienie pracownikowi mobilnemu zakwaterowania) nie podlega opodatkowaniu, ale podlega oskładkowaniu.
Błędna kwalifikacja ma realne skutki finansowe – zwłaszcza w zakresie opodatkowania i oskładkowania kosztów noclegów, przejazdów i diet.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Noclegi i transport pracowników mobilnych oraz oddelegowanych – spór między fiskusem, sądami a ZUS
W 2026 r. nadal utrzymuje się dualizm interpretacyjny dotyczący finansowania kosztów zakwaterowania i transportu pracowników mobilnych oraz oddelegowanych.
- Stanowisko organów podatkowych (KIS):
W wielu interpretacjach fiskus uznaje, że pokrycie kosztów noclegu lub transportu stanowi przychód pracownika, podlegający PIT. - Orzecznictwo sądów (NSA, SN):
Sądy administracyjne i Sąd Najwyższy konsekwentnie wskazują, że takie świadczenia są ponoszone w interesie pracodawcy, a więc nie generują przychodu po stronie pracownika. - Podejście ZUS:
Zakład Ubezpieczeń Społecznych często kwestionuje brak oskładkowania tych świadczeń, co szczególnie widoczne jest w intensywnych kontrolach prowadzonych m.in. w Wielkopolsce.
Rekomendacja: W warunkach niejednolitej praktyki najlepszym narzędziem ograniczania ryzyka pozostaje:
- odpowiednie uregulowanie zasad w regulaminach wewnętrznych,
- oraz występowanie o indywidualne interpretacje podatkowe.
Pobyt pracownika za granicą krótszy niż 183 dni – czy wyłącza opodatkowanie jego wynagrodzenia w tym kraju?
Częstym błędem jest przekonanie, że pobyt pracownika za granicą krótszy niż 183 dni automatycznie wyłącza opodatkowanie jego wynagrodzenia w tym kraju.
W praktyce:
- Obowiązek podatkowy może powstać od pierwszego dnia, jeżeli lokalny podmiot faktycznie ponosi koszt wynagrodzenia pracownika (np. poprzez refakturowanie kosztów w ramach grupy kapitałowej).
- W takiej sytuacji zastosowanie znajduje koncepcja pracodawcy ekonomicznego, a nie formalnego.
Dlatego kluczowe znaczenie ma:
- analiza umów między podmiotami powiązanymi,
- oraz skrupulatne prowadzenie kalendarzy fizycznej obecności pracowników w poszczególnych państwach
Ryzyka związane z mobilnością pracowników w 2026 r. – jak przygotować organizację?
Aby ograniczyć ryzyka związane z mobilnością pracowników w 2026 r., warto wdrożyć kilka systemowych działań:
- Audyt umów o pracę – weryfikacja zapisów dotyczących miejsca i obszaru wykonywania pracy.
- Monitoring pracy za granicą – ewidencja dni i czasu pracy poza Polską (w tym pracy zdalnej).
- Aktualizacja regulaminów – jasne zasady finansowania noclegów, transportu i benefitów.
- Zarządzanie certyfikatami A1 – szczególnie przy niestandardowych modelach pracy zdalnej.
- Polityka wyrównania podatkowego (hypotax) – przy długotrwałych oddelegowaniach międzynarodowych.
Podsumowanie
Mobilność pracowników w 2026 r. to obszar, w którym decyzje operacyjne bardzo szybko przekładają się na konsekwencje podatkowe i składkowe. Praca zdalna z zagranicy, delegacje i oddelegowania wymagają dziś nie tylko elastyczności, ale przede wszystkim świadomego zarządzania ryzykiem.
Dobrze zaprojektowane procedury, właściwa dokumentacja i bieżące doradztwo pozwalają nie tylko uniknąć sporów z fiskusem i ZUS, ale także bezpiecznie wspierać nowoczesne modele pracy, których oczekują pracownicy.